Så lyckas ni med teamarbetet

1. Alla uppgifter passar inte för teamarbete

Komplexa arbetsuppgifter, som inte kan utföras av en individ och där olika kompetenser är beroende av varandra för att lösa uppgiften, passar för teamarbete. Det kan till exempel vara att skapa en ny kursplan i skolan eller en strategi för ett förändringsarbete på arbetsplatsen. Inom forskningen talar man ibland om pseudo-team, det vill säga när man förväntas samarbeta fast ändå inte uppför sig som ett team eftersom var och en klarar sina arbetsuppgifter bättre på egen hand. Det skapar stress och leder till sämre arbetsmiljö. Därför är det viktigt att fråga sig om uppgiften verkligen passar för teamarbete innan ni kör igång.

2. Skapa tydliga mål och roller

Innan ni startar är det också viktigt att fundera över vad teamet ska användas till och vad ni vill åstadkomma i slutändan. Om det är ett projektarbete som ska utföras inom ett team är det ofta tidssatt. En annan viktig fråga är vilka som ska ingå i teamet. Man ska aldrig ha fler medlemmar än vad som behövs. Kanske behöver ni rekrytera ny kompetens för att lösa teamets uppgift. Teamet behöver också ett tydligt mandat som beskriver vilka beslut teamet får ta, hur arbetsfördelningen ska gå till och vilken budget man har.

3. Bestäm spelregler tillsammans

Innan teamet startar sitt arbete behöver gruppen tillsammans skapa normer för samarbetet och fråga sig vilka spelregler som ska gälla. Det skapar trygghet i gruppen och gör samarbetet smidigare. Frågor att fundera över kan vara; hur ofta ska vi ha möten och avstämningar och vilket verktyg ska användas för kommunikation? I dag finns många smarta digitala verktyg för gruppchatt som kan fungera bättre än att mejla varandra i långa trådar. En annan fråga att fundera över är om det är okej att tacka nej till möten i teamet och om man i sådana fall ska skicka en ersättare. Spelreglerna behöver följas upp återkommande.

4. Ha stora öron och liten mun

För att alla ska vilja bidra och känna sig engagerade är det viktigt att lyssna på varandra, fråga och ha ett nyfiket sinne. Särskilt viktigt är det att den som leder teamet har ett sådant förhållningssätt. Som teamledare kan man inta en lite tydligare roll inledningsvis och vara den som ansvarar för att spelregler för teamet sätts upp samt kommunicera dem. Teamledaren kan också fråga gruppen hur hen kan stötta teamet på bästa sätt. Ett välfungerande team brukar jobba ganska självständigt. Teammedlemmarna ser själva vad som behöver göras och löser uppgifter på egen hand. Då kan teamledaren ta ett kliv tillbaka.

5. Chefer behöver vara tydliga och följa upp

Initiativet till att skapa team kommer ofta från chefshåll, men cheferna ingår kanske inte själva i teamet. För att teamarbetet ska fungera är det därför viktigt att cheferna inledningsvis är tydliga med vad de förväntar sig av teamet. Varje chef behöver också kontinuerligt följa upp med sina medarbetare hur teamarbetet fungerar. Chef och medarbetare bör tillsammans fundera på vilka för- och nackdelar det finns att vara med i teamet.

Källor: Christian Jacobsson, docent i psykologi och lektor på psykologiska institutionen vid Göteborgs universitet och Kristina Rosén, coach och utbildare på Wenell Management.