Skapa en plan för krissituationer

1. Utse en krisgrupp 

En krisgrupp är inget man sätter ihop när en kris uppstår utan den ska finnas på plats redan innan krisen kommer. De som är med i gruppen ska ha kunskap och befogenheter att hantera det som skett. Ingen ska behöva tveka kring sin uppgift om något händer, därför är det viktigt med en tydlig rollfördelning och uttalat ansvar och mandat. Ett tips är att krisgruppen rapporterar direkt till ledningsgruppen. Då blir det snabbare och mer effektiva beslut.

2. Utgå från verksamheten

Hur aktiv krisgruppen ska vara beror på verksamheten. Om ni ofta utsätts för hot eller andra allvarliga händelser behövs en intern grupp som jobbar aktivt. Ett mindre företag med få incidenter kan ha en vilande krisgrupp som aktiveras vid en kris och som kanske tar extern hjälp av företagshälsovård eller en krisexpert. Men om man har en mindre aktiv krisgrupp är det viktigt att bestämma vem som avgör när krisplanen ska aktiveras och vilka externa resurser som ska kontaktas.

3. Ta fram en krisplan och kontaktlistor 

En viktig uppgift för krisgruppen är att ta fram en krisplan. Det är en vägledning om vad som ska göras och vad man ska tänka på i en krissituation. Den kan innehålla rutiner för vad man ska göra vid olika händelser samt vad som gäller kring krisstöd och stöd till anhöriga. Ett bra komplement till krisplanen är att göra en kontaktlista där varje medarbetare får ange sina närmsta anhöriga. Det är också bra att lista kontaktuppgifter till externa resurser som företagshälsovården och att skapa grupplistor i telefonen så att man kan skicka mass-sms till alla anställda.

4. Gör en risk- och sårbarhetsanalys 

Fundera över vilka krissituationer som kan uppstå på just er arbetsplats. I samband med kriget i Ukraina talas det mycket om krigshot, men andra exempel på kriser kan vara att en anställd plötsligt går bort, en allvarlig arbetsplatsolycka, en IT-attack eller stora varsel på arbetsplatsen. För varje krissituation som ni tror kan uppstå hos er ska det finnas rutiner som talar om vad som ska göras och i vilken ordning. Men trots att man gjort en sådan riskanalys är det viktigt att komma ihåg att oförutsedda kriser kan uppstå. Då får krisgruppen bestämma vilka åtgärder som ska tas där och då.

5. Ta hjälp av en checklista  

Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, MSB, har i den kostnadsfria skriften ”Om krisen eller kriget kommer” samlat tips och råd kring hur man kan förbereda sig inför händelser som terrorattacker, extrem värme eller krig. Prevent har en kostadsfri checklista med en rad viktiga frågor att ta ställning till när man gör en krisplan på arbetsplatsen.

6. Utbilda, informera och öva  

Det räcker inte med att man fått en tydlig uppgift i en krisgrupp om man inte har kunskaperna att utföra uppgiften. Därför är det viktigt att alla får den utbildning som behövs. Det är också viktigt att informera alla medarbetare om företagets arbete med krishantering – vad som gäller, vem som är ansvarig och vilka rutiner och dokument som finns. Att öva regelbundet, till exempel brandövningar eller hur man ska agera vid hotfulla situationer, är också en del av beredskapen.

7. Utvärdera 

När man gått igenom en kris är det kanske lätt hänt att bara gå vidare. Men när ni återgått till normalläge igen är det väldigt värdefullt att utvärdera hur krisarbetet fungerat samt fundera över vilka lärdomar ni kan ta med er i fall en kris skulle uppstå igen.

Källa: Prevent.se