Tema: Arbetsbelastning i förskolan
Förebygg stress med bra planering
Hög arbetsbelastning är en del av vardagen för många i skolan, men med rätt planering och organisering, tydliga gränser och stöd går det ofta att förebygga stress och ohälsa. Här får du tips på hur du kan hantera stressiga situationer och bidra till att skapa balans för dig och dina kollegor.
Hög arbetsbelastning och stress kan vara positivt och skapa energi på kort sikt. Men det behöver varvas med tillräcklig återhämtning, annars kan det leda till ohälsa. Därför handlar det förebyggande arbetet till stor del om att organisera och planera arbetet på ett bra sätt.
I planeringen ska det finnas tillräckligt med tid för paus, rast och reflektion. Du behöver få veta i god tid hur din planering ser ut, och det är ditt ansvar att säga till din chef om planeringen inte verkar realistisk. Då får chefen en chans att hjälpa till så att planeringen fungerar eller att göra om planeringen.
I filmen kommenterar Arbetsmiljöverkets expert Pär Axelsson ämnet arbetsbelastning i förskolan.
Arbeta i grupp
I pdf:en finns faktaunderlag och gruppövningar för att arbeta med temat tillsammans. Övningarna är presenterade så att de enkelt kan visas på en stor skärm. De passar bra att använda på till exempel arbetsplatsträffar.
Till pdf:en - ska vara en knapp
Fundera en kort stund över de här frågorna:
- Hur brukar du och dina kollegor hjälpas åt när det är mycket att göra eller när det är personal borta? Vem tar initiativ till det?
- Vad tycker du att din chef skulle kunna göra för att förbättra arbetsbelastningen för dig och dina kollegor?
Dilemma: Risk för kaos
Här kommer ett dilemma som kan uppstå i förskolan. Vad ska man göra när flera i personalen är sjuka och resurserna inte räcker till för alla barn?
Astrid arbetar på en avdelning med 20 barn. Flera av barnen har särskilda behov, och det händer ofta att framförallt ett barn biter eller slår andra barn. Bemanningen ska enligt planeringen vara en förskolllärare, två barnskötare och en extra resurs.
På morgonen får Astrid veta att den ena ordinarie personalen är sjuk, den andra vabbar och den extra resursen behövs på en annan avdelning. Astrid kommer att vara ensam med två nya vikarier under hela förmiddagen. Samtidigt är nästan alla barn där. Astrid känner direkt att hon blir stressad och orolig över hur hon ska klara av det.
Vad tycker du att Astrid ska göra?
Det är aldrig fel att kontakta chefen eller kollegorna och be om hjälp om man ställs inför en uppgift som man upplever som för svår, som Astrid gör i det här fallet. Ofta går det lättare att lösa problemet tillsammans eller få hjälp med att prioritera eller anpassa uppgiften.
Även om Astrid skulle bestämma sig för att bita ihop och inte ta hjälp av chefen eller kollegorna är det viktigt att hon pratar med chefen om situationen i efterhand. Hon kan också rapportera händelsen som ett tillbud för att dokumentera vad som hänt och vilka risker det hade kunnat innebära.
Chefen behöver undersöka vilka åtgärder som krävs, och kan till exempel behöva se över bemanningen och rutinerna för när man tar in och fördelar vikarier i verksamheten. Chefen kan också behöva se över kommunikationen så att personalen hinner förbereda sig och planera om vid tillfällen när många är sjuka.
Det är aldrig fel att kontakta chefen eller kollegorna och be om hjälp om man ställs inför en uppgift som man upplever som för svår, som Astrid gör i det här fallet. Ofta går det lättare att lösa problemet tillsammans eller få hjälp med att prioritera eller anpassa uppgiften.
Även om Astrid skulle bestämma sig för att bita ihop och inte ta hjälp av rektorn eller kollegorna är det viktigt att hon pratar med rektorn om situationen i efterhand. Hon kan också rapportera händelsen som ett tillbud för att dokumentera vad som hänt och vilka risker det hade kunnat innebära.
Chefen behöver undersöka vilka åtgärder som krävs, och kan till exempel behöva se över bemanningen och rutinerna för när man tar in och fördelar vikarier i verksamheten. Chefen kan också behöva se över kommunikationen så att personalen hinner förbereda sig och planera om vid tillfällen när många är sjuka.
Det är aldrig fel att kontakta chefen eller kollegorna och be om hjälp om man ställs inför en uppgift som man upplever som för svår, som Astrid gör i det här fallet. Ofta går det lättare att lösa problemet tillsammans eller få hjälp med att prioritera eller anpassa uppgiften.
Även om Astrid skulle bestämma sig för att bita ihop och inte ta hjälp av rektorn eller kollegorna är det viktigt att hon pratar med rektorn om situationen i efterhand. Hon kan också rapportera händelsen som ett tillbud för att dokumentera vad som hänt och vilka risker det hade kunnat innebära.
Chefen behöver undersöka vilka åtgärder som krävs, och kan till exempel behöva se över bemanningen och rutinerna för när man tar in och fördelar vikarier i verksamheten. Chefen kan också behöva se över kommunikationen så att personalen hinner förbereda sig och planera om vid tillfällen när många är sjuka.
Frågor till dilemmat
- Har du någon gång ställts inför en liknande situation? Vad gjorde du då?
- Vad tycker du att Astrids chef ska göra för att förhindra att sådana här situationer uppstår?
Om du är chef kan du även fundera på det här:
- Vad skulle du vilja att dina medarbetare gör om de hamnar i en situation som liknar Astrids?
- Vad kan du som chef göra för att underlätta för de medarbetare som är på jobbet när många är frånvarande?
Dilemma: Krånglande teknik
Här kommer ett dilemma som kan uppstå i förskolan. Hur ska man arbeta när det inte går att följa rutinerna för kommunikation på ett bra sätt?
Flera gånger i veckan skickar Kim ut information till vårdnadshavarna via en digital plattform. Plattformen krånglar ofta, men med lite tålamod brukar det fungera till slut. Men i dag har Kim bråttom. Informationen är redan försenad eftersom flera i personalen har varit sjuka under veckan, och nu är det fredag eftermiddag. Vårdnadshavarna behöver få informationen innan helgen, och Kim själv behöver gå från jobbet i tid för att hämta sina egna barn på en annan förskola.
Kim blir mer och mer stressad över att tekniken inte fungerar. Det är inte tillåtet att skicka ut information via mejl enligt förskolans rutiner, och det finns ingen it-support att få tag i.
Vad tycker du att Kim ska göra?
När de digitala systemen inte fungerar kan det skapa oro och stress i en redan pressad arbetssituation. Om det finns en it-avdelning eller it-support är det ofta ett bra första steg att kontakta dem. Om det inte går att få support kan nästa steg vara att kontakta chefen eller någon annan ansvarig chef som kan hjälpa till att prioritera eller besluta hur informationen ska nå ut.
Om ingen chef är tillgänglig behöver Kim själv göra en bedömning av situationen. Kanske kan någon annan försöka skicka ut informationen senare på eftermiddagen, eller så får man göra ett undantag från rutinerna och skicka informationen via mejl. I så fall är det dock viktigt att följa förskolans rutiner för att behandla personuppgifter så att inte vårdnadshavarna kan se varandras mejladresser.
I efterhand är det bra om Kim rapporterar händelsen som ett tillbud och att hennes chef undersöker vilka åtgärder som behövs för att förebygga liknande händelser när tekniken krånglar i framtiden.
När de digitala systemen inte fungerar kan det skapa oro och stress i en redan pressad arbetssituation. Om det finns en it-avdelning eller it-support är det ofta ett bra första steg att kontakta dem. Om det inte går att få support kan nästa steg vara att kontakta chefen eller någon annan ansvarig chef som kan hjälpa till att prioritera eller besluta hur informationen ska nå ut.
Om ingen chef är tillgänglig behöver Kim själv göra en bedömning av situationen. Kanske kan någon annan försöka skicka ut informationen senare på eftermiddagen, eller så får man göra ett undantag från rutinerna och skicka informationen via mejl. I så fall är det dock viktigt att följa förskolans rutiner för att behandla personuppgifter så att inte vårdnadshavarna kan se varandras mejladresser.
I efterhand är det bra om Kim rapporterar händelsen som ett tillbud och att hennes chef undersöker vilka åtgärder som behövs för att förebygga liknande händelser när tekniken krånglar i framtiden.
När de digitala systemen inte fungerar kan det skapa oro och stress i en redan pressad arbetssituation. Om det finns en it-avdelning eller it-support är det ofta ett bra första steg att kontakta dem. Om det inte går att få support kan nästa steg vara att kontakta chefen eller någon annan ansvarig chef som kan hjälpa till att prioritera eller besluta hur informationen ska nå ut.
Om ingen chef är tillgänglig behöver Kim själv göra en bedömning av situationen. Kanske kan någon annan försöka skicka ut informationen senare på eftermiddagen, eller så får man göra ett undantag från rutinerna och skicka informationen via mejl. I så fall är det dock viktigt att följa förskolans rutiner för att behandla personuppgifter så att inte vårdnadshavarna kan se varandras mejladresser.
I efterhand är det bra om Kim rapporterar händelsen som ett tillbud och att hennes chef undersöker vilka åtgärder som behövs för att förebygga liknande händelser när tekniken krånglar i framtiden.
Frågor till dilemmat
- Vilka digitala system använder du i din vardag?
- Har det hänt att de inte fungerat som de ska? Vad gjorde du då?
- Vet du vem du kan vända dig till om tekniken krånglar?
Om du är chef kan du även fundera på det här:
- Har din förskola rutiner för hur man ska använda digitala system och vad man ska göra om tekniken inte fungerar
- Vad kan du göra för att förebygga att personalen hamnar i liknande situationer som Kim?
Arbetsmiljöskolans webbutbildning för skolan
En grundläggande arbetsmiljöutbildning för alla som jobbar i skolan, från förskoleklass till gymnasiet. Du får lära dig hur man förbättrar trivseln och säkerheten på jobbet.