Medarbetarsamtal, eller utvecklingssamtal som de ju också kallas, har de senaste decennierna blivit ett så självklart inslag i arbetslivet att det kan vara lätt att glömma varför man har dem. Det menar AnnCharlotte Bretan, ledarskapsutvecklare på Ledarna.
– Utvecklingssamtalen finns för att verksamheten behöver utvecklas. Det kan många chefer behöva påminna sig om, så att de förstår att samtalen inte är något som man kan göra 'lite vid sidan om', säger AnnCharlotte Bretan. 
Verksamhetsutveckling och medarbetarutveckling hänger idag tätt ihop, fortsätter hon.
– Om medarbetarna inte mår bra och har rätt kompetens, så är det svårt att leverera och utveckla någonting alls i verksamheten.
Förberedelse är A och O för att medarbetarsamtalet ska bli bra. Det gäller både den anställda och chefen, men en chef har förstås ett särskilt ansvar, i kraft av sin roll. En chef som kommer oförberedd visar att samtalet inte är viktigt. Chefen ska också förbereda medarbetaren på vad samtalet kommer att handla om.
–Man ska bjuda upp till dans i god tid. Bäst resultat ger samtalet om det är en dialog, inte en intervju där chefen ställer frågor hela tiden, säger AnnCharlotte Bretan.
Det blir bättre om medarbetaren i förväg har funderat på frågor som: Vad fungerar bra i jobbet? Vad behöver förbättras? Har jag kompetens som inte används? Något jag saknar? Hur vill jag utvecklas på sikt? Hur går samarbetet med kollegor? Vilket är önskeprojektet jag drömmer om?
Hon varnar också för att enbart fastna i fakta och sakfrågor, som ofta är lättare att prata om.
– Lyft också känslor och tankar, som ni inte pratar om i vardagen.
På chefen ligger ansvaret för att ge återkoppling och följa upp målen från det förra medarbetarsamtalet. En klok chef bör också be om synpunkter på sitt ledarskap, anser AnnCharlotte Bretan.
– Om man inte gör det någon annan gång, så bör det i alla fall göras nu. Och chefen bör förbereda medarbetaren på att frågan kommer upp.
Samtidigt avråder hon chefer från att be om synpunkter på sitt ledarskap, om de egentligen inte vill höra dem.
– Om jag ber om återkoppling måste jag vara genuint nyfiken på svaret, och beredd att använda det jag få veta. Det är också viktigt att inte lova det man inte kan hålla, till exempel kompetensutveckling som kanske inte blir av.
Ett bra utvecklingssamtal bygger på ömsesidigt förtroende.
– Om det inte finns annars, så uppstår det inte i samtalet. Tillit tar lång tid att bygga upp, säger AnnCharlotte Bretan.
De fysiska förutsättningarna för mötet har betydelse. Hon rekommenderar att avsätta en och en halv timme per samtal. Utan mobiler och andra distraherande apparater, på en plats där ingen knackar på och stör.
– Är man inte är närvarande i samtalet, för att något annat stjäl uppmärksamheten, kan man lika gärna låta bli att ha det.
Då tycker hon att det är det bättre att boka en annan tid och förklara att det beror på att man tar samtalet på allvar.
Ingenting är tabu för den anställda att ta upp i samtalet, anser hon. Men viktiga frågor, som påverkar vardagen på jobbet, bör man inte gå och spara till utvecklingssamtalet.
– Det sämsta man kan göra är att gå och vänta på att bli uppbjuden. Man måste ta ansvar för det man behöver, det gäller både medarbetare och chefer, säger AnnCharlotte Bretan.
Så gör du medarbetarsamtal
- Bjud in i god tid. Beskriv vad samtalet ska handla om.
- Avsätt gott om tid.
- Se till att vara ostörda.
- Stäng av mobiler, bärbara datorer och annat som distraherar.
- Spara inte obehagliga överraskningar till detta samtal.
- Följ upp målen från förra gången.
- Dokumentera det ni kommer överens om.
- Be om återkoppling på ledarskapet.
- Vid fler än 25-30 medarbetare per chef är det svårt att hålla kvalitet i samtalen.
- Glöm inte bort cheferna. De behöver också medarbetarsamtal.
Källa: AnnCharlotte Bretan, Ledarna
Margareta Edling Margareta Edling arbetsliv@prevent.se
