Krisberedskap på jobbet
En kris är en oväntad händelse som kräver snabba insatser. Det kan vara allvarliga olyckor, hot, våld, plötslig död, cyberangrepp eller svåra händelser i omvärlden. Ju mer ni har förberett er på kriser av olika slag, desto lättare blir det att hantera dem om de uppstår. Det har också visat sig att företag som har ett bra systematiskt arbetsmiljöarbete har lättare att klara kriser.
I det förebyggande arbetet ingår till exempel att organisera en krisgrupp, ta fram en krisplan, skapa rutiner för olika slags krissituationer och öva regelbundet så att alla vet vad som gäller.
Se till att involvera både chefer och skyddsombud. Genom samverkan i det förebyggande arbetet breddas perspektiven och det blir lättare att hantera en framtida kris.
Ta fram en krisplan
En krisplan ger trygghet och struktur när det oväntade händer. Den ska vara enkel att följa och alltid uppdaterad. Se till att planen är lätt att komma åt även på distans, och att den finns både på papper och digitalt.
Det är bra om krisgruppen är med och tar fram krisplanen. Då är de väl bekanta med innehållet och hur den är tänkt att användas. Det är något som kan underlätta i en pressad situation.
Exempel på innehåll i krisplanen
I krisplanen bör det framgå varför planen finns och vad den ska uppnå.
Vilka händelser som innebär kris är olika för olika verksamheter. Ofta handlar det om allvarliga olyckor, rån hot och våld, anställds död, cyberangrepp eller svåra händelser. Det är bra att definiera vad som är kris i er verksamhet.
Skriv upp vilka roller som finns, vem som gör vad och vilka som är ersättare. Krisgruppens övergripande ansvar är att samordna, besluta om åtgärder, hålla lägesbilden uppdaterad och sköta intern och extern kommunikation. Det är också krisgruppen som fattar beslut om när det är dags att avsluta gruppens arbete och att utvärdera lärdomar.
Tänk på att det behöver finnas en plan för hur krisgruppen kan avlastas under en pågående kris, så att det finns utrymme för matpauser, vila och sömn. Se också till att det finns ersättare för varje roll.
Exempel på ansvarsområden att fördela:
- sammankalla gruppen
- leda arbetet
- fatta beslut
- hålla lägesbilden uppdaterad
- prata med media
- samordna intern och extern information
- föra logg över händelser, beslut och åtgärder
- se till att det finns upparbetade kontakter för krisstöd så att ni snabbt kan få hjälp via företagshälsovård eller annan extern aktör
- ansvara för övningar, rutiner och krisplan.
Det här är ett förslag på allmän, övergripande rutin som hjälper er steg för steg i en kris. Sedan behöver varje typ av kris ha en egen, mer detaljerad rutin.
- Samla krisgruppen antingen fysiskt eller digitalt. Använd förberedda kontaktvägar som grupp-sms, Teams-grupp eller mejl. Var ni ska samlas i första hand ska vara bestämt sedan innan, till exempel i ett mötesrum där ni förvarar krispärm och eventuell krislåda.
- Skapa en gemensam lägesbild. Använd gärna whiteboardtavla för bra överblick. Uppdatera efter hand. Ta hjälp av frågorna:
- Vad har hänt?
- Vad är redan gjort?
- Vilka omedelbara åtgärder behövs och av vem?
- Vilka åtgärder behövs i nästa steg och av vem?
- Vilka åtgärder behövs på längre sikt och av vem?
- Vilken är den förväntade utvecklingen?
- Vilka resurser finns internt och externt?
- Behöver krisstöd för medarbetare och eventuellt andra personer, exempelvis kunder, aktiveras? I vilken omfattning? Ta hjälp av stödtrappan på webbsidan Första hjälpen och krisstöd - Börja föra logg över händelser och beslut. Enkla, snabba noteringar räcker, det viktiga är att de görs löpande. Notera tidpunkt, informationskälla, kommentar, beslut eller aktivitet och ansvarig.
- Om ni har en rutin för just den här typen av kris, ta fram och följ den.
- Avsluta och utvärdera. Använd lärdomarna för att förbättra krisplanen och era rutiner.
Vad gör ni om någon på arbetsplatsen dör, om ni utsätts för ett yttre hot, om it-systemet hackas eller om personal måste varslas om uppsägning?
- Lista möjliga kriser - vad är realistiskt hos er?
- Skapa rutiner - vad som ska göras och i vilken ordning
- Dokumentera rutinerna
Rutin vid rån hot och våld (exempel)
Det behövs en plan för hur kommunikationen under en kris ska gå till. Behovet av information är ofta stort redan i början av en krissituation, och då kan det vara bra att ha en plan för hur man vill kommunicera vid olika typer av kriser. Här är några saker att tänka på.
Extern information
Skapa en plan för den externa informationen, till exempel vem eller vilka som informerar media och svarar på frågor från journalister.
Intern information
Det är bra att ha täta avstämningar med personalen och vara tydlig med vart de kan vända sig om de har frågor eller behöver stöd. Bra att tänka på vid intern information:
- planera vad du ska säga om det du vet
- tänk efter vad du inte vet och säg det också
- meddela när nästa informationstillfälle äger rum
- informera om vart man kan vända sig om man känner oro
- berätta vem man ska hänvisa journalister till.
Kontaktuppgifter till anställda, deras anhöriga och externa aktörer behöver vara lättillgängliga både på papper och digitalt. Uppdatera dem vid behov och ha gärna en rutin för att se över dem till exempel en gång i kvartalet. Exempel på viktiga kontakter:
- Krisgruppen
- Anställda och konsulter (mobil och e-post, både jobb och privat, och adress)
- Anställdas anhöriga
- Externa aktörer som räddningstjänst, företagshälsa, psykolog eller krisstöd, fastighetsägare, arbetsrättsjurist, Arbetsmiljöverket, IT-leverantör
- Leverantörer och kundföretag
Exempel på inneåll i en krisplan (pdf att skriva ut)
Utbilda och öva
Utbilda alla som har en roll i krisplanen. Informera alla anställda regelbundet om vad som gäller, vem som har ansvaret och var rutiner och dokument finns. Öva regelbundet genom att simulera krissituationer. Dokumentera övningarna och använd som underlag för att förbättra krisplan och rutiner. I rutinen för övning och utbildning ska det framgå när och hur ofta det ska ske.
Checklistor för att undersöka arbetsmiljön
Prevents checklistor är en bra hjälp för att undersöka arbetsmiljön. De kan användas av chef och skyddsombud för att undersöka vilka risker som finns i verksamheten, till exempel vid en arbetsmiljö- eller skyddsrond. Svara på frågorna, bedöm riskerna, skriv in eventuella åtgärder och följ upp. Sedan har du en skriftlig riskbedömning och handlingsplan.
Till checklistan för krisberedskap
Information från Myndigheten för civilt försvar
I broschyren "Beredskap för företag – Om krisen eller kriget kommer" finns råd om hur ni kan stärka företagets beredskap för kriser, krigsfara och krig. Råden handlar bland annat om att planera, öva, utbilda och stärka verksamhetens motståndskraft.
Broschyren Om kriget eller krisen kommer (Myndigheten för civilt försvar)
Beredskap för företag (Myndigheten för civilt försvar)
Podden Jobbfika – Så tar ni hand om krisen på jobbet
Uppsägning, olycksfall eller en hotfull situation. Vad ska man göra när det värsta händer, hur stöttar man en kollega och hur kan man ta hand om sig själv? Hör krispsykologen Ellinor Eriksson på BrolinWestrell om hur man förbereder sig inför en kris på jobbet.
