Översättningar görs automatiskt av Google Translate och Prevent ansvarar inte för att de är korrekta.

Att tänka på

Nyckeln till en bra introduktion eller onboarding är en bra rutin. Med den som bas blir introduktionen enkel och självklar. Här får du veta mer om vad som bör ingå i en introduktion.

Det behövs en rutin för introduktion på arbetsplatsen

Rutinen beskriver lämpligen vad som ingår i arbetsplatsens introduktionsprogram, när olika insatser görs och vem som har ansvaret för dem. Uppföljning är också en viktig ingrediens. Rutinen bör även omfatta situationer när någon byter arbetsuppgifter inom företaget, eller kommer tillbaka efter en längre frånvaro. Även tillfällig personal, till exempel praktikanter och inhyrd personal, bör omfattas av rutinen.

Vad ska jag börja med? 

Startskottet för en introduktion går så snart du vet att någon ska anställas, eller så snart du vet att en anställd är på väg tillbaka i jobb eller på väg in i en ny roll. Den introduktion du planerar för ska ge personen kunskap både om de egna arbetsuppgifterna och sambandet med andras. Den ska också ge en inblick i hur verksamheten i stort fungerar och om riskerna i verksamheten. 

Börja därför med att skapa en plan för hela introduktionen, och utforma gärna planen i samverkan med skyddsombudet på arbetsplatsen. Ett enkelt sätt är att göra ett introduktionsprogram som består av olika aktiviteter och som börjar i samband med att anställningskontraktet skrivs och som avslutas när alla planerade aktiviteter är genomförda. För att vara säker på att inte missa något viktigt – logga in via startsidan och använd Introduktionsguiden som hjälp. Guiden är ett verktyg för att enkelt och snabbt skapa ett heltäckande introduktionsprogram för en eller flera, oavsett roll eller anställningsform.

Sedan då?

Fundera därefter på vad som ska ingå i planen. Vad behöver just den här individen veta och göra för att kunna börja jobba säkert och på bästa sätt? Det kan handla om allt från att handgripligen visa hur farliga maskiner ska hanteras och hur tillbudsrapportering går till, till att berätta om anställningsvillkor och om företagets mål och framtidsplaner. De anställda behöver veta vad de förväntas göra och inte göra, vem som gör vad i organisationen och vem de kan fråga om olika saker.

Fadder och handledare?

Utse gärna en fadder eller mentor som den anställde kan vända sig till under den första tiden. En person som alltid kan nås med frågor, som finns nära till hands i vardagen. En fadder eller mentor kan fylla en viktig funktion för att en nyanställd snabbt ska känna sig hemma på jobbet. Tänk också på att personer under 18 år enligt lag måste ha en handledare. En person som är handledare ska själv vara över 18 år och kunnig i yrket.

Tänk på detaljerna!

Kom ihåg att en bra introduktion också tar fasta på de till synes små sakerna. Det kräver mycket energi att vara ny på en arbetsplats. De kunskaper en nyanställd behöver handlar inte bara om företaget, organisationen och arbetsuppgifterna. Att veta om kollegorna har lunchlåda med sig eller går ut på lunch, vilken klädkod som gäller, hur konferensrum bokas och hur kopiatorn fungerar, kan vara nog så viktigt för att snabbt känna sig hemma.

Hur lång tid ska introduktionen ta?

Starta introduktionen så snart anställningen är överenskommen, eller så snart du vet att en personen är på väg, tillbaka i jobb eller har fått en ny roll. Kom ihåg att det tar tid att lära sig en ny företagskultur med allt vad det innebär och med tanke på det bör introduktionen sträcka sig över en längre tid, gärna upp till ett helt år. Med Introduktionsguiden kan du enkelt tidsätta när de olika inslagen i introduktionsprogrammet ska vara genomförda.

Introduktionssamtal och uppföljning

Uppföljning och återkoppling är inte bara viktigt – det är avgörande för att du ska veta att introduktionen fungerar. Chef och fadder/mentor bör ha regelbundna uppföljningssamtal för att stämma av hur introduktionen fungerar. För chef och medarbetare är det viktigt att vara överens om när introduktionen är klar.

Samma princip för alla

Samma princip gäller för introduktion av personer som varit föräldralediga, tjänstlediga eller som går in i en ny roll. Ha regelbunden kontakt, även om personen inte är på arbetsplatsen. Ofta underlättar det för den som varit borta att komma tillbaka till jobbet.

Tänk på att!

  • Börja introduktionen direkt när anställningen är överenskommen. Ha gärna kontakt med personen även innan han eller hon är på plats. Skicka hem företagspresentationer, årsberättelse/årsredovisning, ge inloggning till intranät så snart det är möjligt. Ge möjlighet att ta del av personalhandbok, interntidning och nyhetsbrev.
  • Involvera den nyanställde i planeringen av introduktionsprogrammet. Gemensam planering skapar delaktighet och engagemang. Kanske är det bra att personen själv bokar in vissa möten och söker upp viss information?
  • Se till att introduktionsprogrammet hjälper den nyanställde att skapa sitt eget nätverk.
  • Ge individen tid! Det kan handla om tid för att träna in rätt arbetsteknik, tid för att lära sig nya arbetssätt, nya system eller nya maskiner. Att låta den anställde få den tiden är en klok investering.
  • Ge feedback och skapa dialog. Ett introduktionsprogram ska ge struktur och trygghet. Stäm av den nyanställdes förväntningar, uppmuntra till påverkan och till att ställa frågor.
  • Berätta om kulturen på arbetsplatsen. Fika- och lunchtider, möteskultur, roller- arbetsfördelning och beslutsfattande, konflikthantering, samverkan, arbetsmiljöarbete, klädkoder.
  • Repetera! Alla som varit nya på jobbet vet hur det känns när det ”tar stopp” och ingen mer information får plats. Det är därför viktigt att ge tid till reflektion och till återkoppling. Undvik korvstoppning.
  • Introduktion är viktig – och kul! Använd fantasin och arbetsplatsens möjligheter när du skapar din introduktion. Kommer många nyanställda på en och samma gång kanske en tipspromenad med frågor om företaget kan vara ett sätt att delge ny kunskap?
  • Kom ihåg att en ny kollega påverkar hela arbetsgruppens dynamik. Se till att skapa förutsättningar för att lära känna varandra.

Tips!
Använd Introduktionsguiden för att vara säker på att du inte missar något i introduktionen. Registrera en användare och logga in på startsidan för att komma igång!