Få ut mer av att-göra-listan

Vad är knepet för att prioritera rätt och minska stressen? David Stiernholm, konsult och författare säger att det handlar om att lära sig skilja på viktigt och bråttom, och att hela tiden ha det klart för sig när man väljer mellan olika arbetsuppgifter. För det som är viktigt är sällan bråttom, och det som är bråttom är inte nödvändigtvis viktigt.

Men om allt verkar vara viktigt då?

– Så kan det ofta kännas, inte minst för personer som är ambitiösa och vill mycket.

I det läget anser David Stiernholm att man behöver skaffa sig en bättre kompassriktning, genom att göra klart för sig vilka mål man vill ta sikte mot. Med tydligt förankrade siktpunkter går det att stå stadigare i vardagens flöde av impulser och arbetsuppgifter. Då kan varje uppgift i att-göra-listan, varje propå från andra, värderas utifrån en enda fråga: Bidrar detta till att ta mig i riktning mot målet?

– Det ger en skön tillfredsställelse att själv avgöra om något är viktigt eller inte, för mig och för den verksamhet som jag ansvarar för. Att det inte avgörs av att någon låter förbaskad, eller skriver mejl med jättemycket utropstecken.

Det finns en rad olika sätt att lägga upp sitt arbete i praktiken, och det gäller att hitta den form som passar den egna personligheten bäst, menar David Stiernholm. Men en bra början är att göra en stram filtrering av inflödet via mejl, telefon och kontakter med andra människor: Innebär detta att något behöver göras? Är det jag som ska göra det, eller är någon annan bättre lämpad?

Därefter är det klokt att samla alla uppgifter som behöver utföras på ett ställe, för att kunna värdera dem i relation till varandra.

Själv har David Stiernholm valt att lägga in sina att-göra-listor i en applikation där det går att skapa etiketter och sortera uppgifter på olika sätt. På så sätt kan han enkelt se vilka uppgifter som är viktiga, bråttom eller både och.

Han är också noga med att dela in större projekt och satsningar i mindre uppgifter. Det minskar risken att de känns så stora och tunga att de inte blir påbörjade.

– Alla uppgifter ska ta kortare tid än en arbetsdag att utföra. För då hinner man bocka av flera på en dag, och det känns så skönt!

För den som känner att viktiga delar av arbetet har en tendens att bli undanträngda av det ständiga inflödet kan ett knep vara att tänka ut egna konkreta uppgifter att lägga till att-göra-listan.

– Säg att jag under året har som mål att höja utvärderingen av mig själv som ledare från 87 till 89 procent i medarbetarenkäten, och att jag vet att medarbetarna har uttryckt att de inte tycker att de ser röken av mig. Då kanske jag varje morgon ska vika en halvtimme åt att slå en lov i kontorslandskapet för att småsnacka. Det är något man kan sätta upp som en återkommande att-göra-uppgift.

David Stiernholm är medveten om att en del tycker att det verkar begränsat och tråkigt att jobba strukturerat. Själv tycker han tvärtom.

– Jag skulle snarare säga att det gör det lättare att få mer av det som är viktigt, genom att man kan strukturera bort det som är krångligt och jobbigt i vardagen. Jag vill ju använda min hjärnkapacitet till det som är stimulerande, och det som jag är bäst på.

Delar av den här artikeln publicerades första gången i januari 2016.