Foto: Istock

Ta mötet till nästa nivå

Publicerad 13 oktober 2020

Att bjuda in till möte är lätt. Men desto svårare är det att få till ett bra möte där alla känner sig inkluderade, närvarande i nuet och peppade att bidra.

1. Checka in på mötet
För att få mötesdeltagarna att släppa den stressiga dagislämningen eller tankarna på allt annat jobb som väntar är det bra att checka in på mötet. Det behöver inte ta mer än någon minut och får deltagarna att bli mer närvarande i nuet. Det enklaste är att gå laget runt och sätta ord på en känsla man tar med sig in i mötet. Till exempel ”förväntansfull” eller ”stressad”.

2. Använd en humörmarkör
En annan övning som man kan testa för att inleda ett möte är att använda emojis. Deltagarna får en uppsättning emojis och ombeds välja ut den som bäst sammanfattar hur man mår i stunden. På så sätt får mötesledaren bättre pejl på gruppen och känslan i rummet.

3. Intervjua varandra
I en grupp med nya medarbetare kan man inleda mötet med att deltagarna får intervjua varandra två och två i 1–2 minuter. Ett bra tips är att mötesledaren på förhand ger frågorna och tar hänsyn till den personliga integriteten i valet av frågor. På så sätt behöver ingen känna sig tvungen att bli för privat.4. Linus på linjen
Lära känna-övningar kan också göras i grupp. Låtsas att det går en linje genom rummet. Ställ ett påstående, till exempel: ”jag gillar lära känna-övningar”. Sen får deltagarna placera sig på linjen utefter vad de tycker i frågan. Övningen kan också göras genom att använda rummets fyra hörn där varje hörn får representera en ståndpunkt i en fråga.

5. Anpassa efter målgruppen
Kalle som är nyanställd ordnar en musikquiz med svensk 70- och 80-talsmusik. Men merparten av de anställda är nya i Sverige och känner inte till svensk pophistoria. En aktivitet på en kick-off ska vara inkluderande och målgruppsanpassad, men det är lätt att missa även om intentionen är god.

6. Skapa trygghet
Ett vanligt fenomen på möten är att någon pratar mycket medan någon annan sitter helt tyst. För att få fler att bidra kan man på förhand skicka ut en fråga som alla får fundera kring inför mötet. Tystnad betyder inte nödvändigtvis att man saknar idéer utan att man behöver lite tid på sig för att reflektera. Och för att få stopp på pratkvarnarna som lätt tar över kan det vara bra att öva in några formuleringar som gör att man kan avbryta dem på ett trevligt sätt.

7. Välj plats med omsorg
Platsen för mötet gör skillnad. Om det varit en hektisk period på jobbet ska konferensen kanske förläggas till en lugn och meditativ miljö. Välj en anläggning som förstärker den känsla ni vill ha på mötet.

Källa: Sylvia Nylin, vd för Svenska Möten