Därför ska du sluta vara ständigt tillgänglig

Med distansarbete och digitala kommunikationskanaler har många vant sig vid att ständigt vara nåbara, vilket lätt leder till upphackade arbetsdagar och ett ständigt multitaskande. Något som både ökar stressen och gör att vi tappar fokus.

Den amerikanska affärstidningen Fast Company har låtit några olika HR-strateger tipsa om hur arbetsdagen kan bli mindre splittrad och hur man kan förhålla sig till tillgänglighet i dagens digitala arbetsliv. En viktig insikt är att frågor från kollegor i chattar sällan är så brådskande som du tror. Kraven på ständig tillgänglighet kommer ofta från dig själv och inte från kollegor. Prata med din chef och dina kollegor om vilka förväntningar som finns när det gäller tillgänglighet och hur ni vill ha det på er arbetsplats. 

Fem tips för att sluta vara ständigt tillgänglig: 

1. Gå från snabb till förutsägbar

Att svara snabbt på mejl och chattar känns kanske skönt i stunden eftersom det kan upplevas som att det minskar trycket. Men resultatet blir ofta förvirrade och ogenomtänkta svar. Satsa i stället på att skapa en struktur för hur och när du svarar på meddelanden. Om dina kollegor och kunder vet hur du jobbar och när de kan förvänta sig svar så blir du inte längre översvämmad av meddelanden. Att vara förutsägbar i hur man kommunicerar är dessutom mer förtroendeingivande än att vara snabb.

2. Separera privata chattar och jobbchattar

Undvik att kommunicera med kunder via SMS, Whatsup, Messenger och andra kanaler som du använder för privata konversationer. På så sätt slipper du att meddelanden som rör jobbet blandas med meddelanden från dina barn eller din partner. När jobb mixas med privatlivet är det inte bara jobbet som bli lidande. Att få ett jobbmeddelande när du är i parken med ditt barn eller tränar efter jobbet stör din återhämtning och du är aldrig riktigt närvarande någonstans.

3. Boka möte med dig själv

Avsätt tid i kalender för fokusarbete och markera så det blir tydligt att du inte är tillgänglig för frågor då. På mejlen går det att ställa in automatiska svar som visar mellan vilka tider du läser och svarar på mejl. Att inte alltid vara tillgänglig och svara direkt gör också att dina kollegor eller medarbetare börjar lösa saker själva i stället för att alltid fråga dig först.

4. Köp dig själv lite tid

När du är stressad är det lätt hänt att säga ja eller nej direkt när en kollega ber om hjälp. Men det känns sällan bra i magen. Antingen gör du våld på dig själv genom att ta på dig för mycket eller så får du dåligt samvete av att du inte ställer upp. Ett bättre sätt är att köpa dig själv lite tid genom att be att få återkomma när du är klar med det du jobbar med för stunden. Det visar på engagemang och intresse för dina kollegor samtidigt som du inte ger ett förhastat svar.

5. Stäng av notiser

Ofta är det vi själva som orsakar avbrotten. I synnerhet om uppgiften du ska göra är lite tråkig är det lätt hänt att i stället kolla chatten och börja svara på en massa olika meddelanden. Det är egentligen inte så konstigt – apparna är designade för att sno vår uppmärksamhet. För att undvika det kan du testa att stänga av notiser för inkommande meddelanden i jobbchatten. Och om du besitter ett stort mått av självbehärskning kan du bestämma att du bara får kolla mejlen vid vissa bestämda tider på dagen.