Dags för medarbetarsamtal

Tips till chefen

1. Avsätt tid för förberedelser
Gå igenom vad samtalet ska handla om och gör en tidsplanering. Vissa företag har mallar för samtalen. En fördel med det är att alla då får samma förutsättningar. När du kallar till mötet är det bra att vara tydlig med hur medarbetaren ska förbereda sig. Läs igenom dokumentationen från föregående samtal om sådan finns.

2. Välj en neutral plats
Undvik att ha samtalet på ditt rum om du har ett. Välj hellre en neutral plats, till exempel ett mötesrum där ni får vara ostörda och kan fokusera. Promenad eller fika på stan passar bättre för kortare avstämningar än för medarbetarsamtal. Avsätt ordentligt med tid för samtalet.

3. Lägg bort mobilen
Försök i möjligaste mån att lägga bort mobilen. Ibland kan du behöva mobilen för att hålla tiden, men då är det bra att berätta det innan ni sätter igång. Ett bra sätt att börja samtalet är att checka in och kort prata om vad man tar med sig in i rummet och hur man mår just nu.

4. Lyssna!
70–30 är en bra regel för samtalet, det vill säga som chef ska du lyssna 70 procent och prata 30 procent. Ibland kan man som chef behöva coachning i att bli en bra lyssnare och det krävs ofta lite övning. Men om du behöver ta upp en känslig fråga med din medarbetare behöver du föra samtalet framåt. Beskriv vad du observerat och vad som oroar dig och be medarbetaren ge sin syn på saken.

5. Fokusera på positiv återkoppling
Även för återkoppling finns en gyllene regel nämligen 80–20 där 80 procent bör vara positiv återkoppling. Se till att den negativa återkoppling du har är konstruktiv. All typ av feedback, båda positiv och negativ ska vara konkret. Att bara få höra ”du jobbar bra” ger inte så mycket. Säg

i stället vad som är bra. Negativ återkoppling som är luddig kan skada mer än den är till nytta. Även här behöver du förbereda dig.

6. Räkna till tio
Om det är svårt att få medarbetaren att dela med sig och prata kan man testa att räkna till tio innan man går vidare. Introverta personligheter behöver ofta lite mer tid. Att de är tysta behöver inte betyda att de inte vill prata eller att de inte gillar det som sägs, utan att de behöver tänka lite på sitt svar.

7. Dokumentera och återkoppla
Dokumentera det som sägs genom att göra stolpar och i slutet av samtalet sammanfatta vad ni pratat och kommit överens om. Vem ska göra vad, när ska det ske och hur ska ni följa upp? Ge en kopia av dokumentationen till din medarbetare efter samtalet.

Källa: Christina Werner, chefsutvecklare Ledarna

Tips till medarbetaren

1. Kom förberedd
Precis som chefen ska förbereda inför samtalet behöver du också förbereda dig. Läs igenom dokumentation som finns och förbered dig på frågor du vet kommer att komma upp.

2. Inget är tabu
Ingenting är tabu att ta upp på medarbetarsamtalet, men frågor om lön kan med fördel sparas till ett lönesamtal. Däremot ska man se medarbetarsamtalet som en del i löneprocessen där man får återkoppling på sin arbetsinsats så att man vet hur man ligger till mot de mål som finns.

3. Spara inte allt till medarbetarsamtalet
Viktiga frågor som påverkar vardagen på jobbet eller den egna arbetsinsatsen bör man inte vänta med till medarbetarsamtalet utan ta på en vanlig avstämning. Se till att ha täta avstämningar med din chef. 20–30 minuter varannan vecka kan vara ett bra mått.

4. Tänk konstruktivt
Om du vill framföra kritik och ta upp saker som du inte tycker fungerar är det viktigt att vara så konstruktiv som möjligt. Berätta vad du ser för lösningar på problemet.