Minskad stress med digitala möten

Ulf Pilerot är projektledare för ett projekt som drivs av Trafikverket på regeringens uppdrag. Målet är att minska resandet och utveckla digitala mötesformer i myndigheter.

– Det här är ingen rocket science men det gäller att hitta systematik i arbetssättet, och att förankra det i organisationen. För det handlar inte bara om att låta en IT-person ordna teknik. Även andra behöver vara med, exempelvis HR och ledningen. Och man behöver först ta reda på hur mycket vi reser, vilka som reser mest och vilka behov som finns, säger han.

Hans eget intresse för frågan väcktes långt innan Trafikverket fick regeringsuppdraget. Med arbetsplatsen i Luleå reste han mycket och funderade över alternativa mötessätt. Han kom i kontakt med en forskare och tillsammans utvecklade de en metod med tio steg för att börja använda digitala möten; från att ta reda på utgångsläge och förankra, till att utse arbetsgrupp, ansvariga, ordna teknik, informera och följa upp. I dag har ett 80-tal myndigheter använt metoden.

Resultatet för de myndigheter som varit med från starten är minskade koldioxidutsläpp med i snitt 23 procent per anställd under en femårsperiod, jämfört med 4 procent för andra myndigheter. Så miljövinsterna är stora. Men även arbetsmiljön påverkas positivt, anser Ulf Pilerot.

– Alla vill ju ha balans i livet, man vill till exempel komma hem på kvällen och lägga sina småbarn. Digitala möten minskar stressen, man behöver inte sitta och vänta på flygplatser.

Nackdelen är möjligheten till ständig uppkoppling; att alltid vara i möte. Och även om digitala möten har många fördelar, behövs fortfarande fysiska möten.

– Det handlar om att tänka till, och ta bort onödiga möten. Och förstå att det går att ha kvalitativa möten utan att transportera sig.

En fråga som blivit allt mer aktuell i myndighetsvärlden är säkerheten. Hur hanteras säkerhetsklassad information i digitala möten?

– Många är oroliga och ser allt som klassificerat. Men det kanske bara är en procent av allt innehåll som ingen annan får lyssna på. Resten kan hanteras i digitala möten också.