Så gör ni en arbetsmiljöpolicy

1. Fundera över processen
Innan ni startar arbetet med att skapa eller revidera er arbetsmiljöpolicy behöver ni bestämma hur processen ska se ut. Vilka ska ingå i arbetsgruppen, vilka möten behöver ni ha och ska medarbetarna involveras i arbetet är exempel på frågor att fundera över.

2. Skapa samverkan
Som alltid när det handlar om arbetsmiljöarbete ska det göras i samverkan mellan chef och skyddsombud. Samverkan är viktig för att arbetsmiljöpolicyn ska bli bra. Det är arbetsgivaren som äger policyn och som ska ta initiativ till att den görs. Men skyddsombudet, som är länken mellan ledningsgrupp och medarbetare, har också en viktig roll.

3. Utgå från er verksamhet
En arbetsmiljöpolicy ska beskriva företagets visioner, riktlinjer och mål för arbetsmiljöarbetet. Ta hjälp av de interna dokument som redan finns och som beskriver företagets värderingar och mål för verksamheten. Det är också viktigt att ta hänsyn till de specifika förutsättningar och risker som finns på arbetsplatsen. Utgå från de medarbetarundersökningar och riskbedömningar som gjorts internt. Kanske finns det specifik lagstiftning för er bransch som ni behöver ta hänsyn till.

4. Sätt mål och en handlingsplan
Enligt föreskrifterna om organisatorisk och social arbetsmiljö (AFS 2015:4) ska arbetsmiljöpolicyn också innehålla mål som ska främja hälsa och öka organisationens förmåga att motverka att medarbetare far illa av hög arbetsbelastning, otydlig rollfördelning eller konflikter på jobbet. Arbetsgivaren ska ha en tydlig handlingsplan för hur målen ska uppnås samt hur de ska förankras i organisationen.

5. Involvera medarbetarna
Genom att involvera medarbetarna i arbetet med arbetsmiljöpolicyn är chansen större att policyn blir ett levande dokument som alla känner till. Ett sätt att involvera fler är att arrangera en workshop där alla medarbetare får dela med sig av hur de vill ha det på jobbet eller vad de tycker kännetecknar en bra arbetsmiljö. I organisationer där det finns konflikter är det extra viktigt att involvera medarbetarna kring arbetsmiljöfrågor.

6. Håll policyn kort och koncis
En arbetsmiljöpolicy bör vara kort, en A4 räcker. Gör man en policy på 20 sidor är risken att ingen orkar läsa den. Ett bra sätt att hålla policyn kortfattad är att koppla den till andra arbetsmiljödokument där man kan vara mer detaljerad. Exempelvis kan frågor om jämställdhet med fördel tas upp i en separat jämställdhetspolicy. Försök också göra arbetsmiljöpolicyn så tydlig som möjlig. Den behöver inte se ut som den kommer från en myndighet utan använd det språk som ni använder i er kommunikation i övrigt.

7. Fira att policyn är klar
När arbetsmiljöpolicyn är klar är det viktigt att alla medarbetare få veta att den finns och vad den innehåller. Lägg den inte bara på intranätet utan berätta om den på en arbetsplatsträff. Att rama in den på kontoret är ett bra sätt att synliggöra den internt samt visa upp för externa gäster att ni är en seriös arbetsgivare som bryr er om trivsel, hälsa och säkerhet för alla medarbetare. Därefter bör varje chef sätta sig ned med sin grupp och diskutera vad arbetsmiljön betyder för verksamheten på avdelningsnivå.

8. Följ upp
Gå igenom policyn i samband med den årliga uppföljningen av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Fundera på om den fortfarande håller och ändra om det behövs. Och sist men inte minst – glöm inte att gå igenom arbetsmiljöpolicyn med alla nyanställda!

Källa: Pia Ståhl, arbetsmiljökonsult och utbildare åt Prevent. Utbildar i arbetsmiljö för chefer bland annat.