Små förändringar kan minska chefens stress

Möte på möte, däremellan ska du svara på alla mejl som fyller inkorgen till brädden. Kanske släcka några akuta bränder. När arbetsdagen är slut har du inte hunnit med ens hälften av det du hade planerat.

Charlotte Valleskog är legitimerad psykolog och chefspsykolog på Feelgood. I våras kom hon ut med boken ”Hållbara chefer”. Hon menar att problemet med chefers stressfyllda tillvaro framför allt ligger i hur arbetet organiseras och hur ansvar fördelas, men också vilket stöd cheferna får.

Många chefer ångar på vecka efter vecka och känner att det inte är hållbart.

– Många chefer ångar på vecka efter vecka och känner att det inte är hållbart. För att kunna förändra något behöver du ge dig tid att stanna upp och titta på din situation i ett lugnt läge. Vad är det som inte fungerar och vad skulle kunna underlätta för mig? säger Charlotte Valleskog.

Kartlägg arbetssituationen

Hon kallar det en ”mini-arbetsmiljökartläggning” där chefen tar sig tid att se över sin egen arbetssituation och återhämtning. Men det gäller att ge sig själv den tiden.

– Det är inget du löser kvart i fem en fredag. Boka in en tid när du har det lite lugnare och kan fundera igenom vad som inte fungerar och vad du vill förändra.  

Börja med att skriva ned vad du gör under en arbetsvecka. Vad ägnar jag min tid åt? Vad borde jag ägna den åt? Hur ska jag prioritera? Ta med allt, även det du gör mellan dina möten och på kvällstid och helger. Då skapar du en realistisk bild av utgångsläget.

– Visa kartläggningen för din chef och diskutera vad som ska prioriteras, fördelas om eller tas bort. För du kan inte lösa alla dina problem själv. Ta ansvar för det du kan påverka, men lyft också frågorna till din chef. Ledningen behöver förstå hur det är att vara chef i organisationen.

Se över möten

Nästa steg är att kritiskt gå igenom all din mötestid.

– Många chefer sitter i möten hela dagarna. Granska vilka du måste delta i och vilka du bjuds in till bara för att det är ”bra om du är med”. Här måste du vara tuff för du har inte oändligt med tid i din kalender, säger Charlotte Valleskog

Den höga arbetsbelastningen kan bero på att fler och fler uppgifter har hamnat på chefens bord, även sådant som egentligen hör hemma på en annan avdelning.

– Många chefer är handlingskraftiga och löser saker själva, även när det inte är deras arbetsuppgifter. Men det är inte hållbart i längden. Känner du igen i dig i den beskrivningen så måste du ta upp det med din chef och bena ut vilka som är dina uppgifter och vilka som ska hanteras av någon annan.

Ta hjälp av en kollega

En annan viktig faktor för att må bra och utvecklas i sin chefsroll är möjligheten att ha någon att bolla med. Antingen en intern chefskollega eller någon utanför organisationen. Boka regelbundna träffar där ni kan diskutera svårigheter och hjälpa varandra att hitta lösningar.

– Det ena utesluter inte det andra. Det kan vara bra att ha en buddy eller mentor både internt och utanför den egna organisationen. De kan bidra med olika perspektiv.

Glöm inte heller att avsätta tid för den viktiga återhämtningen, påminner Charlotte Valleskog.

– Återhämtning är motmedlet mot stress. Vi kan klara av att ha det pressat i kortare perioder, men bara om vi får återhämta oss däremellan.

Det gäller förstås återhämtning i form av sömn, träning och sociala aktiviteter på fritiden, men också mikropauser under arbetsdagen.

– Skapa utrymme för att återhämta dig mellan möten och värna om den tiden. Ett bra tips är att gemensamt bestämma att boka möten till 50 minuter i stället för en timme. Då hinner alla ta en kort paus före nästa möte.

Undvik att mejla på möten

Undvik att mejla under och mellan möten. Avsätt hellre en tid på förmiddagen och en på eftermiddagen då du sköter din mejl. Berätta för medarbetarna att du jobbar så och föreslå för dina chefskollegor att göra likadant.

– Ju fler sådana här beslut man fattar gemensamt desto större effekt får det i verksamheten, säger Charlotte Valleskog och kommer med ytterligare ett tips:

– Boka ett möte i ledningsgruppen varje halvår där ni tar upp sådant som krånglar i vardagen och vilka förslag ni har på lösningar. Ofta kommer bra idéer upp när andra frågor står på agendan och får inte den uppmärksamhet de förtjänar. Ge dem ett eget utrymme och fatta beslut om vilka förändringar ni ska genomföra.

Till sist skickar hon med ett råd som är grundläggande för att må bra och hålla länge i sin chefsroll.

– Många gånger har vi orealistiska mål för vad vi ska uppnå på en vecka. Då kommer känslan av misslyckande krypande. Tänk i stället att du gjort det du har förutsättningar för att göra. Sätt upp rimliga mål och var nöjd med dig själv även om du inte har lyckats bocka av alla punkter på att-göra-listan.