1. Sätt en tydlig agenda och en sluttid
Säkerställ innan mötet att det finns en sluttid för mötet samt en tydlig agenda så att de som deltar vet vad som förväntas av dem. Är det till exempel ett kreativt möte, ett informationsmöte eller ett möte där något ska beslutas? Efter mötet ska det vara klart vad som bestämdes och vem som ska göra vad. Skicka ut mötesanteckningar och åtgärdspunkter.
2. Respektera varandras tid
Boka inte in dina kollegor på möten utan paus emellan. Kalla inte kollegor till möte slentrianmässigt utan fundera en extra gång på vilka personer du verkligen behöver ha på plats för att uppnå mötets syfte.
3. Kom förberedd och var aktiv
Läs på i förväg vad mötet ska handla om och förbered dig på frågor som kräver det. Försök vara mentalt närvarande och bidra till agendan genom att ge ditt perspektiv och delta i de diskussioner som förs. Bjud in dem som är tysta och hjälp varandra att komma till tals.
4. Lägg bort mobilen
Teknikavbrott gör att vi tappar fokus på det vi gör i stunden. Därför är multitasking sällan effektivt – tvärtom. Att svara på mejl via mobil och dator under ett pågående möte är dessutom oartigt mot dina kollegor och den som arrangerar mötet.
5. Utvärdera mötet
Ställ en fråga i slutet av mötet: vad kan vi göra bättre till nästa gång? Det är det snabbaste och enklaste sättet att förbättra sin möteskultur.
6. Analysera möteskulturen
Om ni har känslan av att ni ständigt sitter i möten som slukar mycket tid utan att ge så mycket tillbaka är det bra att tillsammans bena ut vad ni har för möten. Rena informationsmöten kanske i stället kan lösas genom ett gruppmejl. Andra möten kanske behöver få en tydligare agenda och alla som kallas i dagsläget måste kanske inte vara med.
7. Avsätt tid för eget arbete
Om du upplever att du har för lite tid att fokusera på dina arbetsuppgifter kan det vara en god idé att avsätta tid för eget arbete i kalendern.
8. Våga säga nej!
Din tid är värdefull! Om du slentrianmässigt blir kallad till möten där du inte förstår syftet med din medverkan, ta upp det med den som arrangerar mötet eller med din chef. Att gå ändå och sitta av tiden gör ingen lyckligare.
9. Tänk på klimatet
Alla möten måste inte hållas fysiskt. Ibland fungerar det kanske precis lika bra att stämma av via till exempel Skype. Det kan också minska stressen om du har ett jobb med många resor. Men tänk på att testa tekniken först så att inte mötestiden äts upp av onödigt teknikstrul.
fakta om möten
Enligt en undersökning från företaget Svenska Möten från 2017 lägger svenska arbetstagare i snitt fem timmar i veckan på interna möten. Endast hälften av respondenterna tyckte att mötestiden används effektivt. Det är vanligare i stora organisationer än i små att möten upplevs som ineffektiva.
Källor: Bättre möten – ett verktyg från Suntarbetsliv, Svenska Möten
Marianne Zetterblom Marianne Zetterblom Chefredaktör och webbredaktör 08-402 02 52 marianne.zetterblom@prevent.se
