Så skapar ni bra hybridmöten

Hybridmöten, där några är på plats och andra deltar digitalt, är en mötesform som har blivit allt vanligare under coronapandemin. Det ger en ökad flexibilitet och valfrihet men kan också innebära flera utmaningar. Det säger Anna Uhlin, forskare vid Mälardalens högskola, som skriver sin avhandling om digitala och hybrida möten. En utmaning är att få alla deltagare att känna sig inkluderade.

– Det har blivit mer och mer tydligt att det är inte bara är de som deltar på distans som kan uppleva sig exkluderade, det kan även vara de som sitter i mötesrummet. Alla har inte samma möjligheter att komma till tals när man har kopplat upp sig till mötet på en gemensam enhet och inte kan trycka på den där lilla gula handknappen som betyder att man vill ha ordet. Så exkluderingen kan ske åt båda håll, säger Anna Uhlin.

Svårare att ta upp känsliga frågor

En annan utmaning är att upprätthålla engagemanget under hybridmöten. I sin forskning har Anna Uhlin och hennes kollegor bland annat undersökt arbetsgrupper som sitter utspridda geografiskt och har återkommande, hybrida veckomöten.

– De som ringde in upplevde att detta var deras chans att komma till tals och ta upp viktiga saker som skett under veckan men de hade svårt att känna ett engagemang från de som satt i rummet. Den gruppen hade haft chans att prata med varandra vid andra tillfällen under veckan och hade därför inte samma fokus och behov under mötet, säger Anna Uhlin.

Hybridmöten kan också göra att vi blir mer återhållsamma med att ta upp känsliga frågor eller åsikter – eftersom vi inte kan vara säkra på vilka som är i rummet eller lyssnar bredvid.

Anna Uhlin och hennes kollegor observerade en grupp ledare som hade egna erfarenheter av att ha blivit uppmanade att lyssna på möten de inte var inbjudna till.

– De hade blivit inkallade till möten som de egentligen inte var en del av med uppmaningar som: "Kom in, detta behöver du höra". Det påverkade deras egen tillit till hybridmöten. Det kan även vara så att om dina kollegor sitter i ett öppet kontorslandskap kanske du avstår från att säga vissa saker eftersom du inte vet vilka mer som sitter bredvid och hör på, säger Anna Uhlin.

Fundera över syftet med mötet

Men även om det finns utmaningar med hybridmöten tror Anna Uhlin att det är en mötesform som är här för att stanna. Så hur gör man för att skapa lyckade hybridmöten? Det behöver man jobba sig fram till i den specifika arbetsgruppen, säger Anna Uhlin.

– En god start är att börja ställa frågan – vad ska vi ha detta möte till? Vilka behöver vara med på mötet och vilka praktiska förutsättningar har vi?

Ett sätt att öka känslan av inkludering är att låta mötesdeltagarna bestämma hur mötet ska genomföras. Blir det ett hybridmöte är det ofta bra att ha en uppstyrd och överenskommen agenda – och hålla sig till den. Börjar deltagarna i rummet prata om annat kan det skapa en känsla av avstånd till de som deltar på distans.

Viktigt med bra teknik

Tekniken är en annan käpphäst. Dåligt ljud eller bild riskerar att förstöra även det mest välplanerade mötet. Det är också bra att komma överens om hur tekniken ska användas, till exempel om kamera ska vara på eller av. När pandemin bröt ut var det mycket tal om mikrofonhygien och den gängse uppfattningen var att man ska stänga av mikrofonen när man inte pratar. Men det är inte alltid det bästa valet, menar Anna Uhlin.

– Det kan ta tid när man väntar på att någon ska sätta på sin mikrofon för att svara eller hända att personer börjar prata utan att deras mikrofoner är på, så det kan försämra kommunikationen, säger Anna Uhlin.

För möten med nya deltagare som saknar inarbetade rutiner är Anna Uhlins tips att ta tjuren vid hornen direkt.

– Starta mötet med att föreslå hur mikrofoner och kamera ska användas, presentera agendan som ni ska utgå ifrån och gör det tydligt hur man ska göra om man vill ha ordet, eller bestäm att ni ska ha en frågestund i slutet av mötet.

Även om hybridformen kommer att finnas kvar tror Anna Uhlin att den kommer få en annan roll framöver.

– Jag tror att när vi kommer ur pandemin kommer vi att fokusera mer på syftet med att mötas och därefter bestämma mötesformen. Hybridformen passar egentligen bäst vid informationsmöten. När det handlar om kreativa möten eller arbetsmöten så tror jag att vi kommer gå mer mot helt digitala eller helt fysiska möten, säger hon.