Tema: Arbetsbelastning
Hög arbetsbelastning är en del av vardagen för många i skolan, men med rätt planering, tydliga gränser och stöd går det ofta att förebygga stress och ohälsa. Här får du tips på hur du kan hantera stressiga situationer och bidra till att skapa balans för dig och dina kollegor.
Hög arbetsbelastning och stress kan vara positivt och skapa energi på kort sikt. Men den behöver varvas med tillräcklig återhämtning – annars kan det leda till ohälsa. Därför handlar det förebyggande arbetet till stor del om att organisera och planera arbetet på ett bra sätt.
I skolans värld kan det vara en utmaning, men det är viktigt att det finns en bra planering i grunden. Det ska finnas tillräckligt med tid för paus, rast och reflektion. Du behöver få veta i god tid hur din planering ser ut, och det är ditt ansvar att säga till din chef om planeringen inte verkar realistisk. Då finns möjlighet att hjälpa till så att planeringen fungerar, eller att göra om den.
I filmen kommenterar Arbetsmiljöverkets sakkunnige Kristian Hansson ämnet arbetsbelastning i skolan.
Arbeta med arbetsbelastning i grupp
I pdf:en finns faktaunderlag och gruppövningar för att arbeta med arbetsbelastning tillsammans. Övningarna är presenterade så att de enkelt kan visas på en stor skärm. De passar bra att använda på till exempel arbetsplatsträffar.
Ladda ner pdfFundera en kort stund över de här frågorna:
- Brukar du och dina kollegor hjälpas åt när det är mycket att göra? Hur går det i så fall till? Vem tar initiativ till det?
- Vad tycker du att din chef kan göra för att förbättra arbetsbelastningen?
Dilemma: Risk för kaos i klassrummet
Här kommer ett dilemma som kan uppstå i skolan. Vad ska man göra när flera i personalen är sjuka och resurserna inte räcker till för alla elever?
Astrid arbetar i en klass med 25 elever. Flera av eleverna har åtgärdsprogram och särskilda behov, och det har förekommit att elever kränker varandra både på och mellan lektionerna. Bemanningen i klassrummet ska enligt planeringen vara två elevassistenter och en lärare, men när skoldagen börjar är många medarbetare sjuka.
När Astrid kommer till klassrummet inser hon att hon är ensam vuxen på plats. Samtidigt är nästan alla elever där. Astrid känner direkt hur hon blir stressad och orolig över hur hon ska klara av lektionen. Vad tycker du att hon ska göra?
Det är aldrig fel att kontakta rektorn eller kollegorna och be om stöd om man ställs inför en uppgift som man upplever som för svår, som Astrid gör i det här fallet. Ofta går det lättare att lösa problemet tillsammans eller få hjälp med att prioritera eller anpassa uppgiften. Det spelar också roll var Astrid arbetar.
Om hon arbetar med yngre åldrar har skolan ett tillsynsansvar, vilket gör att hon inte kan ställa in lektionen och lämna eleverna. Då behöver hon och hennes chef och kollegor lösa situationen på något sätt. Om hon istället arbetar på en gymnasieskola och bedömer att hon inte kan genomföra lektionen på ett säkert sätt, till exempel för att eleverna ska hantera maskiner eller annan utrustning, kan det vara möjligt och lämpligt att ställa in lektionen eller byta ut riskfyllda moment.
Även om Astrid bestämmer sig för att bita ihop och inte ta hjälp av rektorn eller kollegorna kan det vara bra att prata med rektorn om situationen i efterhand. Rektorn kan till exempel behöva se över rutinerna för när man tar in och fördelar vikarier i verksamheten. Rektorn kan också behöva se över kommunikationen så att personalen hinner förbereda sig och planera om vid tillfällen när många är sjuka.
Det är aldrig fel att kontakta rektorn eller kollegorna och be om stöd om man ställs inför en uppgift som man upplever som för svår, som Astrid gör i det här fallet. Ofta går det lättare att lösa problemet tillsammans eller få hjälp med att prioritera eller anpassa uppgiften. Det spelar också roll var Astrid arbetar.
Om hon arbetar med yngre åldrar har skolan ett tillsynsansvar, vilket gör att hon inte kan ställa in lektionen och lämna eleverna. Då behöver hon och hennes chef och kollegor lösa situationen på något sätt. Om hon istället arbetar på en gymnasieskola och bedömer att hon inte kan genomföra lektionen på ett säkert sätt, till exempel för att eleverna ska hantera maskiner eller annan utrustning, kan det vara möjligt och lämpligt att ställa in lektionen eller byta ut riskfyllda moment.
Även om Astrid bestämmer sig för att bita ihop och inte ta hjälp av rektorn eller kollegorna kan det vara bra att prata med rektorn om situationen i efterhand. Rektorn kan till exempel behöva se över rutinerna för när man tar in och fördelar vikarier i verksamheten. Rektorn kan också behöva se över kommunikationen så att personalen hinner förbereda sig och planera om vid tillfällen när många är sjuka.
Det är aldrig fel att kontakta rektorn eller kollegorna och be om stöd om man ställs inför en uppgift som man upplever som för svår, som Astrid gör i det här fallet. Ofta går det lättare att lösa problemet tillsammans eller få hjälp med att prioritera eller anpassa uppgiften. Det spelar också roll var Astrid arbetar.
Om hon arbetar med yngre åldrar har skolan ett tillsynsansvar, vilket gör att hon inte kan ställa in lektionen och lämna eleverna. Då behöver hon och hennes chef och kollegor lösa situationen på något sätt. Om hon istället arbetar på en gymnasieskola och bedömer att hon inte kan genomföra lektionen på ett säkert sätt, till exempel för att eleverna ska hantera maskiner eller annan utrustning, kan det vara möjligt och lämpligt att ställa in lektionen eller byta ut riskfyllda moment.
Även om Astrid bestämmer sig för att bita ihop och inte ta hjälp av rektorn eller kollegorna kan det vara bra att prata med rektorn om situationen i efterhand. Rektorn kan till exempel behöva se över rutinerna för när man tar in och fördelar vikarier i verksamheten. Rektorn kan också behöva se över kommunikationen så att personalen hinner förbereda sig och planera om vid tillfällen när många är sjuka.
Frågor till dilemmat
- Har du någon gång ställts inför en liknande situation? Vad gjorde du då?
- Vad tycker du att rektorn ska göra för att förhindra att sådana här situationer uppstår?
Reflektionsfrågor för chefer
- Vad skulle du vilja att dina medarbetare gör om de hamnar i en liknande situation?
- Vad kan du som chef göra för att underlätta för de som är på jobbet när många är frånvarande?
Dilemma: Krånglande digitala system
Här kommer ett dilemma som kan uppstå i skolan. Hur ska man arbeta när det inte går att följa rutinerna för kommunikation på ett bra sätt?
Kim arbetar på fritidshem och skickar varje vecka ut information till vårdnadshavarna via en digital plattform. Plattformen krånglar ofta, men med lite tålamod brukar det fungera till slut. Men idag har Kim bråttom. Informationen är redan försenad eftersom flera i personalen har varit sjuka under veckan, och nu är det fredag eftermiddag. Vårdnadshavarna behöver få informationen innan helgen, och Kim själv behöver gå från jobbet i tid för att hämta sina egna barn på en annan skola.
Kim blir mer och mer stressad över att tekniken inte fungerar. Det är inte tillåtet att skicka ut information via mejl enligt skolans rutiner, och det finns ingen it-support att få tag i. Vad tycker du att Kim ska göra?
Olika tekniska lösningar och digitala system är viktiga för skolans verksamhet. När de inte fungerar kan de skapa oro och stress i en redan pressad arbetssituation. Om det finns en it-avdelning på skolan eller it-support som är tillgänglig via telefon är det ofta ett bra första steg att kontakta dem för att få hjälp.
Kim ska inte behöva stanna längre på jobbet för att tekniken och skolans rutiner gör att det inte går att göra klart veckans arbete. Kim kan behöva be rektorn eller någon annan ansvarig chef om hjälp med att prioritera eller besluta hur informationen ska nå ut.
Kanske kan någon annan försöka skicka informationen senare på eftermiddagen, eller så får man göra ett undantag från rutinerna och skicka den via mejl den här gången. I så fall är det dock viktigt att följa skolans rutiner för att behandla personuppgifter via mejl så att inte vårdnadshavarna kan se andra vårdnadshavares mejladresser.
Olika tekniska lösningar och digitala system är viktiga för skolans verksamhet. När de inte fungerar kan de skapa oro och stress i en redan pressad arbetssituation. Om det finns en it-avdelning på skolan eller it-support som är tillgänglig via telefon är det ofta ett bra första steg att kontakta dem för att få hjälp.
Kim ska inte behöva stanna längre på jobbet för att tekniken och skolans rutiner gör att det inte går att göra klart veckans arbete. Kim kan behöva be rektorn eller någon annan ansvarig chef om hjälp med att prioritera eller besluta hur informationen ska nå ut.
Kanske kan någon annan försöka skicka informationen senare på eftermiddagen, eller så får man göra ett undantag från rutinerna och skicka den via mejl den här gången. I så fall är det dock viktigt att följa skolans rutiner för att behandla personuppgifter via mejl så att inte vårdnadshavarna kan se andra vårdnadshavares mejladresser.
Olika tekniska lösningar och digitala system är viktiga för skolans verksamhet. När de inte fungerar kan de skapa oro och stress i en redan pressad arbetssituation. Om det finns en it-avdelning på skolan eller it-support som är tillgänglig via telefon är det ofta ett bra första steg att kontakta dem för att få hjälp.
Kim ska inte behöva stanna längre på jobbet för att tekniken och skolans rutiner gör att det inte går att göra klart veckans arbete. Kim kan behöva be rektorn eller någon annan ansvarig chef om hjälp med att prioritera eller besluta hur informationen ska nå ut.
Kanske kan någon annan försöka skicka informationen senare på eftermiddagen, eller så får man göra ett undantag från rutinerna och skicka den via mejl den här gången. I så fall är det dock viktigt att följa skolans rutiner för att behandla personuppgifter via mejl så att inte vårdnadshavarna kan se andra vårdnadshavares mejladresser.
Frågor till dilemmat
- Vilka digitala system använder du i din vardag?
- Har det hänt att de inte fungerat som de ska? Vad gjorde du då? Vet du vem du kan vända dig till om tekniken krånglar?
Reflektionsfrågor för chefer
- Har din skola rutiner för hur ni ska använda digitala system och vad man ska göra om tekniken inte fungerar?
- Vad kan du göra för att förebygga att personalen hamnar i liknande situationer som Kim?
OSA Introduktion
OSA Introduktion är en digital utbildning som vänder sig till chefer, skyddsombud och medarbetare som vill sätta sig in i reglerna om organisatorisk och social arbetsmiljö.
Kostnadsfritt