Aktivitetsanalys och nyttjandegradsmätning
Vad behöver vi kunna göra på kontoret och hur stor andel av ytan ska avsättas till vad? En aktivitetsanalys och nyttjandegradsmätning ger vägledning.
Aktivitetsanalys – steg 1
Börja med att göra en aktivitetsanalys där ni kartlägger vilken typ av aktiviteter ni behöver kunna utföra på ert kontor. Därefter bestämmer ni vilken typ av ytor eller rum som behövs för att möta de behoven, till exempel tyst zon och mötesrum av olika storlek.
Aktivitetsanalysen kan göras under ett gemensamt möte, genom intervjuer med några personer på olika avdelningar eller genom en enkät till alla anställda.
Exempel på aktiviteter på kontoret
- Fokuserat arbete i tyst miljö
- Kreativt arbete med möjlighet till diskussion och överhörning
- Arbete med sekretessbelagda uppgifter
- Arbete i grupp (två eller flera)
- Avstämningsmöte två personer
- Möte med få deltagare
- Möte med många deltagare
- Hybridmöte
- Enskilt videomöte
- Kundmöte
- Receptionsarbete
- Social yta
- Personal- och vilrum
Nyttjandegradsmätning – steg 2
I steg två ska ni utifrån resultatet i aktivitetsanalysen komma fram till hur stor andel av kontoret som ska rymma vad, till exempel antal tysta platser och antal mötesrum av olika storlek.
Uppskattningen kan göras på olika sätt
- under ett gemensamt möte
- genom intervjuer med personer på olika avdelningar
- genom att gå runt och observera vilka ytor som används i dag (bör göras vid flera tillfällen)
- genom en enkät till alla anställda.
Kontors-, hybrid- och distansarbete
Kontorsarbete kan utföras antingen i kontorslokaler eller på distans. Många företag tillämpar hybridarbete, där kontors- och distansarbete kombineras.