OSA-enkäten
Resultat och åtgärder
När medarbetarna har svarat på enkäten börjar arbetet med att gemensamt gå igenom och riskbedöma resultatet för att sedan ta fram åtgärder för att förbättra arbetsmiljön. Det arbetet gör ni bäst tillsammans på fysiska möten.
Här finns stödmaterial och tips på hur du kan leda arbetet och samtalen med din arbetsgrupp. Glöm inte att följa upp åtgärderna för att se att de gett önskat resultat!
När alla medarbetare har besvarat enkäten ska ni följa upp resultatet tillsammans. Titta igenom resultatet själv först. Var observant på om det finns mycket dåliga resultat, som bör åtgärdas omgående.
Du hittar resultatet på Mina sidor. Ett resultat syns först när sex personer besvarat enkäten.
Läs fördjupning om enkätens frågeområden
På resultatsidorna kan du se:
En översikt över alla områden
- Resultat för varje frågeområde i form av ett medianvärde. Tryck på en stapel för att se resultat per fråga för det området.
- Fritextsvar.
- “Jämför med andra” motsvarar ett medianvärde för alla som besvarat den nya versionen av OSA-enkäten, sen den lanserades dec 2023. Detta visas i form av en romb i översikten.
- Möjlighet att jämföra med tidigare enkäters resultat. Välj den enkät du vill jämföra med i skrollistan.
Resultat per fråga
- Resultat per fråga i form av ett medianvärde.
- Klicka på en gul cirkel för att se spridning av svar för frågan.
Nu är det dags att utifrån resultatet ta fram åtgärder för att förbättra arbetsmiljön. Det gör du tillsammans med arbetsgruppen. Ibland behöver man ta stöd av extern kompetens, till exempel företagshälsovård eller annan oberoende expertresurs. Det krävs ofta flera möten eller ett längre möte för ta fram handlingsplan med åtgärder. Använd gärna Prevents mall för handlingsplan.
- Gå igenom resultatet tillsammans.
- Välj ut några områden som ni vill börja att diskutera. Prata både om saker som redan är bra och som ni vill bibehålla, och saker med lägre resultat som behöver förbättras. En riskbedömning ska göras av de sämre resultaten.
- Ta fram förslag på åtgärder som skulle passa er. Låt alla komma till tals, och skapa en kreativ miljö för idéer och förslag. Avfärda inget i ett första skede. Så småningom kan ni värdera, diskutera och prioritera förslagen. Vad känns viktigast? Vad ska ni börja med? Planera hellre in få aktiviteter som ni verkligen genomför än att ta fram ett stort antal aktiviteter som inte blir av.
- Har gruppen mandat att fatta beslut? Annars lämnas åtgärdsförslagen vidare för hantering och beslut inom företaget. Är det åtgärder ni själva bestämmer över gör ni upp en handlingsplan. Planen bör innehålla åtgärder, tidpunkt för genomförande, vem som ansvarar för åtgärden och när uppföljning ska ske.
- Följ upp åtgärderna för att se att de gett önskat resultat.
Tips!
- Under fliken "Exempel på mötesupplägg" finns ytterligare tips på upplägg och diskussionsfrågor.
- Det är viktigt att alla i arbetsgruppen är delaktiga och kommer till tals. Varva diskussioner i hela arbetgruppen med samtal i mindre grupper.
- Det är vanligt att fokusera på de sämsta resultaten, men det är lika viktigt att prata om det som redan fungerar bra och som man vill bibehålla eller förstärka ytterligare.
- Prioritera bland åtgärderna och ta fram en rimlig handlingsplan med lagom antal åtgärder.
Praktiska förberedelser
Skriv ut ett exemplar av resultatet till alla som ska vara med på mötet. Det gör du genom att ladda ner resultat som pdf och skriva ut. Resultatet hittar du på Mina sidor.
Det kan vara bra att dela upp genomgången av resultatet på flera tillfällen, eftersom det kan vara krävande att diskutera och komma i mål med allt under en och samma dag. Men om det är lättare att hitta tid för ett längre möte än flera kortare går det också bra. Här finns exempel på ett mötesupplägg som innehåller två möten. Använd gärna presentationen vid era möten. Gör eventuella anpassning utifrån era förutsättningar. Innehållet i presentationen motsvarar mötesupplägg nedan.
Mötespresentation Uppföljning av OSA-enkäten
Möte 1
Titta igenom resultatet tillsammans följt av enskild reflektion:
- Vad sticker ut?
- Vad känner jag igen mig i?
- Vad känner jag inte igen mig i?
Ta reda på vilka frågor eller områden ni behöver arbeta vidare med. Arbeta i smågrupper för att sedan berätta för hela gruppen. Dela ut post it-lappar och en utskrift av resultatet som varje grupp kan använda.
Diskussionsfrågor:
- Vad fungerar bra idag? Välj ut tre frågor med goda resultat.
- Varför fungerar det bra?
- Vad behöver bli bättre? Välj ut tre frågor med sämre resultat.
- Vad ligger bakom de sämre resultaten?
Hela arbetsgruppen återsamlas och alla får berätta vad de pratat om. Varje grupp presenterar max sex frågor var – tre som redan är bra och tre som kan bli bättre. Frågorna har antecknats på postitlappar som sätts upp på väggen/tavlan.
Låt medarbetarna prioritera vilka frågor ni ska arbeta vidare med genom att markera till exempel fem frågor var. De frågor som fått flest röster är de frågor ni ska arbeta vidare med. Du som driver arbetet med medarbetarundersökningen säkerställer att frågor som bedömts som hög eller medelstor risk ingår bland frågorna ni arbetar vidare med.
Skriv in de frågor ni ska arbeta vidare med i handlingsplanen.
Möte 2
Visa handlingsplanen och de frågor som ni under förra mötet valde att arbeta vidare med. Jobba även den här gången i mindre grupper för att:
- försöka förstå orsakerna bakom riskerna
- ta fram förslag på åtgärder.
Hela gruppen återsamlas och alla presenterar sina förslag på åtgärder. Kom i dialog fram till vilka åtgärder ni vill lägga in i handlingsplanen, vilka som är ansvariga och när åtgärderna ska genomföras. Är det svårt att komma överens kan ni även den här gången prioritera genom att alla får väla/markera fem åtgärder var. De åtgärder med flest "röster" är de åtgärder ni för in i handlingsplanen. De allvarligaste riskerna ska åtgärdas först.
Avsluta mötet och informera om när ni följer upp handlingsplanen. Oftast görs det löpande under arbetets gång. När alla åtgärder genomförts utvärderas om de gett önskad effekt.
Tips!
- Tips på mötespresentation
- Var minst två ansvariga per åtgärd. Det är också möjligt att låta en arbetsgrupp arbeta vidare med åtgärderna.
- Ibland behöver man hjälp med det uppföljande arbetet. Ta gärna hjälp av extern kompetens, till exempel företagshälsovård eller annan oberoende resurs.
- Ta fram en rimlig handlingsplan med lagom antal åtgärder, så är sannolikheten större att nå ett bra resultat.
- Välkomna medarbetarna att prata enskilt med dig som chef, skyddsombud eller HR, när det kommer till känsliga saker som man inte vill prata öppet om.
Här hittar du tips på åtgärder som kan ingå i handlingsplanen. Vill du läsa mer om varje område i enkäten kan du ladda ner en fördjupning.
1. Arbetets organisering
Tydliga mål
Något som påverkar vår hälsa i arbetslivet är hur pass medvetna vi är om vart vi är på väg. Att arbeta med tydliga mål och uppgifter är en del i att arbeta hälsofrämjande.
2. Arbetsbelastning och krav
Jobbsnackisar om stress
Här finns tre korta filmer att titta på själv eller ha som underlag vid samtal i arbetsgruppen. Till varje film hör diskussionsfrågor.
3. Möjlighet att påverka
Krav, kontroll och stöd
Vad som påverkar känslan av stress brukar förklaras med Karaseks och Theorells krav-kontroll- och stödmodell. Den beskriver de yttre krav man har i förhållande till den kontroll över situationen man upplever och det stöd man kan få.
4. Stöd
Check-in-övning för att lära känna varann
För att kunna känna stöd från kollegor behöver man lära känna varandra. Ett sätt kan vara att starta arbetsgruppens möte med en check-in-fråga. Här är tre exempel:
- Dagens känsla: Be mötesdeltagarna att välja en emoji som visar deras känsla. Gå laget runt och berätta.
- Isbrytaren: Ställ korta frågor som: vad äter du helst, favoritfilm, om du fick en ledig dag vad skulle du göra då?
- Vykortslådan: Be deltagarna att välja ett vykort från lådan. Gå laget runt och berätta om varför du valt vykortet.
5. Återhämtning
Återhämtning i arbetet
Ofta klarar man kortare perioder av hög arbetsbelastning om man har möjlighet till ordentlig återhämtning efteråt. Det behövs både god sömn på natten och perioder av återhämtning under vaken tid för att man ska må bra.
6. Ledarskap
Delaktighet och arbetsklimat
För att skapa verksamheter med god energi är det viktigt att människor känner sig delaktiga, eftersom delaktighet ökar både engagemanget och viljan att bidra.
7. Kunskap och utveckling
Lära nytt på jobbet
Utbildning är ett sätt att lära nytt, men man kan också lära nytt på jobbet tillsammans. Man kan till exempel:
- titta på webbinarier tillsammans
- låta en kollega hålla föreläsning om sitt specialämne
- fokusera på ett ämne och dela ut en läxa som ska lösas i grupp och sedan redovisa på nästa möte.
8. Kränkande särbehandling
Spela Inkludo
Första steget för att förebygga kränkningar på jobbet är att prata om hur ni har det. Använd spelet Inkludo för att sätta igång samtal om hur ni har det på jobbet i dag och hur ni skulle vilja ha det.
9. Psykologisk trygghet
Våga prata om era misstag
Att våga testa, misslyckas och lära av sina misstag är viktigt för att en organisation ska utvecklas. Psykologen och forskaren Caroline Lornudd tipsar om hur man som chef kan bidra till att främja en orädd arbetskultur.
Boka ett möte med arbetsgruppen i anslutning till att alla åtgärder genomförts. Utvärdera åtgärderna för att undersöka om de gett önskad effekt och vad ni eventuellt behöver arbeta vidare med.
Utvärdera gärna också arbetet med hela medarbetarundersökningen och vad ni kan förbättra till nästa gång.
Ni är nu i mål och har förhoppningsvis fått en bättre arbetsmiljö. Uppmärksamma gärna det jobb ni genomfört och vad ni åstadkommit - väl värt att fira!
Ett gruppsamtal blir riktigt bra först när alla vågar ta plats och säga sin mening. En vanlig metod för att låta alla komma till tals är att varva diskussioner i smågrupper och med samtal där alla deltar.
Det är mycket att tänka på när man ska leda ett samtal. Du behöver lyssna samtidigt som du behåller fokus på syfte och mål. Förbered dig genom att svara på de här fem frågorna. Se dem som ett stöd som du kan återkomma till. Ta gärna med dem när du träffar gruppen.
- Varför är vi här?
- Varför gör vi det tillsammans?
- Vad händer sedan?
- Varför pratar vi om det här?
- Vad ska det leda till?
Om ni fastnar i diskussioner som inte leder framåt kan frågan parkeras och tas upp igen, till exempel vid nästa möte. Rita upp en parkeringsskylt på ett blädderblock och skriv eventuella parkerade frågor där. På så sätt bekräftas att frågan inte glöms bort.
Frågor och svar om OSA-enkäten
Ja, om ni har använt enkäten tidigare kan du välja att jämföra med tidigare genomförda enkäter. Det finns en rullista på översiktssidan för resultatet, där du kan välja vilken enkät du vill jämföra med.
OBS! Denna funktion blev tillgänglig den 5 december 2023, och du kan därför bara jämföra med enkäter som är skapade efter det datumet.
Om du klickar på knappen "Jämför med andra" på resultatsidan visas ett jämförelsevärde för alla som besvarat OSA-enkäten. Jämförelsen visas endast på översiktssidan. Mätningen påbörjades 5 december 2023.
Nej, det kan du inte.
Nej det går bara att svara på enkäten en gång på samma dator eller mobil.