Nio tips för personalmötet

1 Minimera hinder
Fundera över om det finns hinder för medarbetarna att delta. Kan de som jobbar på udda arbetstider vara med? Krockar mötena med ordinarie verksamhet? Får alla plats att sitta eller måste några stå? Fungerar tekniken för alla (om det är ett videomöte)?

2 Ren information kan ske skriftligt
För att öka dialogen och engagemanget på mötena kan chefen med fördel skicka ut rena informationspunkter i mejl eller publicera dem på en anslagstavla på intranätet. På så sätt kan arbetsplatsträffen eller avdelningsmötet i stället ägnas åt sådant som passar för samtal och erfarenhetsutbyte.

3 Sålla informationen
Som chef är det också viktigt att prioritera i informationsflödet och inte ta upp sådant som inte är nödvändigt för medarbetarna att veta. För att kunna avgöra det kan man ställa kontrollfrågan; hur påverkar detta vår enhet/avdelning och vad betyder det för vårt arbete?

4 Ge deltagarna en chans att förbereda sig
Skicka ut en dagordning innan mötet. Beskriv kort vad du vill ta upp, på vilket sätt medarbetarna förväntas bidra och om beslut ska fattas på mötet eller inte. Genom att vara väldigt tydlig blir diskussionerna bättre och mötena mer fokuserade. Det är också bra att skicka ut ett minnesanteckningar i efterhand för de som inte kunde vara med.

5 Använd verktyg för att stimulera dialog
För att få fler att prata och bidra på mötet kan man testa metoder som:
Bikupor – deltagarna får vända sig till en bordsgranne och diskutera en given fråga.
Temafrågor – Sätt ett tema för mötet och be deltagarna förbereda sig.
Laget runt – gå runt bordet och låt alla få komma till tals i en viss fråga.
Turas om att leda mötet – rotera ansvaret för att förbereda och leda mötena.

6 Följ upp arbetsmiljöfrågor
En vanlig miss när arbetsmiljöenkäter genomförs är att ledningen informerar om resultatet men inte följer upp det. För att medarbetarna inte ska tappa sugen när det handlar om att utveckla verksamheten och arbetsmiljön är det viktigt att skapa en handlingsplan utifrån resultatet och sedan följa upp hur arbetet med att implementera planen går. Om du som chef vill att medarbetarna ska vara delaktiga är det också viktigt att vara tydlig med vad du vill ha synpunkter på och vad medarbetarna kan påverka och inte.

7 Skapa utrymme för variation
Även om det är bra att ha en struktur för formaliteterna som tid, lokal, dagordning och protokoll är det bra att variera innehållet. Vissa möten kanske kan ägnas åt kompetensutveckling genom att anordna en ”studiecirkel” där medarbetarna får lära nytt av varandra eller av en inbjuden föreläsare.

8 Kräv kameran på
Under pandemin sker många avdelningsmöten på distans. Här är det nästan ännu viktigare att variera innehållet och ha en tydlig struktur för mötet. Underskatta inte heller vikten av att se varandra. På ett fysiskt möte skulle du aldrig ha en papperspåse över huvudet. Att prata inför en grupp utan att se deltagarna är hämmande och minskar engagemanget på mötet.

9 Stoppa gnället
Om det är dålig stämning på mötena behöver du som chef försöka ta reda på varför. Om en eller några få medarbetare ofta uttrycker sitt missnöje är det bra att ta det separat med dem så att man inte tappar resten av gruppen. Som chef behöver du be missnöjesagenterna att bli så konkreta som möjligt både kring vad som skaver och hur de själva kan bidra till en lösning.

Källa: Pia Ståhl, arbetsmiljökonsult och utbildare åt Prevent samt skriften ”Hälsofrämjande arbetsplatsträffar”, Västra Götalandsregionen.