7. Meningsfulla rutiner

Vad är en rutin och varför behövs den?

En rutin är ett arbetssätt som är bestämt i förväg, för att arbetsuppgiften ska kunna utföras säkert och med jämn kvalitet. Rutiner beskriver när, var, hur och av vem olika aktiviteter ska utföras. Det är alltså ett sätt för både arbetsgivare och anställda att veta vad som gäller på arbetsplatsen. Med hjälp av rutiner kan vi se till att hela arbetsplatsen har gemensamma förhållningssätt.

För att vi ska ha en god arbetsorganisation och tillfredsställande arbetsmiljö behöver det finnas rutiner för arbetsuppgifter, men det behövs också rutiner för själva arbetsmiljöarbetet. De är ett redskap för arbetsplatsen att strukturera arbetsmiljöarbetet.

Rutiner för olika moment

Alla arbetsplatser behöver rutiner för det systematiska arbetsmiljöarbetet. En del arbetsmiljörutiner behöver finnas på alla arbetsplatser, till exempel rutiner för riskbedömning, sexuella trakasserier och ensamarbete. I Prevents checklistor kan du enkelt kontrollera om ni har de rutiner som krävs.

Det behöver också finnas rutiner för arbetsuppgifter som innebär en risk av något slag. Inom hälso- och sjukvården gäller det till exempel säkerhetsrutiner vid risk för smitta, stick- och skärskador, fysiska belastningsskador vid vissa arbetsuppgifter samt risken för hot och våld.

Hur ska vi arbeta med rutiner?

Det är arbetsgivaren som ser till att rutinerna finns och att alla medarbetare känner till dem. Varje medarbetare har sedan ansvar för att följa dem och säga till om de behöver uppdateras. Här har skyddsombud en viktig funktion som länken mellan arbetsgivare och arbetstagare, och kan till exempel uppmärksamma behovet av rutiner samt vara med och ta fram eller uppdatera rutiner.   

Det är enklare att följa rutiner som finns nedskrivna och tillgängliga för alla som ska tillämpa dem. Det finns också lagkrav på att vissa arbetsmiljörutiner ska dokumenteras i skriftlig form. Det gäller till exempel rutiner om alkohol och droger, arbetsanpassning och rehabilitering, kränkande särbehandling samt hot och våld. För arbetsplatser med tio eller fler arbetstagare ska de flesta rutiner finnas nedskrivna.

Diskutera gärna tillsammans vilka rutiner ni behöver och vilka ni har i skriftlig form. Fungerar de rutiner ni har eller behöver de uppdateras eller kompletteras med nya?  

Det gemensamma förhållningssättet är viktigast

Det är utmärkt när en arbetsplats har skriftliga och tydliga rutiner, men om rutinerna bara står i en pärm i en hylla gör de ingen nytta. Viktigast är vilket förhållningssätt ni har, det vill säga att ni faktiskt förhåller er till olika situationer på ett fungerande och säkert sätt. Rutiner kan ses som ett verktyg för att uppnå detta och arbetsplatsträffar kan vara ett bra forum för att återkommande prata om hur rutinerna fungerar.

Tänk också på att alla nya arbetstagare behöver introduceras till vilka rutiner som finns på arbetsplatsen.

Kommentarer om hur vi kan använda rutiner

I de här korta filmerna får du se kommentarer om olika slags rutiner och hur vi kan jobba med dem.

Therese Kvarnström

Sjuksköterska och skyddsombud, Unicare Vård
”Rutiner kan vi luta oss mot när något händer”

Linnea von Heideken

Undersköterska, Unicare Vård
”Uppdaterade rutiner är en förutsättning för att alla ska veta vad de ska göra”

Linnea von Heideken

Undersköterska, Unicare Vård
”Vi pratar om rutinerna vid våra APT:er”

Nästa avsnitt

8. Roller och ansvar – alla ska med!