Så löser du semesterpusslet

1 Börja planera i tid
När man ska börja semesterplaneringen beror lite på verksamheten och hur många personer som är involverade. Men generellt sett är det bra att börja så tidigt som möjligt. Redan i februari kan man som chef börja sondera och be medarbetarna att börja fundera. Kanske är det någon som vill vara föräldraledig under sommaren och då är det bra att få reda på det i tid. Som chef kan man fundera över om bemanningen under semestern kan lösas med befintlig personal eller om man kommer behöva ta in semestervikarier.

2 Delegera
Om arbetsgruppen fungerar bra ihop och det finns en konstruktiv anda kan man låta gruppen lösa semesterpusslet tillsammans. Men det är viktigt att chefen är tydlig med vilka förutsättningar och spelregler som finns och ger svar på vilken minimibemanning som krävs. Det behövs också täta avstämningar mellan chef och medarbetare kring hur planeringen går. 

3 Gör en visuell planering
Genom att lägga semesterplaneringen i ett personal- eller mötesrum blir det tydligt för alla vilka önskemål som finns och vilka perioder som kan bli kärva. Då kan alla få överblick över hur planeringen går och vad som eventuellt inte är löst.

4 Skapa utrymme för semester
Utifrån hur verksamheten ser ut och vilka arbetstoppar som finns kan arbetsgivaren fundera över om det går att skapa utrymme för semester. Om verksamheten går på lågvarv i juli kanske det är okej att dra ner på tempot eller till och med stänga under en period. Tänk bara på att göra det tydligt via exempelvis kommunikation på förhand med kunderna och autosvar på mejlen. Om det finns krav på tillgänglighet kan man fundera över vad man menar med tillgänglig och göra en analys utifrån hur behovet ser ut. Att bemanna utifrån behov skapar tillit och förtroende bland medarbetarna.

5 Uppmuntra till samlad semester
Försök se till att medarbetarna kan ta sammanhängande ledigt så att de verkligen kan koppla bort jobbet. Men var lyhörd, för några kan tanken på en lång juli-semester snarare skapa ångest än positiv förväntan. Försök utgå från varje individs behov.

6 Fördela semesterperioderna
Om gruppen inte alls kommer överens behöver chefen kanske fördela semesterperioderna med konsekvensen att alla inte får igenom sina önskemål. Men ge gärna medarbetarna en chans att lösa pusslet först innan du som chef går in. Sätt en deadline för när de måste vara klara. Om chefen fördelar är det bra att försöka titta bakåt och se hur fördelningen sett ut föregående år. Om en medarbetare fått ledigt hela juli förra året är det kanske rimligt att någon annan som vill får chansen i år. 

7 Låt någon annan se över planen
Om det känns hopplöst att få ihop semesterschemat kan man låta någon annan titta med fräscha ögon på planeringen. Kan man göra på något annat sätt eller finns det något man kan kompromissa kring? Ibland kan det hjälpa att bara sova på saken.  

Källa: Maria Steneskog Nyman, beteendevetenskaplig rådgivare Previa

Artikeln publicerades första gången 5 juni 2019.