Skriv så att din text blir läst

Oavsett om du skriver en PowerPoint-presentation, en rapport eller ett mejl vill du att mottagaren ska läsa och förstå budskapet. Därför är det klokt att börja med att fundera över vem du skriver för och vad du vill uppnå. Ska texten informera, övertyga, sälja något eller få läsaren att utföra en uppgift?

Tänk också på vilka förkunskaper läsaren har och i vilken situation texten kommer att läsas. Behöver mottagaren snabbt få en överblick, eller finns det tid och behov av mer detaljer? När du har svar på de frågorna blir det lättare att välja rätt innehåll, språk och längd.

Ett annat tips är att fundera på vad som måste vara med i texten och vad som kan tas bort.

– Våga prioritera och rensa. Vi hanterar stora mängder information varje dag och orkar inte ta in för mycket, säger Anna Kleinwichs Magnusson, copywriter och grundare av Stockholms skrivbyrå.

Klarspråk gör budskapet tydligare

Undvik också att krångla till texten i onödan med svåra begrepp och långa meningar. Klarspråk är en bra modell att utgå från – då anpassar du formuleringar, textens struktur och utformning utifrån mottagarnas behov och intresse.

– Klarspråk handlar om att hjälpa läsaren. Det gör man genom att skriva texter som är tydliga och som skapar ett förtroende hos den som läser. En annan fördel är att klarspråk ger möjlighet att ranka högt på internet och i AI-verktyg. Både människor och maskiner gillar den struktur och tydlighet som kommer med klarspråk.

I dagens informationsflöde har vi lärt oss att snabbt skanna av inledning och mellanrubriker för att ta till oss innehåll. Genom att starta med det viktigaste eller göra en sammanfattning av texten inledningsvis får läsaren hjälp. En tydlig och informativ inledning guidar också vidare i texten.

Så använder du AI på ett smart sätt

I dag finns oändliga möjligheter att ta hjälp av AI för att förbättra sin text. Men hur bra slutprodukten blir beror på hur väl du instruerar eller promptar det AI-verktyg du använder.

– Du behöver fundera igenom vad du önskar så att du kan sätta ramar och formulera exakt vad du vill ha; målgrupp, vinkel och språk. Ju tydligare du är, desto bättre blir resultatet.

Men även om AI-verktygen skriver texterna på svenska så är modellerna skapade med utgångspunkt i amerikansk engelska och det kan visa sig i form av långa meningar med många bisatser.

– När du genererar en text med AI blir det extra viktigt att se över språket. Läs mening för mening, skriv om och byt ut ord där det behövs. Var och en av oss har ett unikt språk och genom att lägga in ord som du själv brukar använda blir texten mer levande.

Tar du hjälp av AI är det också viktigt att granska fakta och sanningshalten i texten.

– Det går alldeles utmärkt att skriva bra texter med hjälp av AI om du vet vad du ska be om.

Ett annat hjälpmedel att använda sig av är LIX, läsbarhetsindex, som tittar på andelen långa ord och meningarnas längd och sedan räknar fram ett index som visar på hur lättillgänglig en text är.

– Det är lätt att överskatta läsarens intresse och läslust. Om du vill överföra kunskap och skapa engagemang behöver texten vara lätt att förstå och skön att läsa, säger Anna Kleinwichs Magnusson.