Träffa rätt när du köper arbetsmiljötjänster

1. Gör en behovsanalys
En behovsanalys ger svar på vilka insatser ni behöver från företagshälsovården. Ni gör klokt i att inte ha för bråttom i denna fas. Den viktigaste frågan att ställa sig när det är dags att upphandla är varför ni överhuvudtaget ska köpa en viss tjänst. De insatser ni väljer ska vara kopplade till de mål ni har satt upp. Ett mål kan till exempel vara ”Vi ska minska korttidsfrånvaron med x procent.” Målen behöver vara brett förankrade och därför är det bra om både arbetsgivarrepresentanter, HR och fack är med i behovsanalysen. I denna fas är det bra att kartlägga vilka tjänster ni köpt tidigare inom området arbetsmiljö och hälsa och hur ert nuvarande arbetsmiljöarbete fungerar.

2. Prioritera behoven
Genom att prioritera behoven blir det tydligare vad som är viktigast och vad ni ska börja med. Gör en handlingsplan utifrån era prioriteringar som ger svar på vad som ska göras av vem och när – samt förstås varför. Fundera också över vad ni kan göra själva och vad ni behöver köpa in. Det kan också vara bra att kolla vad era kollegor i samma bransch har valt för tjänster och hur de jobbar med arbetsmiljön.

3. Välj leverantör
Ta er tid att träffa flera olika leverantörer för att få en bild av vilka de är och vad de kan hjälpa er med. Även om det är tidskrävande är det väl investerad tid! Träffa företagen och be dem berätta om sig själva, vilka tjänster de erbjuder och hur de ser på ert företag och era behov. Exempel på bra frågor att ställa är vilka lösningar de kan leverera, på vilket sätt de knyter an till er verksamhet samt hur de kvalitetssäkrar sina tjänster.

4. Ta reda på fakta
Om det är en tjänst ni ska köpa in, som till exempel ett verktyg för medarbetarenkäter, är det viktigt att ta reda på så mycket som möjligt om tjänsten. Välj tjänster som är baserade på forskning. Men nöj er inte där. Bara för att något är framtaget utifrån vetenskap behöver det inte vara en bra tjänst. Forskning kan vara ofullständig eller dåligt utförd och därför är det viktigt att se på vilket sätt produkten eller tjänsten är vetenskapligt baserad och om det i sådana fall finns någon utvärdering av den.

5. Inled samarbetet
När ni valt leverantör är det viktigt att upprätta ett avtal som tydligt beskriver ramarna för samarbetet och vad ni kan förvänta er av leverantören. Avtalet måste sen översättas till ett leveransdokument. Vad ska beställas, när ska det ske och av vem? Berätta om samarbetet på intranät eller på arbetsplatsträffar. Företagshälsan kan gärna vara med och själva presentera sig för personalen.

6. Följ upp och våga ställa krav
Utvärdera samarbetet och var inte rädd för att informera leverantören om någonting inte är till belåtenhet. Utvärdera inte bara den konkreta tjänsten ni köpt och hur den fungerar, utan även leverantörens tillgänglighet, lyhördhet, trovärdighet och samordningen mellan olika insatser.

7. Byt leverantör då och då
Det är lätt hänt att hålla fast vid en tjänst även om man är missnöjd med den. Kanske har man investerat mycket pengar i en lösning och ser det som ett misslyckande att byta. Men fundera över behoven på längre sikt och väck frågan då och då om det finns någon annan som bättre kan leverera det ni behöver.

Källa: Sveriges Företagshälsor, Mattias Lundberg, docent i psykologi vid Umeå universitet och Prevent.se

Tips! På prevent.se/fhv finns en guide för behovsanalys samt en massa tips på hur man kan gå till väga när man ska upphandla tjänster från företagshälsovården.