"Vi får aldrig utbildning i nya system"

"Den utbildning vi får i ett nytt system handlar bara om knapptryckningar och inte om hur vi i praktiken ska utföra vårt arbete med hjälp av systemet."

För dig som är slutanvändare av ett IT-system som ska införas eller som ansvarar för utformningen av utbildningar och användarstöd.

Ofta fokuserar förberedelserna och utbildningarna ensidigt på det tekniska. Man får lära sig vilka funktioner som systemet har och hur man kommer åt dem, men mer sällan fokuserar utbildningarna på hur man i praktiken ska utföra sina arbetsuppgifter med hjälp av det nya systemet.

Det är stor skillnad mellan olika typer av utbildningar. Att lära sig hantera ett verktyg är en sak, men att veta hur man ska använda sig av det på ett bra sätt i praktiken är en annan. Det arbete som ska utföras kan vara förändrat mot tidigare.

Om man inte förstår hur det nya systemet ska användas under de nya förhållandena är risken stor att man arbetar på ett ineffektivt sätt. De tänkta förbättringarna för verksamheten uppnås inte. Man blir irriterad, arbetar långsamt, gör kanske fler fel än tidigare och upplever situationen som stressande. Ofta kräver det nya arbetssättet och tekniska systemet även ny kunskap, vilka utbildningarna måste kunna ge.

Så säger lagen

Arbetstagaren ska enligt arbetsmiljölagen ges möjlighet att medverka i utformningen av sin egen arbetssituation samt i förändrings- och utvecklingsarbete som rör det egna arbetet. (Arbetsmiljölagen, kapitel 2, 1 §). En viktig del av förändringsarbetet är de förberedelser, de utbildningar och det stöd som medarbetarna får inför och i samband med införandet av nya IT-system.

Tänk på det här

Ett införande av nytt eller förändrat IT-system innebär ofta att arbetsorganisation, arbetsuppgifter, kompetensbehov och arbetsmiljö påverkas. Det handlar om mycket mer omfattande förändringar än att bara installera och lära sig hantera ett nytt tekniskt system. 

Utbildning erbjuds ofta enbart före systeminförandet, men erfarenheter visar att det är minst lika viktigt med utbildningar efteråt. Det kan vara svårt att förstå i förväg hur saker fungerar eller vilka problem man kan komma att stöta på innan man börjat använda systemet i den dagliga verksamheten.

Ibland anser man att utbildning i ett nytt system inte behövs. Kanske för att ”det är ett mindre system”, för att ”det är intuitivt”, eller för att ”användarna är vana”. Men då underskattar man ofta miljöns, systemets och verksamhetens komplexitet.

En viktig aspekt är att utbildning inte bara behövs för att lära in det nya, utan också för att lära av det gamla sättet att arbeta. Detta gäller också om förändringen handlar om nya versioner av ett redan existerande system. Även då påverkas ofta verksamheten på ett sätt som användarna behöver få kunskap om och lära sig hantera.

Utbildningar är dessutom bra tillfällen att ge återkoppling och synpunkter till utvecklare eller leverantörer.

Så här kan du påverka

Två saker är av stor vikt för att utbildningar i samband med införande av nya IT-system i en organisation ska fungera: en tydlig målbild av den framtida verksamheten och det framtida arbetet samt en detaljerad plan för utbildningarna: vilka som ska utbildas, på vilket sätt och när. Som anställd i verksamheten och som en framtida användare av det nya IT-systemet kan du påverka detta på följande sätt:

• Kräv att det redan på ett tidigt stadium finns en plan för hur utbildningar i samband med införandet av det nya systemet ska läggas upp, vad de ska innehålla och när de ska ges.
  Se Checklista för planering av utbildning (extern länk)
• Kontakta ditt skyddsombud/arbetsmiljöombud eller din närmaste chef för att säkerställa att utbildningar planeras in.
• Se till att det finns en tydlig målbild av det framtida arbetet som utbildningarna kan utgå från. Se Checklista för målbilder och mål
• Utbildningarna måste fokusera på hur arbetet ska utföras med hjälp av de nya systemen. De som ger utbildningarna måste vara väl förtrogna med hur arbetet ska utföras. En checklista för vad som är viktigt att beakta i samband med ett systeminförande finns här: Checklista för införande
• Olika användargrupper kan ha behov av olika utbildningar. Se till att din grupp får en utbildning anpassad till era specifika behov.
• Det är viktigt att få kompletterande utbildningar efter det att systemet införts och tagits i drift.