Krisplan ett stöd när en medarbetare dör

Oavsett om det är en medarbetare som dör efter en längre tids sjukdom eller om det är ett hastigt dödsfall, så är det något som påverkar alla – både medarbetare och chefer. Och det är en situation vi kanske inte är så vana vid.

– I den bästa av världar finns en rutin för hur man ska hantera situationen. Det kan vara en del av en krisplan eller en egen checklista. Jag vill verkligen uppmana alla att upprätta en plan, säger

Ida Wanngård som är chef för Ledarnas chefsrådgivning.

Tänk igenom hur informationen ska ske

Att snabbt informera är viktigt, bland annat för att undvika att det börjar spridas rykten. Men det gäller att noga fundera på vilken information som ska delas och till vilka. Och framför allt hur det ska ske.

– Alla som är berörda behöver informeras. Men man behöver utgå från situationen. Är det ett litet företag där alla finns på samma arbetsplats eller ett stort internationellt med medarbetare utspridda.

HR och företagshälsovård kan hjälpa till

Det är klokt att ta hjälp av HR i den här situationen. De kan stötta och hjälpa till med en del av de uppgifter som väntar. Finns företagshälsovård är det en kompetens som kan vara till nytta för krishantering och samtalsstöd.

De medarbetare som arbetat nära den bortgångne ska informeras av sin närmsta chef. Det kan ske i grupp eller enskilt och det är viktigt att alla får informationen, även de som inte befinner sig på arbetsplatsen.

– Sedan kanske HR vill kalla till ett större möte för att informera alla. Inför det ska man noga gå igenom vilken information man kan och vill ge ut.

Skapa en samlingsplats

Medarbetarna kommer att reagera på olika sätt och som chef gäller det att ha en plan för hur det ska hanteras. En del kan ha behov av samtalsstöd direkt medan andra får behov av det senare.

– Det är viktigt att chefen är närvarande i det akuta skedet. Som närmsta chef kan du kalla till uppföljningsmöte där alla får träffas igen. Ha tätare avstämningar efter händelsen, på så sätt kan du säkerställa att medarbetarna får det stöd de behöver. Du behöver också stämma av vilket nätverk medarbetarna har runt sig utanför arbetsplatsen. Övergripande handlar det om ett respektfullt bemötande. Det är avgörande för hur medarbetarna hittar tillbaka, säger Ida Wanngård.

I det tidiga skedet kan det vara en tröst att skapa en samlingsplats på arbetsplatsen där medarbetare kan mötas för att stötta varandra. Det kan exempelvis vara ett fotografi av den avlidne.

Chefen kan också behöva stöd

Många uppgifter landar på chefen att hantera men som chef är du också berörd av det som sker och kan behöva extra stöd.

– Det är viktigt att förstå att chefen också är i sorg och behöver stöttning. Som chef ska du hantera situationen parallellt med dina egna känslor. Där kan det vara bra att kroka arm med HR som kanske inte är direkt berörda och kan se situationen med andra ögon och kan ta en del arbetsuppgifter.

Även externa kontakter som kunder och leverantörer behöver få veta vad som hänt.

– Man behöver informera om att det är förändrade kontaktytor men verkligen fundera hur mycket information man behöver ge ut.

Kontakten med anhöriga

När det gäller kontakter med anhöriga är det du som chef som bör hantera det.

– Det kan bli ett fint möte där anhöriga får berätta vad de vill ha och där arbetsplatsen får visa sina kondoleanser. Det här är också ett tillfälle att stämma av inför begravningen, vad de anhöriga vill.

Utöver krishantering och stöd finns en rad praktiska saker som behöver lösas. Finns det akuta arbetsuppgifter som måste lösas och hur ska arbetet fördelas på sikt.

– Det här skiljer sig egentligen inte från när någon blir plötsligt sjuk eller slutar och det har man ofta checklistor för. Skillnaden är att resten av arbetsgruppen är nedsatt och man får diskutera hur akuta uppgifter ska lösas.