"Jag har inloggningar i tjugo olika system!"

För dig som är slutanvändare, IT-projektledare och/eller IT-ansvarig.

När mängden system ökar, ökar vanligtvis även mängden inloggningar. Om du har ett arbete där du måste växla mellan flera uppgifter, och systemen automatiskt loggar ut dig efter en stunds inaktivitet, blir det väldigt många inloggningar per dag.

Utloggningar och om-inloggningar är typiska tillfällen när du som användare inte kan styra din tid själv. Sådana situationer, där den egna kontrollen är låg men kraven på vad som ska göras är höga, är kända och starka stressfaktorer. En alltför snäv tidsgräns för utloggning gör också att enkla avbrott i arbetet, som att svara i telefon, kolla en uppgift, fråga en kollega eller prata med en kund, innebär en ny kognitiv belastning när en ny inloggning krävs.  

Många inloggningar betyder också en stor mängd uppdateringar av lösenord. Ofta med komplicerade regler och krav, som sällan tar hänsyn till arbetstoppar eller viktiga uppgifter, och som kan bli stressande avbrott i arbetet. Med ett tjugotal system och lösenord som ska bytas var tredje månad riskerar användaren att behöva gå igenom proceduren minst ett par gånger varje arbetsvecka.

Att komma ihåg så många lösenord är omöjligt för hjärnan och innebär ytterligare en kognitiv och psykisk ansträngning. Allt för många lösenord äventyrar också säkerheten, eftersom användaren skriver upp lösenord på lappar, inte minst om flera delar på samma inloggning. Ett stort antal inloggningar ger också ökad belastning på organisationens support.

Så här säger lagen

 ”Arbetsmiljön skall vara tillfredsställande med hänsyn till arbetets natur och den sociala och tekniska utvecklingen i samhället.” (Arbetsmiljölagen, kapitel 2, 1 §) ”Teknik, arbetsorganisation och arbetsinnehåll skall utformas så att arbetstagaren inte utsätts för fysiska eller psykiska belastningar som kan medföra ohälsa eller olycksfall.” (Arbetsmiljölagen, kapitel 2, 1 §)

Så här kan du påverka

• Det är oftast möjligt att skapa en gemensam inloggning till flera system, så kallad ”single sign-on”. Enklast att genomföra är det när nya system byggs eller införs. Ställ därför som krav att nya system ska integreras med hjälp av en gemensam inloggning.

• Kontakta ledning, IT-avdelning och eventuell upphandlingsavdelning för att trycka på om en övergång till single sign-on, så långt det är möjligt. Har organisationen inte detta idag, bör en utredning av frågan stå högt på agendan.

• Gör en inventering av hur ofta en vanlig användare behöver logga in och förnya lösenord. Ofta har organisationen inte bilden klar för sig, eftersom olika avdelningar ansvarar för sina system. Den totala bilden ser bara den enskilda individen.

• Gör en inventering av hur ofta användaren automatiskt loggas ut, och vilken tid detta tar.  

• Gör en ekonomisk överslagsberäkning av de totala kostnaderna för avbrott. Det kan behövas för att motivera ledningen att fatta beslut om att investera i enklare inloggningar.

• Kontakta ditt skyddsombud/arbetsmiljöombud eller din närmaste chef för att säkerställa att frågan bevakas.

Se också till att:

• Huvudskyddsombudet tar upp frågan i företagets arbetsmiljökommitté och förankrar arbetssättet med single sign-on med arbetsgivaren/ledningen.

• Ha med frågan vid IT-skyddsronder.

Om du är med och granskar projekt eller upphandlingar:

• Fråga de projektansvariga om de har undersökt behovet av och kostnaderna för support och jämfört resultaten med den förväntade nyttan. Fråga också om en gemensam inloggning har prioriterats som ett krav vid upphandlingen.