I kris krävs mod att tänka nytt

Fredrik N G Andersson är docent i nationalekonomi vid Lunds universitet. Han ser ett tydligt mönster när en kris inträffar. Oavsett om det handlar om en pandemi, ett krig, en finanskris eller en energikris söker beslutsfattare och företag ofta lösningar i den kris som ligger närmast i tiden. Att dra lärdomar av tidigare händelser är viktigt – men också riskabelt, menar han.

– Problemet är att vi ofta tittar på den senaste krisen, eftersom det är den vi minns bäst. Då glömmer vi att varje kris har sina egna unika egenskaper och orsaker.

När beslut måste fattas snabbt är det lätt att återanvända gamla lösningar, men det kan leda fel.

– När kriser kommer måste man fatta beslut fort. Då blir det lätt att man går på lärdomar från tidigare kriser. Man tänker: ”Så här var det förra gången, då gör vi likadant nu.” Konsekvensen kan bli en dålig krispolitik eller fel åtgärder i organisationen. Ett exempel är pandemin som i den ekonomiska politiken på många håll hanterades som om den vore en finanskris, vilket bidrog till hög inflation.

Olika typer av kriser

Att förstå att olika kriser inte följer samma logik är en viktig utgångspunkt i krishantering och förberedelser. En lågkonjunktur beter sig inte som en pandemi, och en energikris beter sig inte som en finanskris – och historiska mönster är sällan ett facit för framtiden.

Målet är att göra svarta svanar grå och grå till vita

I boken ”Den svarta svanen” delar Nassim Nicholas Taleb in kriser i vita, grå och svarta svanar. Vita svanar är kända och hanterbara händelser, grå är saker vi känner till men inte förberett oss tillräckligt för och svarta är oväntade händelser som är svåra att förutse. Målet med krisförberedelser är att göra fler händelser begripliga och hanterbara, alltså att flytta svarta svanar mot grå och grå mot vita.

– Samtidigt kommer det alltid att finnas genuint oväntade kriser, så det viktigaste är att bygga robusta och flexibla system som klarar även det vi inte kan förutse. Pandemin borde egentligen ha varit en grå svan. Vi visste att pandemier kan inträffa, men samhället var inte tillräckligt förberett. Därför upplevdes den av många som en svart svan, säger Fredrik N G Andersson.

Arbetsplatser har kort minne       

En utmaning för organisationer är ofta att minnet är kort. När medarbetare slutar försvinner också erfarenheter och kunskap.

– Det som ofta förs vidare är ledningens lärdomar, medan erfarenheter längre ner i organisationen riskerar att gå förlorade.

Det är problematiskt eftersom viktiga insikter ofta uppstår nära verksamheten. Medarbetare ser ofta tidigt vad som fungerar, var flaskhalsarna finns och vilka risker som behöver hanteras. För att stå bättre rustade inför kommande kriser behöver arbetsgivare bli bättre på att ta tillvara tidigare erfarenheter av större störningar och omsätta dem i nya arbetssätt, rutiner och strategier.

– Man behöver dokumentera vad man lärde sig, inte bara på ledningsnivå utan också underifrån. Annars riskerar viktiga erfarenheter att försvinna när medarbetare lämnar organisationen, säger Fredrik N G Andersson.

Det gäller också att vara kritisk till vilka historiska exempel man använder – ibland måste beslut fattas trots osäkerhet.

Scenarioanalys ger bättre beredskap

I sin forskning har Fredrik N G Anderssons sett att vi generellt är bättre på att blicka bakåt än framåt när det kommer till kriser. Men det är just framtidsperspektivet som är avgörande för goda krisförberedelser. Ett konkret verktyg är att använda scenarioanalys – att i förväg resonera kring hur verksamheten skulle påverkas av olika typer av kriser. Som hur en energikris skulle slå mot produktionen, vad som händer vid ett större cyberangrepp eller hur leveranskedjor påverkas om något oväntat inträffar.

– Scenarier handlar inte om att skriva en färdig manual. Det handlar om att förstå hur verksamheten fungerar och vilka kritiska punkter som finns, säger Fredrik N G Andersson.

Många organisationer lägger i dag ett stort fokus på ekonomisk effektivitet men i en osäker omvärld behöver robustheten ibland väga tyngre. Det kan handla om marginaler i ekonomin, lagerhållning, reservlösningar och att inte vara beroende av enskilda nyckelpersoner.

– I en värld som förändras snabbt behöver robusthet ibland gå före maximal effektivitet, säger Fredrik N G Andersson.

Han avlutar med att lyfta att kriser inte bara är av ondo, de kan även föra något gott med sig.

– Kriser formar vår värld. De skakar om system och skapar ofta ett möjlighetsfönster för förändringar som annars skulle vara svåra att driva igenom.  Det måste inte vara positivt men det skapar förändringskraft.