Jobbskuggning breddar perspektiven

– Jag har jobbat här i 13 år men ändå kändes det som att vara ny på jobbet.

Det säger Petronella Schröder som är gruppchef över projektledare och projektstöd vid affärsenheten på Vattenfall. Tillsammans med övriga chefer och medarbetare har hon fått testa på jobbskuggning eller ”mini-rotation” som Vattenfall också kallar metoden. Det innebär helt enkelt att gå bredvid en kollega på en annan avdelning för att knyta kontakter och förbättra sammanhållningen på företaget.

Själv kontaktade hon chefskollegan Desirée Comstedt, ansvarig för ny kärnkraft inom BA Generation och bad om att få skugga henne under några dagar.

– Jag fick följa med på alla hennes möten, både med leverantörer och på medarbetarsamtal. Där emellan åt vi lunch ihop och vi kunde diskutera de frågor som dykt upp under dagen.

Trots att de bara gällde två arbetsdagar tycker Petronella Schröder att jobbskuggningen gav resultat direkt.

– Man fick väldigt snabbt en mycket bättre förståelse för den andra verksamheten och ett helhetsperspektiv som är svårt att få på något annat sätt.

De nya erfarenheterna och perspektiven från jobbskuggningen kunde Petronellas Schröder sen ta med sig till sin egen arbetsvardag.

– Jag blev väldigt imponerad av hennes sätt att kommunicera med sina anställda och för mig blev det än mer tydligt hur viktigt det är att kunna förklara saker tydligt och konkret när man är en ledare.

Positivt även på lång sikt

På stora företag som Vattenfall är det lätt att bli isolerad inom det egna arbetsområdet och bara träffa samma medarbetare varje dag. Jobbskuggning kan därför vara ett effektivt sätt att bygga relationer till andra kollegor och hitta synergier mellan avdelningar.

– Tack vare alla möten jag deltog i så blev det naturligt att jag även lärde känna hennes medarbetare och deras arbetsområden. Det breddade mitt kontaktnät inom företaget och kopplade ihop mig med personer som även var intressanta för min egna avdelning, säger Petronella Schröder.

Att kollegor träffar och lär av varandra kan därför få positiva effekter även för företagets långsiktiga utveckling, menar Petronella Schröder.

– Det främjar kommunikationen och samarbetet i hela organisationen vilket bidrar till både ökad effektivitet och bättre konflikthantering.

Vi ansvarar för en helhet tillsammans och då måste man ha kunskap och respekt för varandras arbete.

Hela idén till jobbskuggning kom från början från ledningsgruppen och har sen spridit sig neråt i organisationen. En av initiativtagarna till projektet är Johan Dasht, chef över affärsenheten Generation på Vattenfall och han har själv fått ­skugga sina chefskollegor.

Foto: Mikael Wallerstedt

– Vi ansvarar för en helhet tillsammans och då måste man ha kunskap och respekt för varandras arbete.

Jobbskuggning implementerades som ett enkelt sätt att öka förståelsen för varandras ansvarsområden och förbättra dialogen inom avdelningen, och hittills har responsen från kollegorna varit positiv.

– Vi har inte bara fått bättre insyn i varandras arbete utan också lärt känna varandra mycket bättre och byggt djupare relationer. Det tror jag skapar sammanhang och till­hörighet på riktigt.

Att jobbskuggning är något som ledningsgruppen kommer fortsätta med är självklart för Johan Dasht.

– Det är naturligt att vi fortsätter så att alla får chansen att delta i flera olika arbetsmiljöer, det kommer jag göra i alla fall.

Bra när initiativet kommer från ledningen

Men även om jobbskuggning på arbets­platsen har många fördelar kan det vara svårt att ta det första steget. Att höra av sig till en kanske okänd kollega och be om att få följa efter i några dagar kan kännas både obekvämt och lite läskigt. Därför är det bra att initiativet kommer från högsta ledningen och att hela organisationen är med på tåget.

– Det har varit bra att det kommit ovanifrån, det skapar en känsla av att det här är viktigt och prioriterat. Då finns det en förståelse i företaget och det blir enklare att fråga någon om att skugga, säger Petronella Schröder.

Samtidigt är jobbskuggning inte enbart till för den som går bredvid. Även den som låter sig skuggas har mycket att vinna på upplägget. Att själv bli studerad av en kollega kan medvetandegöra brister och förbättringsområden i det egna arbetet och varför inte ta vara på ­chansen och bolla idéer och problem med din skugga, som kanske efter några dagars iakttagelser sitter på värdefulla insikter och råd.

– Man får ju ett helt annat perspektiv när man skuggar någon och ser saker som andra inte tänker på, det skapar bra förutsättningar för att ge feedback, säger Petronella Schröder och tillägger:

– Har man en person som går bredvid en hela tiden så kan man ganska lätt ställa frågan ”var jag tydlig nu?’’, ”hur reagerade folk på det där mötet?” eller ”vad tycker du jag borde göra annorlunda?”, säger Petronella Schröder.

Behöver anpassas till verksamheten

Däremot är det viktigt att påpeka att jobbskuggning inte behöver utformas likadant på alla företag. Att helt släppa det egna arbetet för att följa efter en kollega i två dagar kanske inte funkar för alla, menar Petronella Schröder.

– Man måste anpassa det till hur verksamheten ser ut och medarbetarnas vardag. Jobbskuggningen kan också delas upp över en längre tid och så bestämmer man tillsammans några intressanta möten att delta på som passar.

För Petronella Schröder råder det ingen tvekan om att jobbskuggning är ett vinnande koncept och något hon varmt rekommenderar alla att prova.

– Två dagar är inte så länge om man jämför med hur mycket jag fick tillbaka, det gav mig en enorm energikick och breddade mina perspektiv.

För egen del har Petronella Schröder inga planer på sluta skugga, tvärtom. Till nästa år vill hon i stället öka antalet skuggdagar för att få möjlighet att lära känna fler delar av företaget.

– Jag har varit här i över tio år men jag känner att det fortfarande finns många delar av Vattenfall som jag är nyfiken på och vill veta mer om och jobbskuggning är ett effektivt och ­naturligt sätt att göra det på.