Så styr du upp din arbetsdag

Arbetsdagen börjar och du har en tydlig plan i ditt huvud över vad du ska åstadkomma den här dagen. När klockan närmar sig fem har inte ens hälften av alla dina ”to do” bockats av. I stället har du släckt bränder, förhindrat kriser och svarat på alla meddelanden som löpande trillat in.

Känns det igen? Att vara chef innebär inte bara att du ska leda dina medarbetare och ta ansvar för att utveckla organisationen strategiskt, alltför ofta hamnar du dessutom i ”brandsläckarfällan”. Det leder till stress, sena kvällar och helger framför datorn då de egna arbetsuppgifterna måste betas av.

Foto: Almega Medieföretagen

Viktoria Lundqvist är arbetsrättsjurist och arbetsmiljöexpert på Almega och har under många år arbetat med ledarskapsfrågor och chefsutbildning. Hon utbildar chefer i hälsofrämjande ledarskap och träffar ofta chefer som känner sig otillräckliga i sin roll.

– Många upplever att de hela tiden måste ta hand om saker som inte är planerade, så tiden räcker inte till för att göra de egentliga arbetsuppgifterna. Då brukar jag tipsa om att fylla på ”att-göra-listan” med det du faktiskt har gjort under dagen och sen bocka av varje uppgift som är klar, så att listan inte bara innehåller det du tänkte göra och som inte blev gjort.

Fundera över balansen

En liknande metod är Prevents verktyg ”Fördelning av arbetstid”, som går ut på att du har ett cirkeldiagram där du fyller i hur mycket tid du lägger på olika arbetsuppgifter en vanlig vecka. Det kan vara allt från administration, avstämning med medarbetare och avdelningsmöten till strategiskt arbete, oförutsedda arbetsuppgifter eller reflektion och återhämtning.

– Sen funderar du över balansen, om det är något du behöver göra mindre respektive mer av.

En del av det som hamnar i cirkeln kan du kanske prioritera om, delegera eller rent av sluta med helt, säger hon och tillägger att det är viktigt att reflektera över vad du lägger tid på och om du är nöjd med det.

– Det skapar en känsla av kontroll och ger en överblick över hur arbetsdagen faktiskt ser ut samtidigt som det är ett bra första steg till förändring. Ett tips är att ta med sig diagrammet till sin chef som ett diskussionsunderlag till förändring.

En annan användbar teknik hon gärna tipsar om är Eisenhowers fyrfältsmetod där du helt enkelt sorterar och prioriterar dina arbetsuppgifter i fyra kategorier för att bedöma hur viktiga respektive brådskande de är.

Strategiskt arbete prioriteras ofta bort

– Det är ett jättebra sätt att synliggöra vad du gör på dagarna och fundera över hur mycket tid du lägger på sådant som kanske varken är viktigt eller bråttom och hur mycket du lägger på det som är viktigt men inte bråttom, som förebyggande, relationsskapande och strategiskt arbete. Ofta blir de bitarna nedprioriterade när allt annat pockar på.

Detta är några sätt för att nå bättre balans i jobbet, men glöm inte bort att också vara snäll mot dig själv, säger Viktoria.

– Det hjälper inte att bara ha struktur och kontroll, du måste även ge dig själv lite medkänsla. Som chef förväntas du ofta leda dig själv och då behöver du även vara snäll mot dig själv, både för att bibehålla hälsan och lusten att vara