Så kan företagen förbereda sig för kris

En kris kan vara ett långvarigt strömavbrott, en omfattande strejk, en cyberattack, ett terrorhot eller en pandemi. Även om staten har yttersta ansvaret för att samhällsviktiga verksamheter fungerar är företagen en central del i Sveriges motståndskraft. De kan själva göra mycket för att vara redo när det gäller.

– Det går inte att göra en omställning när krisen väl är ett faktum, man måste vara förberedd och ha en plan. Med Rysslands intåg i Ukraina kom läget i omvärlden nära oss, säger Peter Fehn som driver en Ica-butik i Tullinge i utkanten av Stockholm.

Han säger att en cyberattack kan slå ut deras betalsystem. Därför har butiken flera olika system för betalning i gång som standard. Det går att betala med både kort, swish och kontant.

– Tvärtemot vad många tror välkomnar vi kontanter. Det är ett betalningssystem som gör oss mindre sårbara. Då kan vi ta betalt utan att vara online. Det är de digitala transaktionerna som är problematiska. Om kassorna slås ut vid ett längre strömavbrott kommer vi inte kunna ha öppet.

Foto: Bengt Alm

Butiken har upprättat en kontinuitetsplan. En plan för hur den ska drivas vidare vid en kris eller i krig. Den innehåller bland annat vad de ska göra vid större personalbortfall eller vid avbrott i kyl-, el- eller vattenförsörjning.

– Det gäller att inte tänka för stort utan bryta ner frågan och tänka vad som kan hända just hos oss. Fundera på olika scenarion. Och för att planen ska vara levande gäller det att prata om den med medarbetarna, inte bara ha den i en pärm.

Det går inte att göra en omställning när krisen väl är ett faktum.

Han påminner också om att uppdatera kontinuitetsplanen en gång i halvåret eftersom utvecklingen i omvärlden sker väldigt snabbt just nu. Till exempel se till att kontakter till både leverantörer och olika avfallssystem är aktuella.

Förutom brand och takras är största hotet mot butiken just att elförsörjningen slås ut, säger Peter Fehn. Frys- och kylvaror påverkas liksom dörrar, kassor, larm och belysning.

– Vi är bortskämda med att alltid ha el i det här landet. Och som butik i en storstadsregion har vi inte drabbats av några längre strömavbrott. Blir vi utan el får vi förlita oss på samverkan med andra. Visst kan vi ha reservaggregat, men då är frågan om hur vi får drivmedel till det. Det kanske i första hand behöver gå till vård och omsorg i ett krisläge.

Elförsörjning är en stående fråga

Peter Fehn är med i en nationell beredskapsgrupp inom Ica-handlarnas Förbund. De träffar representanter för försvarsutskottet, länsstyrelsen, Livsmedelsverket, Svenska kraftnät och Energiföretagen.

– Elförsörjningen är en stående fråga på dagordningen, likaså livsmedelsdepåer, vattentillgång, personalförsörjning och korrekt och konsekvent information. Samverkan är en bra beredskap, att tillsammans sitta ner och resonera om olika scenarier.

Vad krävs av dig som Ica-handlare och ledare i en krissituation?

– Att jag är tydlig och enkel i mina budskap. Visar handlingskraft men också förståelse för att alla inblandade reagerar olika på en kris.

Peter Fehn tror att hans butik och medarbetarna är redo om de hamnar i en kris.

– Vi har gått igenom olika scenarier. Jag tror att vi kan vara lugna, så långt det är möjligt, säger Peter Fehn.

Företagen är en del av totalförsvaret

Företagen är och blir en del av Sveriges totalförsvar. En stor del av den samhällsviktiga verksamheten bedrivs av privata företag. Samhället är beroende av att näringslivet upprätthåller sin verksamhet i kris eller händelse av krig, säger Carl Rådestad som är utredare på MSB.

– Drygt 70 procent av alla som arbetar i Sverige har jobb inom privat sektor, som också står för 80 procent av vår BNP. Privat sektor har en viktig roll eftersom den med sin ekonomiska betydelse tillhandahåller stora delar vår samhällsviktiga verksamhet. Näringslivets beredskap är viktig för vår motståndskraft och beredskap.

Sveriges beredskapsstruktur är indelad i tio beredskapssektorer där transporter är en sektor, elektronisk kommunikation och post en annan och finansiella tjänster en tredje. Varje sektor har en ansvarig myndighet som samordnar och driver arbetet.

I sektorn livsmedelsförsörjning och dricksvatten är Livsmedelsverket ansvarig myndighet. Där ingår också Jordbruksverket, länsstyrelserna, Naturvårdsverket och Statens veterinärmedicinska anstalt.

– En stor fråga som den sektorn jobbar med är just tillgången på el, men även tillgången till drivmedel och insatsvaror som mineralgödsel och foder, säger Carl Rådestad.

Viktigt att hålla sig uppdaterad om omvärldsläget

Det pågår en statlig utredning om näringslivets försörjningsberedskap som ska vara klar i maj i år, berättar Carl Rådestad. Den undersöker bland annat förslag på hur samarbetsformer mellan privat och offentlig sektor ska utvecklas. Till exempel avtalsformer för att trygga försörjningen.

Carl Rådestad rekommenderar att företag håller sig uppdaterade om omvärldsläget och arbetar aktivt för att förstå hotbilden mot sin bransch och sektor, och förstå sin betydelse för totalförsvaret. Och att utifrån det ta fram en plan B för sin verksamhet och analysera risker i sina försörjningskedjor.

– Genom att stärka den egna beredskapen stärks även Sveriges samlade beredskap, säger han.

Här på landsbygden måste vi alltid ha en viss beredskap.

Rikard Ohlin har varit Ica-handlare i över 30 år. Hans butik ligger i Sillerud två mil öster om Årjäng, på landsbygden. Där förekommer ibland strömavbrott på två till tre timmar. Därför har han sedan länge parallella elledningar, det ena drivs med hjälp av ett reservaggregat som går på diesel.

Foto: Privat

– Eftersom jag också äger bensinmacken i anslutning till butiken har jag 30 kubikmeter i backen där som reservlager. Det räcker för att hålla i gång kylar, frysar och lampor i butiken under lång tid.

De parallella elledningarna gör det också möjligt att hålla i gång betallösningar, intranät, värmekällor, frysar och kylar vid ett strömavbrott.

– Här på landsbygden har vi alltid varit tvungna att ha en viss beredskap, det gör att vi kanske är lite mer vana vid det. Det är lång väntan på räddningstjänst och flera mil till närmsta företag. Jag har alltid sand, motorsåg och snöskyffel i firmabilen. Det kan ha blåst ner ett träd på vägen när jag är ute på ett tjänsteärende.

Butiken i Sillerud är en prioriterad butik enligt kommunens varuförsörjningsplan, säger Rikard Ohlin. Hans butik står ensam för varuförsörjningen till hushållen i ett stort geografiskt område. Det gör att han också har lite högre krav på sig än andra butiker.

– Vi har behövt tänka till kring vårt ansvar för att säkra driften av butiken. Samtidigt gör det också att det är lättare att söka projektmedel och få stöd för olika investeringar.

Provkör elverket en gång i månaden

En gång i månaden provkör Rikard elverket och kollar att anslutningskabeln hänger på sin krok. Liksom att de två dunkarna med vatten på lagret är fyllda.

– Jag har gjort det till en slags måndagsrutin att kolla bensin, vatten och elkabeln, säger han.

Rikard Ohlin tycker att man ska ta det ansvar man har som företag vid en kris på allvar. Inte avfärda med en axelryckning.

I en röd pärm på kontoret står det tydligt vad man ska göra vid till exempel ett strömavbrott.

– Där har vi en manual, men det räcker inte med att bara läsa innantill. Det ska vara tydliga rutiner och så måste man helt enkelt öva då och då, säger Rikard Ohlin.

Ställa om verksamheten snabbt

En annan viktig del i företagens beredskap är att snabbt kunna ställa om sin verksamhet i tider av kris. Under pandemin var det många företag som satt med tomma orderblock. För att både klara den egna överlevnaden och för att vara till nytta för landet undersökte många företag möjligheten att ställa om sin produktion. EQ-pack i Eskilstuna tillverkar emballage och förvaringsboxar men ställde om helt när pandemin slog till och började tillverka skyddsrockar och skyddsvisir i stället. Ett annat exempel är textilföretaget Artex i Mjölby som tillverkade tågsäten till kollektivtrafiken men ställde om och började göra skyddskläder till vården.

Foto: Marcus Årskog

När Carl Rådestad på MSB får frågan om vilka delar i svenska företag som är mest sårbara nämner han två områden – bolagens informationssäkerhet och de fysiska skalskydden.

– Där handlar det främst om att se till att den som saknar behörighet inte kan komma åt känslig information eller komma in i lokaler med säkerhetskänslig verksamhet. Det kan gälla alltifrån organiserad kriminell verksamhet till insiderproblematik, cyberangrepp, industrispionage och underrättelseverksamhet från främmande makt.

Och enligt arbetsgivarorganisationen Svenskt Näringsliv har attackerna och hoten mot svenska företag ökat kraftigt sedan hösten 2022. En cyberattack kan bland annat ske via mejl, lösenordsattacker, angrepp mot mobiler, datorer, servrar, mjukvaruleverantörer eller publikt exponerade tjänster. Under 2023 drabbades vart tredje företag av en cyberattack i en omfattning som hade en direkt påverkan på verksamhetens förmåga att återhämta sig.

Den andra delen när det gäller företagens sårbarhet är enligt Carl Rådestad de ökande riskerna i de globala försörjningskedjorna från ursprungsland till transport, lagerhållning och distribution. Han anser att pandemin och kriget i Ukraina tydligt har visat på behovet av en ökad förståelse för hur försörjnings- och leveranskedjor ser ut och vilka underleverantörer som finns i kedjan.

– Här behöver företagen ställa krav på underleverantörer att göra detsamma, vilket också ställer ökade krav på att identifiera sårbarheter även utanför landets gränser som kan påverka ens verksamhet, säger Carl Rådestad.

Under kriget i Ukraina har det skett 400 till 450 attacker av olika slag riktade mot företag, enligt siffror från Svenskt Näringsliv. Det har kostat den ukrainska industrin omkring 115 miljarder kronor.