Mer om införande
Utvecklingen av nya IT-lösningar involverar i regel ett antal olika grupper av intressenter. Här beskrivs kort de olika roller som vanligen är med i utvecklingsprojekt och vad som krävs för ett lyckat bidrag från respektive roll.
Ledning och projektägare
För alla projekt ska det finnas en projektägare som har mandat att fatta alla beslut kring projektet. Projektägaren är oftast en person i ledande position, till exempel i en ledningsgrupp, men kan också vara en person i linjen som fått mandatet delegerat till sig. Ledningen av projektet är ofta organiserad i en styrgrupp, där deltagarna till exempel är linjechefer och specialister som ansvarar för de delar av verksamheten som påverkas av den nya lösningen. Projektledaren är vanligen föredragande inför styrgruppen under projektarbetet. Alla större beslut kring projektet ska förankras i och fastställas av styrgruppen.
Effektansvarig, effektledare
För att garantera att de eftersträvade effekterna faktiskt uppnås, skapar man ofta en särskild roll – effektansvarig, effektledare eller ansvarig för nyttohemtagning.
Medan projektledaren ansvarar för att projektet lyckas – i princip tid och kostnad – ansvarar effektledaren för att produkten får de egenskaper och kvaliteter, som ska trygga att de eftersträvade effekterna uppnås.
Om man vill kan man jämföra med rollerna i ett projekt för att bygga ett hus: byggledare eller byggherre ansvarar för att huset står klart i tid och på budget. Att huset kan användas som det är tänkt – de eftersträvade effekterna – faller på en annan roll, nämligen arkitekten.
Effektledaren och projektledaren bör ha samma makt och position i ett projekt och gemensamt arbeta för de bästa lösningarna.
Projektledare och projektgrupp
Projektledaren har ansvar för projektets planering och genomförande vad gäller tidplaner, aktiviteter och resurser. Projektägaren/styrgruppen ska ge projektledaren de mandat som krävs för att kunna ta alla operativa beslut kring projektet. Projektledaren planerar arbetet, stöder projektgruppen vad gäller det dagliga arbetet och återrapporterar till projektägaren och styrgruppen kring tid, kostnad och kvalitet för projektet. Projektledaren ser också till att projektgruppen har alla de kompetenser som behövs, inklusive personer som har kunskap om användbarhetsaspekter och "human factors", ergonomi och arbetsmiljöaspekter. Även användare kan involveras i projektgruppen.
Projektgruppen arbetar dagligen med de olika aktiviteterna i projektet, enligt den planering som gjorts av projektledaren, ofta i samråd med projektgruppen. Traditionellt styr projektledaren de olika medlemmarnas arbeten efter den planering som gjorts, men i många agila metoder är ofta projektgruppen mera "självgående" och projektledaren har närmast en roll av bollplank och stöd för projektgruppen vad gäller resurser och genomförande.
IT-ansvarig
IT-ansvarig bör ha insyn i projektet i någon form, till exempel genom att sitta med i styrgruppen och/eller projektgruppen. Den IT-ansvariga bör få insyn i projektet så tidigt som möjligt med tanke på både personella resurser i projektet och eventuella investeringar i exempelvis infrastruktur. IT-ansvarig ska bidra med investeringskalkyler vad gäller infrastrukturen och planera för deltagande i projektet av till exempel utvecklare och testare.
Skyddsombud/arbetsmiljöombud
Skyddsombud eller arbetsmiljöombud ska involveras från början i projektet, för att fånga upp eventuell påverkan på arbetsmiljön, både under projektarbetet och när lösningen är lanserad. Skyddsombudet ska ställa krav på arbetsgivaren – som operativt i projektet ofta är projektledaren – att riskbedömningar och handlingsplaner görs vid lämpliga tillfällen. Skyddsombudet ska också ingå i styrgruppen för större projekt, så att dessa frågor bevakas genom hela projektet. För mindre projekt kan det räcka med ett regelbundet informationsutbyte som en del av planen för förankring.
Användare
Användarna är centrala i alla projektarbeten, eftersom de ska medverka till att ta fram specifikationen av de nya lösningar och rutiner som ska införas. De bör involveras så tidigt som möjligt, för att få med verksamhetens behov och krav från början. Användarna kan också belysa positiva saker med nuvarande system och problem som brukar uppstå. Det är av yttersta vikt att dessa personer får tid avsatt för projektarbetet, det vill säga avlastas i sina dagliga roller i linjen.
All erfarenhet säger att användarnas involvering är en avgörande framgångsfaktor för ett projekt. Användarna ska också involveras tidigt i utvecklingsprocessen och få utvärdera delsystem som tas fram. Om deras synpunkter beaktas i tidiga projektfaser medför detta att användarproblem och användningsfel hittas tidigt och kan åtgärdas utan stora förändringar. Det sparar både tid och pengar och undviker frustration kring ett färdigt system som inte är anpassat till användarnas förutsättningar, behov och krav.
Supportorganisation
Planering för supportorganisation bör göras så tidigt som möjligt i projektet, så snart diskussioner och beslut om nyutveckling och/eller förändring i system och rutiner är igång, eftersom de nya lösningarna kan påverka omfattning och inriktning på supportarbetet. Förändringar i rutiner och i personalstyrka bör tidigt värderas, både vad gäller antalet anställda och kompetensprofiler, utifrån de nya krav som kan följa på införandet av nya lösningar.
Verksamhetsutvecklingsansvarig
Den som är ansvarig för verksamhetsutveckling bör involveras tidigt i projektet för att kunna planera vidare utveckling och förbättringsarbete kring de nya lösningarna. Detta omfattar både teknisk utveckling och utveckling av rutiner och organisation.
Utbildningsansvarig
Den utbildningsansvarige ska ställa krav på att utbildning planeras i god tid och i rätt omfattning för att säkerställa att införandet kan ske på ett kontrollerat och genomtänkt sätt.
Intern och extern leverantör
Leverantörer av mjukvara och hårdvara är givetvis centrala för projektets lyckade genomförande. I inköpsprocessen involveras vanligen ett flertal leverantörer, som offererar sina tjänster utifrån den beskrivning som kunden tar fram. För att genomföra en lyckad inköpsprocess bör kunden ta fram en så tydlig beskrivning som möjligt av de behov och önskemål man har i samband med upphandlingen. Men man bör undvika att vara alltför lösningsorienterad eftersom det kan medföra att arbetet med lösningen blir alltför låst och att nya möjligheter missas.