Systematiskt arbetsmiljöarbete definieras i föreskrifterna AFS 2001:1 som "arbetsgivarens arbete med att undersöka, genomföra och följa upp verksamheten på ett sådant sätt att ohälsa och olycksfall i arbetet förebyggs och en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås". Arbetsgivaren har huvudansvaret för arbetsmiljön och för att arbetsmiljöarbetet bedrivs systematiskt. Ansvaret gäller också för inhyrd personal.
De tre delarna undersöka, genomföra och följa upp är centrala i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Med det menas att arbetsgivaren ska undersöka vilka risker som finns på arbetsplatsen och åtgärda dem så att ingen drabbas av en olycka eller av ohälsa. Därefter kontrolleras åtgärderna, så att man är säker på att riskerna har försvunnit eller minskats så mycket det går.
Det är viktigt att det systematiska arbetsmiljöarbetet är en självklar och naturlig del av verksamheten. Det är också angeläget att alla anställda är engagerade och aktiva i arbetsmiljöarbetet. I arbetsmiljölagen står att arbetstagare och arbetsgivare ska samverka för att åstadkomma en god arbetsmiljö. Arbetstagarna har av naturliga skäl oftast en bra kännedom om riskerna i sitt dagliga arbete och bra förslag på åtgärder. Arbetstagarens delaktighet i arbetet ger också bra förutsättningar till ett framgångsrikt genomförande av åtgärderna.
Alla företag med anställd personal, oavsett storlek och verksamhetsområde, ska ha en arbetsmiljöpolicy. Policyn ska visa vilken arbetsmiljö företaget vill uppnå.
Det behövs dokumentation för att kunna planera och följa upp arbetsmiljöarbetet på ett bra sätt. Handlingsplaner, riskbedömningar och instruktioner för allvarliga risker ska dokumenteras skriftligt av alla företag.
För företag med minst 10 anställda krävs även skriftlig dokumentation av arbetsmiljöpolicy, rutiner, uppgiftsfördelning och årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet. På www.prevent.se/regelbanken finns ett verktyg för det systematiska arbetsmiljöarbetet och för att ta fram den skriftliga dokumentationen.