Bild: Simon Forsmark
Struktur viktigt när arbetet blir mer flexibelt
Publicerat 12 september 2024
Flexibelt arbete är här för att stanna, men utan tydliga riktlinjer och smart planering kan det lätt bli en stressfälla. En ny studie från Högskolan i Gävle visar hur arbetsgivare och medarbetare kan införa rutiner som gör att det fungerar bättre.
Efter pandemin har flexibelt arbete eller hybridkontor – där man växlar mellan distansarbete och kontorsjobb – blivit vardag på många arbetsplatser. Men hur får man egentligen detta arbetssätt att fungera så att både produktiviteten och välmående består?
I en ny studie från Högskolan i Gävle utformades metoder på både individ- och gruppnivå för att stödja organisationer i flexibelt arbete. Drygt 200 personer på en stor myndighet i Sverige deltog i studien.
Enligt Sophie Pagard, forskare i arbetshälsovetenskap vid Högskolan i Gävle, är en nyckel till framgång att arbetsgivaren tydligt definierar vad som gäller.
– Det är viktigt med en gemensam vision och tydliga riktlinjer kring vad som gäller, till exempel hur företaget ser på flexibelt arbete och vilka ramar som finns, säger hon.
Vanligt att jobbet "följer med hem"
Ett vanligt problem för många som jobbar flexibelt är att arbetet lätt ”följer med hem”. Många känner sig tvungna att kolla mejl och vara tillgängliga även efter arbetstid, vilket kan försvåra återhämtningen. Enligt Sophie Pagard är det viktigt att skapa strategier på både individ- och gruppnivå för att kunna släppa jobbet när man är ledig.
– Vi såg att tydliga riktlinjer från organisationen var viktiga, men också att både gruppen och individen behövde utveckla egna strategier. Genom att använda verktyg som OneNote, Outlook och Skype kunde medarbetarna planera och strukturera sina arbetsuppgifter bättre och minska avbrott under dagen, vilket skapade en tydligare gräns mellan arbete och fritid.
Det underlättar med en strategi för hur man använder Teams
En stor utmaning med flexibelt arbete är alla plattformar som kan störa arbetsdagen – mejl, telefon, Skype, Teams och Zoom.
– Det underlättar med en gemensam strategi inom arbetsgruppen för hur man kommunicerar, till exempel att använda Teams för all kontakt och markera om man är tillgänglig eller inte, säger Sophie Pagard.
Ett tips för att undvika stress är att planera in fasta tider för att hantera mejl och att stänga av notiser under resten av arbetsdagen.
– Det kan vara bra att planera in tid för när man kollar mejlen under arbetsdagen, som till exempel på morgonen, efter lunch och innan man går hem.
För medarbetare som jobbar både på distans och på kontoret är god planering avgörande. En strategi som lyfts fram i studien är att avsätta tid i slutet av arbetsdagen för reflektion och planering av nästkommande dag.
– Avsätt tio minuter i slutet av dagen för att reflektera över nästa arbetsdag och prioritera uppgifterna – det hjälper dig att släppa tankarna på jobbet och känna kontroll. Planera också in pauser och lägg in dem i kalendern så att kollegorna vet när du inte är tillgänglig, avslutar Sophie Pagard.
Lyckas med flexibelt arbete
- Skapa en gemensam handlingsplan där förväntningar på anställda framgår.
- Tydlighet om hemvist. Vilka som är på plats måste vara synligt för alla, till exempel genom ett schema som alla kan komma åt.
- Hur snabbt behöver medarbetarna svara på e-post och chatt-meddelanden? Vissa saker går att lösa snabbt eller vara akuta, men att svara på allt direkt kan skapa onödiga avbrott som stör koncentrationen.
- Vad gäller utanför den normala arbetstiden? Sätt upp regler för när man behöver svara på mobil, e-post eller chattar.
- Tydlighet kring om det är okej att gå hem tidigare om arbetstiden är flexibel. Om flextid tillämpas på arbetsplatsen måste kulturen också tillåta att medarbetarna arbetar olika tider på kontoret och på distans.
- Avdelnings- eller gruppchefer behöver löpande se över arbetsplanen för att medarbetarna ska upprätthålla de rutiner gruppen kommit överens om.
Tips från Sophie Pagard, forskare i arbetshälsovetenskap vid Högskolan i Gävle.
Henrik Lenngren
Mer om Digitalisering
-
Fler använder AI i jobbet
AI • Fler använder AI i jobbet, enligt rapporten ”Svenskarna och internet” som släpptes nyligen. Att sammanfatta rapporter och felsöka programkod är några vanliga sätt att använda AI i sin yrkesroll.
-
Arbetsmiljöverket tar tempen på den digitala arbetsmiljön
Digitalisering • Under pandemin fick digitaliseringen i arbetslivet en rejäl skjuts. Nu gör Arbetsmiljöverket en inspektion för att se hur arbetsgivarna tar ansvar för den digitala arbetsmiljön och om de har tillräcklig kunskap.
-
Digitala möten gör hjärnan tröttare
Digitalisering • Digitala möten har blivit en självklarhet och något som vi inte reflekterar över längre. Men enligt forskaren Britta Nordin Forsberg blir vi tröttare och mindre kreativa av att ses på skärm.
Prenumerera på nyhetsbrevet
Ja tack, jag vill få nyheter, inspiration och tips till min mejl varje vecka – helt utan kostnad.
Papperstidning
Få tidningen till din brevlåda fyra gånger per år – helt utan kostnad. Du får fördjupande reportage, tipsinriktade artiklar och kan inspireras av hur andra jobbar med arbetsmiljö.
PrenumereraSenaste om Tips och råd
-
Experten tipsar: så upphandlar ni städtjänster
Arbetsmiljöarbete • Att hitta rätt städfirma handlar om mer än bara att hålla kontoret rent. Att tänka på arbetsmiljö, hållbarhet och specifika behov kan göra skillnad för både trivsel och effektivitet.
-
Sju sätt att undvika perfektionsfällan
Så gör du • Att vara ambitiös och noggrann ska inte förväxlas med att vara perfektionist. Perfektionister ställer orimligt höga krav på sig själva vilket ökar risken för utmattning och depression, enligt den brittiske socialpsykologen Thomas Curran som skrivit en bok om perfektionism.
-
Hantera din oro i fem steg
Psykisk hälsa • Psykologerna Tove Wahlund och Erik Andersson tipsar i en ny bok om hur man kan lära sig att hantera sin oro.