Så leder du förändring på jobbet

Att vara förändringsbenägen och flexibel är egenskaper som ger hög status i vår kultur. Men våra hjärnor är inställda på överlevnad och reagerar starkt när något förändras eller riskerar att förändras, säger Frida Skog, organisationspsykolog på Sandahl Partners som hjälper företag med förändringsprocesser.

– Jobbet är viktigt för de flesta av oss och vi tillbringar en stor del av vår vakna tid där. När vi ställs inför förändringar av organisation, rutiner och mål så händer ganska mycket i oss. Även om de som leder förändringsarbetet säger att det kommer att bli bra i slutändan så vet vi inte om det verkligen blir så. Vi är inte där än, vi vet inte om det verkligen stämmer, säger hon.

Förstå de olika faserna

För den som ska leda förändringsarbetet underlättar det att ha en tydlig förändringsmodell att utgå ifrån där man jobbar utifrån olika faser. Då får du som leder arbetet lättare att se vad som behövs i varje fas och förstå medarbetarnas reaktioner.

– Då kan man se att nu befinner vi oss i informationsfasen eller i förståelsefasen och då är det naturligt att medarbetarna, kollegor eller vi själva reagerar så här.

Tydlig med målbilden

De organisationer som lyckas bra med förändringar har ofta ett engagemang i högsta ledningen som gör att man får rollförebilder som både kan agera och visa. Man är också tydlig med varför förändringen är nödvändig och vad målbilden är, det vill säga hur man ska arbeta och vad resultatet förväntas bli.

– Under hela processen är det viktigt att jobba med att levandegöra hur det kommer att bli när förändringen är genomförd.

Men även en smidig förändringsprocess kommer att innebära att det kan bli tufft. Som förändringsledare är det nödvändigt att ställa in sig på det och inte ta det personligt.

– Det kommer att bli knöligheter och skav på vägen. Det kan ofta bli lite kantiga och aviga frågor. Du som ledare får jobba på att höra vad som egentligen är frågan. Smarttolka medarbetarna eller låt någon ställa om frågan. Men med det sagt ska du inte acceptera vad som helst.

Visa medkänsla

En del medarbetare behöver mer tid för att ta till sig förändringar. Ge dem det men gör klart att det som är planerat kommer att ske. Tillsammans kan ni göra upp en plan för hur personen ska kunna kliva in i det nya. Ibland handlar motståndet om att det är så mycket i en persons liv att hen inte orkar med ytterligare krav på att göra på nya sätt.

– Hitta förståelse utan att släppa förväntningarna på personen. Att det känns som att det blir för mycket kan också drabba dig som förändringsledare. Då får du visa lite medkänsla med dig själv och låta det ta tid. Eller prata med din chef. Som någon som är med och genomför förändring behöver du ha människor med dig och forum där ni kan ta upp frågor och stötta varandra.

Utvärdera

När det nya är på plats är uppföljning och utvärdering nödvändig, både av vad förändringen resulterat i och av själva förändringsprocessen.

– De som lyckas börjar ganska snabbt mäta och titta på verkliga förändringar och kommunicera tillbaka till medarbetarna vilka resultat förändringen gett – allra helst för verksamheten och dem den är till för. Det är också viktigt att utvärdera förändringsprocessen för att lära för framtida förändringar. Här är det också bra att vara öppen gentemot sina medarbetare och berätta att här ser vi att vi hade kunnat göra annorlunda.