Så lyckas du med skyddsronden

1. Involvera många

Hur många och vem som ska vara med när man genomför en skyddsrond beror lite på vad det är man vill undersöka. Men det är viktigt att den som går med har tillräcklig kunskap om verksamheten för att kunna tolka det som kommer fram. Ett minimum är att ansvarig chef och skyddsombud deltar. Men resultatet blir ofta bättre om man engagerar fler. En skyddsrond handlar om att skapa en dialog med de anställda om hur de upplever arbetsmiljön.

2. Ta med en extern person

För att få en fräsch blick på arbetsmiljön kan det någon gång då och då vara bra att låta en person som inte jobbar daligdags i verksamheten genomföra skyddsronden. Det kan vara en person från en annan avdelning. På stora arbetsplatser där det finns fler skyddsombud kan man byta med varandra och göra skyddsrond på sin kollegas avdelning. Ofta ser man då helt nya saker och man minskar risken för att bli hemmablind.

3. Gör skyddsronden en helt vanlig dag

Att förlägga skyddsronden till semestertider när det inte är så mycket annat att stå i kan verka frestande. Men för att få en så bra bild av arbetsmiljön som möjligt är det bättre att genomföra den en helt vanlig arbetsdag. På kontor görs ofta skyddsrond en gång om året, men på arbetsplatser där det finns många fysiska risker behövs de göras betydligt oftare. På en byggarbetsplats är det inte säkert att den arbetsplats man kommer till på morgonen är den samma som man lämnade. Nya förutsättningar som ger andra typer av arbetsmiljörisker kan ha uppkommit.

4. Synka skyddsronden med andra beslutsprocesser

Om man bara gör skyddsrond en gång per år är det dumt att göra det när budget är satt. Då finns det kanske inte pengar att genomföra de förbättringar som behövs. Försök i stället att synka skyddsronden med övriga beslutsprocesser i företaget såsom ledningsgruppens möten och medarbetarsamtal.

5. Informera personalen

Informera om skyddsronden i god tid innan den ska äga rum och uppmana personalen att vara med och bidra med sina synpunkter på arbetsmiljön. En kallelse till dem som ska vara med och genomföra skyddsronden behöver också skickas ut i god tid. Säkerställ att skyddsombudet kan vara med vid det aktuella tillfället.

6. Ta fram rätt underlag

Skyddsronden blir mer systematisk om en checklista används. Den kan också ge stöd när ronden sammanfattas så att inga viktiga punkter glöms bort. Det finns väldigt många olika checklistor för skyddsronder att välja mellan. De mest använda är Prevents checklistor som finns att ladda ner kostnadsfritt. Det är också bra att titta på om det rapporterats några tillbud sen sist. Statistik kring sjukfrånvaro är ett annat bra komplement.

7. Vad ska undersökas?

Bestäm tillsammans vad ni ska titta närmare på. Företagets arbetsmiljöpolicy ger en bild av vad arbetsmiljöarbetet ska leda till och vad som ska uppnås. Fysiska faktorer som belysning, buller och andra risker lämpar sig bra för skyddsronden. Hur stressade medarbetarna är eller hur de trivs är ofta bättre att undersöka på andra sätt, eftersom det kan vara svårt att få en öppen dialog om sådana frågor under en skyddsrond.

8. Värdera riskerna

Ta checklistan till hjälp för att dokumentera de risker ni upptäcker under skyddsronden. Genom att värdera riskerna som låg, mellan eller hög är det lättare att göra en handlingsplan och prioritera vad som ska göras. Sätt ett datum för när åtgärderna ska vara klara och vem som är ansvarig. Ansvaret för att se till att åtgärder blir genomförda ska ligga på en linjechef.

9. Glöm inte att följa upp

Gå igenom protokollet frånskyddsronden för att säkerställa att de åtgärder som föreslås verkligen har blivit genomförda. Om de inte blivit det kan det vara bra att ställa sig frågan varför. Är det för att ni inte prioriterar arbetsmiljöarbetet? Men att följa upp handlar inte bara om att gå igenom protokollet utan också att återkoppla till den personal man har involverat i skyddsronden. Tacka för engagemanget och informera om vad ni går vidare med och hur ni gör det.

Källa: Kenneth Carlsson, utbildare för Prevents arbetsmiljöutbildningar