Så minskar du tidstjuvarna

Ordet logistik kan låta lite torrt för vissa. Men faktum är att det i grunden handlar om planering och styrning av olika flöden. Det kan vara alltifrån hur man undviker kö till kaffemaskinen på jobbet till hur man bäst tvättar familjens strumpor.
Nina Modig är logistikexpert och vill med sin bok lära oss att se över våra flöden i livet.

– Det handlar inte om att försöka klämma in ännu mer på arbetet eller i livet, utan om att se över de rutiner vi har. Att lyfta blicken, ta en paus och fundera på hur vi kan göra i stället när det inte flyter på som vi vill. 

I hennes bok finns en enkel modell för logistikutveckling och en rad exempel.
Modellen går till exempel att använda på en arbetsplats om mötesrummen aldrig räcker till och man tvingas boka externa mötesrum på stan, vilket naturligtvis kostar både pengar och tid. Nina Modig menar att en lösning kan vara att titta på när man lägger sina möten.

– Bokar man slentrianmässigt mötesrummet mellan 9 och 11 så är det svårt för andra att nyttja mötesrummet samma förmiddag. Då står det ofta tomt i stället. Kan man enas om att lägga om mötena till 8-10 eller 10-12 i stället så utnyttjar man den kapacitet man faktiskt har.

Hon säger att det finns tidstjuvar och flaskhalsar i alla branscher. När det flyter på utan hinder lägger vi inte märke till logistiken. Men när det kärvar i flödet är det ett tecken på problem, som när det dyker upp arga lappar i fikarummet om att din mamma inte jobbar där.

– Det handlar om att vi har olika förväntningar på hur det ska vara och se ut i fikarummet. Tittar man på förväntningarna tillsammans och gör en plan behövs inte lapparna.

Ett annat vanligt problem för många är att de tycker att de går på alldeles för många möten. Hur är det möjligt att ändra det? Eftersom många i dag har en elektronisk kalender menar Nina Modig att det faktiskt är lätt att zooma ut och se vad man gör en vanlig vecka, en månad eller hela året.

– Man kan sätta sig och titta på hur många möten man går på varje vecka och vilket värde de skapar. Går kalendern ihop? Vilka typer av möten måste jag vara med på? Kanske någon kan skicka protokollet till dig efter mötet i stället. Protokollet tar max 15 minuter att läsa igenom och du har fortfarande en chans att reagera på saker. Mycket gör vi på rutin och det går faktiskt att ändra mer än man tror.

Vidare säger Nina Modig att man också ska dra ner på ambitionerna på det personliga planet när det är mycket på jobbet. Och vice versa. Inte vara värd för ett stort släktkalas samtidigt som det är som intensivast i ett projekt på jobbet.

Ett tips är också titta på andra. Hur kan kollegan som har samma arbetsuppgifter vara så lugn när du känner dig stressad – vad gör hen annorlunda? När man är fullt upptagen är det svårt att pausa och lyfta blicken, men det behövs för att vi ska kunna se våra mönster och inse vad som behövs för att få ett bättre flöde.

– Att planera handlar om att du styr själv. I stället för att ha känslan av att andra styr dig.
Ha lite kul, bryt rutinerna och våga testa nytt, säger Nina Modig.

Hur var det då med strumporna på det privata planet. Jo, Nina Modigs familj tvättar sina strumpor i tvättpåsar, då behöver de inte leta runt efter udda strumpor efter varje tvätt.