Tips – upphandla arbetsmiljö- och hälsotjänster

Publicerat 31 januari 2020

Ska ni upphandla en arbetsmiljö- eller hälsotjänst? Bra, det är väl bara att göra, eller? Ett vanligt fel när tjänster ska upphandlas är att det bara görs utan att man funderar över vilket behov som ska fyllas. Men genom att låta processen ta lite tid, analysera behoven och ställa kritiska frågor blir slutresultatet ofta mycket bättre.

1. Gör en behovsanalys

Ha inte bråttom när ni ska upphandla en arbetsmiljö- eller hälsotjänst. Den viktigaste frågan att ställa sig när det är dags att upphandla är varför ni överhuvudtaget ska köpa tjänsten. För att kunna besvara den frågan är det viktigt att göra en behovsanalys (se faktaruta här intill). Ett behov kan vara upplevt, det vill säga ni känner att det är något som inte fungerar på arbetsplatsen. Men ett behov kan också vara att uppfylla det som lagen kräver.

2. Ta reda på fakta om tjänsten

När en arbetsmiljö- eller hälsotjänst ska köpas in är det viktigt att ta reda på så mycket som möjligt om den. Välj tjänster som är baserade på forskning. Men nöj er inte där. Forskning är bra, men bara för att något är framtaget utifrån vetenskap behöver det inte vara en bra tjänst. Forskning kan vara ofullständig eller dåligt utförd och därför är det viktigt att se på vilket sätt produkten eller tjänsten är vetenskapligt baserad. Bra frågor att ställa om tjänsten eller produkten är om den är framtagen för den målgrupp som ni tänker använda den på samt om materialet är utvärderat och om utvärderingen finns publicerad.

3. Undersök olika alternativ

Det finns en väldig mängd utförare och de skiljer sig åt i storlek, kvalitet, bakgrund och så vidare. En fråga att ställa sig om utföraren är hur deras förmåga att vara kritiska mot sin egen verksamhet och sina egna produkter ser ut. En person som ärligt kan svara att det finns brister i produkten de erbjuder och att dessa är kartlagda är tecken på en mer pålitlig person än en som inte kan se några egna brister alls. Vi bör som upphandlare ställa frågorna om vilka brister som finns, vilka som är leverantörens bästa konkurrenter och så vidare. En leverantör som känner till sina konkurrenter har ofta bra koll på branschen.

4. Byt leverantör då och då

Det är lätt hänt att hålla fast vid en tjänst även om man är missnöjd med den. Kanske har man investerat mycket pengar i en lösning och ser det som ett misslyckande att byta. Men fundera över behoven på längre sikt och väck frågan då och då om det finns någon annan som kan leverera det ni behöver.

Källa: Mattias Lundberg, docent i psykologi vid Umeå universitet

FAKTA

Behovsanalys

Regulatoriskt behov: föreskrifter kräver att vi har en viss tjänst.
Upplevt behov: vi känner att det är något som inte funkar. Här är det viktigt att fundera på vad som ger uttryck för den upplevda problematiken och vad som kan ligga bakom.
Påkallat behov: en blandning av de regulatoriska och upplevda behoven. Det kan finnas någon form av yttre indikation, kanske visar en genomförd enkät att det finns brister och vi tycker att det är tillräckligt konkret.
Reellt behov: här är det tydligt vad som är behovet.