Mer om ledningens ansvar − fördjupning

Aktörer

Att ställa krav, handla upp, utveckla, införa och förvalta IT-system är en komplex process där en rad aktörer har sina särskilda roller och ansvar. För att IT-systemen i sin praktiska användning ska ha hög användbarhet, bidra till ett effektivt arbete, ge verksamhetsnytta samt skapa en god digital arbetsmiljö, måste alla aktörer ta sitt ansvar och samverka med varandra. 

När det gäller förändringsarbete som införande av nya eller förändrade IT-system, eller i det kontinuerliga arbetet med att följa upp och åtgärda brister, finns huvudsakligen följande aktörer med olika ansvar och uppdrag. 

Arbetsgivaren

Har det formella ansvaret för alla arbetsmiljöfrågor enligt lag. Arbetsgivaren måste se till att ”verksamheten bedrivs så att alla skyldigheter enligt arbetsmiljölagen uppfylls”. Arbetsgivaren är skyldig att kartlägga risker och utreda ohälsa och olycksfall, vidta de åtgärder som fordras samt se till att det systematiska arbetsmiljöarbetet fungerar tillfredsställande. Arbetsgivaren ska också ”svara för att den företagshälsovård som arbetsförhållandena kräver finns att tillgå”.

Det operativa arbetsmiljöansvaret kan fördelas (delegeras) till andra delar av organisationen, men det formella ansvaret ligger alltid på den högsta ledningen. 

Här är ett antal områden som en företagsledning bör ansvara för:

1. Mål för den digitala arbetsmiljön

   Att utifrån målen ge

   • generella direktiv för IT-förändringsprocesser och IT-systems verksamhetsnytta, användbarhet och digital arbetsmiljö
   • specifika direktiv för vissa funktioner som är särskilt viktiga för den digitala arbetsmiljön. Till exempel att allt förändringsarbete ska baseras på analyser av nuläge och förändringsbehov samt att verksamhetsnytta, användbarhet och digital arbetsmiljö alltid ska tas hänsyn till när system utvecklas och införs.
2. Kompetens och resurser för den digitala arbetsmiljön
   • Ha tydliga direktiv om hur arbetsmiljöfrågor kring IT och digitalisering ska hanteras
   • Se till att arbetsmiljöansvariga och skyddsombud har rätt kompetens
   • Se till att den digitala arbetsmiljön är en del av det systematiska arbetsmiljöarbetet
   • Se till att företagshälsovård eller andra motsvarande externa resurser, i samband med upphandlingar och avtalsskrivning, har fått uppdrag och direktiv som även omfattar IT-införandets effekter.
3. Uppföljning och utvärdering
   • Ge direktiv om återkommande, systematiska uppföljningar av den digitala arbetsmiljön och av IT-systemens verksamhetsnytta
   • Följa upp resultatet av uppföljningar och utvärderingar, ge direktiv om åtgärder, vid behov ta initiativ till förändringsprojekt och se till att problem åtgärdas.
4. Att IT-relaterade förändringsprojekt tar hänsyn till arbetsmiljön
   • Ge specifika direktiv till enskilda projekt om hur frågor om digital arbetsmiljö ska hanteras, samt följa upp dem
   • Se till att till exempel projektdirektiv och beställningsunderlag berör den digitala arbetsmiljön
   • Se till att det finns nödvändiga resurser och kompetenser för att hantera frågor om digital arbetsmiljö i det konkreta förändringsarbetet samt ge direktiv om hur olika ansvar ska samverka, till exempel hur användare och skyddsombud/arbetsmiljöombud ska involveras.
   • Ge specifika direktiv om hur projektorganisationen ska hantera frågor om verksamhetsnytta, användbarhet och god digital arbetsmiljö.
   • Se till att målet alltid har fokus på kvaliteterna i systemet, inte enbart på tidplan och budget.

Beställare av IT-system

De som beställer och ansvarar för upphandlingen av ett nytt eller förändrat IT-system gör i allmänhet detta på ledningens uppdrag. Mycket av den framtida arbetsmiljön bestäms redan i samband med kravställandet, beställningar och upphandlingar av IT-system. Se Checklista för kravställning

Den enskilde arbetstagaren och användaren av ett IT-system

Arbetstagaren har enligt lag ansvar att medverka i arbetsmiljöarbetet och ska även ges möjlighet att medverka i utformningen av sin egen arbetssituation samt i förändrings- och utvecklingsarbete som rör det egna arbetet. Det ligger då på arbetstagaren att samverka i detta.

Arbetsmiljölagen säger att arbetstagaren ska medverka i arbetsmiljöarbetet och delta i genomförandet av de åtgärder som behövs för att åstadkomma en god arbetsmiljö. Han/hon ska följa givna föreskrifter samt använda de skyddsanordningar och iaktta den försiktighet i övrigt som behövs för att förebygga ohälsa och olycksfall.

Skyddsombud/arbetsmiljöombud

Arbetsmiljölagen slår fast att alla större arbetsplatser ska ha en fungerande organisation för skyddsombud. Skyddsombud företräder arbetstagarna i arbetsmiljöfrågor och ska verka för en tillfredsställande arbetsmiljö. I detta syfte ska ombudet inom sitt skyddsområde vaka över skyddet mot ohälsa och olycksfall samt över att arbetsgivaren uppfyller kraven i lagen. Skyddsombud ska delta vid planering av nya eller ändrade lokaler, anordningar, arbetsprocesser, arbetsmetoder och av arbetsorganisation liksom vid planering av användning av ämnen som kan medföra ohälsa eller olycksfall. I detta ingår självklart den digitala arbetsmiljön.

Skyddsronderär en etablerad metod i arbetsmiljöarbetet. Ett flertal försök att utveckla IT-skyddsronder har genomförts och visat sig vara framgångsrika.

Arbetsmiljöansvariga och HR-avdelningar

Arbetsmiljöansvariga och HR-avdelningar ingår ofta i arbetsgivarens operativa verksamhet för att se till att arbetsmiljölagens krav uppfylls i verksamheten. Eftersom arbetsmiljön är en helhet ingår även den digitala arbetsmiljön i uppdraget och arbetsgivaren ansvarar för att verksamheterna har nödvändiga direktiv, riktlinjer, resurser och befogenheter. Traditionellt är arbetsmiljö- och HR-avdelningar duktiga på fysisk, organisatorisk och social arbetsmiljö, men saknar ofta kompetens och metodik för den digitala arbetsmiljön. Ska lagens krav uppfyllas måste kompetenserna även omfatta detta.

Företagshälsovården

Företagshälsovården (eller annan liknande arbetsmiljö-/hälsotjänst) ska särskilt arbeta för att förebygga och undanröja hälsorisker på arbetsplatser samt ha kompetens att identifiera och beskriva sambanden mellan arbetsmiljö, organisation, produktivitet och hälsa. I detta ansvar ingår även allt som rör den digitala arbetsmiljön. Företagshälsovården kallas ofta in som konsulter när en arbetsplats har problem. Kunskaper om olika aspekter av den digitala arbetsmiljön blir då viktiga.

IT-industrin, leverantörer av IT-system, interna IT-avdelningar

Det är här den teknik som ska användas av andra utvecklas och produceras. För att kunna bidra till att produkter och system uppfyller kvalitetskraven behöver dessa aktörer också ha kompetens om digital arbetsmiljö. Det är viktigt, inte minst om beställaren själv saknar den kompetensen. Saknar beställaren arbetsmiljökompetens är risken att arbetsmiljöaspekterna inte finns med i till exempel upphandlingsunderlag. 
Se Scenario: "Leverantören vill leverera en bra produkt"

Systemutvecklare och projektledare

Dessa är de personer som gör det direkta utvecklingsarbetet, oftast på uppdrag och under ledning av dem som har det övergripande ansvaret för utvecklingsarbetet. Även dessa personer, som finns i projektorganisationen, behöver ha kompetens om den digitala arbetsmiljön.
Se Scenario: ”IT-projektledare och arbetsmiljökrav”

Användbarhetsexperter

Arbetar organisationen med systemutveckling och införande på ett användarcentrerat sätt, med användbarhet och arbetsmiljö i fokus, brukar någon eller några ha rollen som användbarhetsexpert. Denna expert ska svara för att frågor om användbarhet och digital arbetsmiljö tas med i förändringsarbetet. Det är viktigt att personer med denna roll ges mandat att påverka förändringsarbetet och utformningen av IT-systemen på det sätt som användarnas och verksamheternas behov kräver.
Se Scenario: ”Användbarhetsexperten”

Myndigheter och tillsynsansvariga

Flera olika myndigheter har utpekade ansvar för arbetsmiljöfrågor, direkt eller indirekt.
Det centrala myndighetsansvaret för arbetsmiljöfrågor ligger på Arbetsmiljöverket, som är den myndighet som ska se till att lagar om arbetsmiljö- och arbetstider följs av företag och organisationer.

I Arbetsmiljöverkets ansvar ingår att:

• ta fram föreskrifter som förtydligar arbetsmiljölagen

• genom inspektioner kontrollera att arbetsmiljölagen och föreskrifter följs

• ta fram statistik om arbetsmiljö och om arbetsolyckor och arbetssjukdomar

• främja samverkan mellan arbetsgivare och arbetstagare på arbetsmiljöområdet

• förverkliga den politik som rör funktionshinder och tillgänglighet

• sprida information om arbetsmiljölagen och föreskrifter

• ta fram rapporter som redovisar kunskapsläget.

Arbetsmiljöverket ansvarar för att se till att lagar och föreskrifter är uppdaterade och att följa kunskapsutvecklingen inom området. 

Rapport från Arbetsmiljöverket: Digital arbetsmiljö 2015:17

Arbetstagarorganisationer

Arbetstagarorganisationerna, de fackliga organisationerna, har traditionellt varit mycket aktiva och pådrivande i arbetsmiljöfrågor. De har ansvaret gentemot sina medlemmar att informera och utbilda samt att påverka olika aktörer så att införandet av IT-lösningar bidrar till en god arbetsmiljö.

Intressentorganisationer

Vid sidan av de fackliga organisationerna och arbetsgivarorganisationerna finns olika intressentorganisationer som bidrar till kunskapsutvecklingen och som agerar för förbättrad digital arbetsmiljö, som till exempel Prevent.

Forskare

Forskarsamhället har ansvar för att bidra med nya kunskaper om digital arbetsmiljö och att utveckla metoder för IT-relaterat förändringsarbete som bidrar till en bra arbetsmiljö, samtidigt som den fulla potentialen av införandet av IT-system utnyttjas.

Forskningsfinansiärer

Finansiärerna skapar ekonomiska förutsättningar för att forskarsamhället, IT-branschen och andra intressenter ska kunna utveckla nödvändiga kunskaper och produkter. Exempel är Vinnova, Afa Försäkring och FORTE.

Akademisk utbildning

Universitet och högskolor har ansvaret för att utbilda personer, såväl forskare som yrkesverksamma inom IT-området, med kunskaper om arbetsmiljöproblem inom IT och kring hur IT-utveckling bör bedrivas.

Fördjupning: Digitalisering är inte självklart lönsam

Checklistor

• Ledningens ansvar