Struktur viktigt när arbetet blir mer flexibelt

Efter pandemin har flexibelt arbete eller hybridkontor – där man växlar mellan distansarbete och kontorsjobb – blivit vardag på många arbetsplatser. Men hur får man egentligen detta arbetssätt att fungera så att både produktiviteten och välmående består?

I en ny studie från Högskolan i Gävle utformades metoder på både individ- och gruppnivå för att stödja organisationer i flexibelt arbete. Drygt 200 personer på en stor myndighet i Sverige deltog i studien.

Enligt Sophie Pagard, forskare i arbetshälsovetenskap vid Högskolan i Gävle, är en nyckel till framgång att arbetsgivaren tydligt definierar vad som gäller.

– Det är viktigt med en gemensam vision och tydliga riktlinjer kring vad som gäller, till exempel hur företaget ser på flexibelt arbete och vilka ramar som finns, säger hon.

Vanligt att jobbet "följer med hem"

Ett vanligt problem för många som jobbar flexibelt är att arbetet lätt ”följer med hem”. Många känner sig tvungna att kolla mejl och vara tillgängliga även efter arbetstid, vilket kan försvåra återhämtningen. Enligt Sophie Pagard är det viktigt att skapa strategier på både individ- och gruppnivå för att kunna släppa jobbet när man är ledig.

– Vi såg att tydliga riktlinjer från organisationen var viktiga, men också att både gruppen och individen behövde utveckla egna strategier. Genom att använda verktyg som OneNote, Outlook och Skype kunde medarbetarna planera och strukturera sina arbetsuppgifter bättre och minska avbrott under dagen, vilket skapade en tydligare gräns mellan arbete och fritid.

Det underlättar med en strategi för hur man använder Teams

En stor utmaning med flexibelt arbete är alla plattformar som kan störa arbetsdagen – mejl, telefon, Skype, Teams och Zoom.

– Det underlättar med en gemensam strategi inom arbetsgruppen för hur man kommunicerar, till exempel att använda Teams för all kontakt och markera om man är tillgänglig eller inte, säger Sophie Pagard.

Ett tips för att undvika stress är att planera in fasta tider för att hantera mejl och att stänga av notiser under resten av arbetsdagen.

– Det kan vara bra att planera in tid för när man kollar mejlen under arbetsdagen, som till exempel på morgonen, efter lunch och innan man går hem.

För medarbetare som jobbar både på distans och på kontoret är god planering avgörande. En strategi som lyfts fram i studien är att avsätta tid i slutet av arbetsdagen för reflektion och planering av nästkommande dag.

– Avsätt tio minuter i slutet av dagen för att reflektera över nästa arbetsdag och prioritera uppgifterna – det hjälper dig att släppa tankarna på jobbet och känna kontroll. Planera också in pauser och lägg in dem i kalendern så att kollegorna vet när du inte är tillgänglig, avslutar Sophie Pagard.