Skapa en sund digital arbetsmiljö

1. Inför regler för teknikanvändning
Studier visar att störande ljud i öppet kontorslandskap kan sänka prestationen med 66 procent. Svårast för hjärnan att hantera är ljud som det inte finns något naturligt slut på, till exempel samtal. För att kunna arbeta effektivt krävs en gemensam policy på arbetsplatser för teknikanvändning under arbetstid. Lämna mobilen och gärna all elektronisk utrustning utanför mötesrummet. Om du sitter i kontorslandskap är det viktigt att sätta mobilen på ljudlöst läge och om möjligt lämna rummet vid telefonsamtal.

2. Planera din tillgänglighet
Varje gång vi blir avbrutna tar det upp till 25 minuter att återfå full koncentration. Det är uttröttande för hjärnan att ständigt vara i kontakt med omvärlden, den behöver pauser. För att slippa ständiga avbrott kan man införa fasta mejl- och telefontider, till exempel klockan 8.00, 13.00 och 16.30. Definiera även vilka förväntningar på tillgänglighet som gäller utanför arbetstid.

3. Gör rätt sak vid rätt tidpunkt
Kartlägg din energinivå under en arbetsdag och jämför med de arbetsuppgifter du utför. Målet är att svåra uppgifter som kräver koncentration ska göras när din energinivå är högst. Rita gärna upp ett diagram med tiden på x-axeln och energinivån på y-axeln. Gör sedan en arbetsdagbok där du detaljerat skriver ner vad du arbetar med vid olika tidpunkter under en representativ dag. Risken att distraheras är störst när koncentrationsnivån är lägst. Därför kan det vara en god idé att till exempel förlägga ett viktigt möte på morgonen när du känner dig pigg och svara på mindre viktiga mail innan lunch när du börjar bli trött och hungrig.

4. Appar hjälper dig arbeta ostört
Uppskattningsvis använder färre än hälften av oss tjänster som vår arbetsgivare tillhandahåller för att vi ska kunna arbeta effektivare. Ett exempel är appen för mobil växelfunktion. Med en enkel knapptryckning hjälper den oss att hänvisa samtal vidare till växel eller kollega när vi behöver jobba ostört. Eller lämna meddelande om att vi inte är anträffbara. Det är även lätt att via mobilen styra om vi vill vara anträffbara eller ej under ett möte. Detta kan göras redan vid bokningssituationen.

5. Koppla ner under semestern
Sätt mobilen i flygplansläge på semestern. Vi behöver lära oss att vi klarar oss utan att vara ständigt uppkopplade. Detta kan vara ett sätt att återfå kontrollen över tekniken. Att hålla sig uppdaterad på social medier är lika frestande för hjärnan som en stor skål med godis. Har vi tagit en godisbit vill vi gärna ta fler eftersom det sätter igång hjärnans belöningssystem. Det krävs disciplin för att avstå. Samma sak gäller när vi avstår från att vara uppkopplade.