Bild: Rawpixel/Unsplash
Så blir kontoret hjärnsmart
Publicerat 23 oktober 2018
Ostörd arbetstid varje förmiddag och en mötesfri dag per vecka. Ledarskaps- och kommunikationskonsulten Gabriella Ringvall Bengtsson tipsar om hur vi kan skapa hjärnsmarta arbetsplatser.
Gabriella Ringvall Bengtsson vill att både chefer och medarbetare ska lära sig mer om hur hjärnan fungerar – och vilken betydelse det får i arbetslivet. "Hjärnsmarta" kallar hon kontor som är organiserade utifrån kunskap om hjärnans funktion.
Hennes intresse för hur hjärnan reagerar vid stress och ständig stimuli väcktes då hon själv blev sjuk av utmattning för några år sedan. Hon ville förstå vad det var som hade hänt, och om det hade gått att undvika.
– Vi kan så mycket om allt annat i dag, ner på detaljnivå om hur vi bör äta och träna, men förvånansvärt många kan inget om hjärnans funktion, säger Gabriella Ringvall Bengtsson.
Hon menar att framförallt chefer behöver känna till hur hjärnan hanterar komplicerade kognitiva processer, vad som händer när vi blir störda och varför vi ofta låter oss störas av yttre stimuli. Stresshormonet kortisol och den belönande signalsubstansen dopamin är centrala i sammanhanget.
Hur skapar man då ett hjärnsmart kontor? Grundläggande är att försöka organisera den fysiska och sociala miljön så att störningarna minimeras, säger hon. Ofta är det kollegors prat som stör, och det är hjärnan "programmerad" att reagera på. Datorer, mobiler och annat pockar ännu mer på uppmärksamhet. Hjärnan får en kick när vi "bara svarar på ett mejl" eller kollar vad det var för notis som fick mobilen att plinga. Avbrotten innebär ett stort avbräck i koncentration.
Därför är det viktigt att skapa fredad tid. Arbetsgivare bör utnyttja kraften i det kollektiva – att alla gör likadant. Stäng gemensamt av telefon, mejl, Facebook, chattar och annat under en och en halv timme, från klockan nio varje arbetsdag, råder hon.
– Tänk om man la in en sådan produktionsstund på 90 minuter för hela företaget, på morgonen då vi biologiskt sett är som mest alerta. Vad skulle det göra på produktionsnivån? Man skulle leverera så mycket mer på veckobasis, genom att man faktiskt fick jobba klart.
Medarbetarna skulle dessutom känna sig nöjda och duktiga, eftersom de hade kunnat slutföra arbetsuppgifter. Det är frustrerande att inte hinna det man hade tänkt sig.
– För en enskild individ är det tufft att säga: Jag är inte tillgänglig, jag måste få koncentrera mig. Särskilt om du är nyanställd, ung och provanställd. Det är lättare att göra kollektivt.
Generellt bör det också vara enkelt att gå undan för att jobba i tystnad i aktivitetsbaserade kontor eller kontorslandskap. Det är hjärnsmart.
Gabriella Ringvall Bengtsson förespråkar även mötesfria dagar. Det skulle vara i samklang med kunskapen om hur hjärnan fungerar.
– Mejl och möten är de två saker som stör folk mest, säger hon. De splittrar upp arbetsdagen i för korta pass. Man kan försöka bestämma, åtminstone internt, att på onsdagar har vi inga möten. Då jobbar vi.
Vidare bör det finnas ett kollektivt tryck på att ta pauser, anser hon. Återhämtningspauser är bra för hjärnan. De gynnar kreativitet och förebygger utmattning. Det är chefens ansvar att skapa en kultur som uppmuntrar ordentliga pauser.
– Om jag går in i vilrummet och mediterar i 20 minuter, tillåter kulturen det? Om jag sätter mig i en fåtölj med musik i hörlurarna och benen på bordet för att ladda om? Då kanske jag anses vara lite lat.
Hon vill att frågan om hur medarbetare tar hand om sin hjärna blir en självklar punkt i utvecklingssamtalen. Chefer behöver kunna prata om vad det innebär att vara effektiv, just på den här arbetsplatsen.
Med utgångspunkt från hjärnan är det effektivt att jobba koncentrerat ett tag, och sedan bryta av med något annat – som avslappning eller en promenad i friska luften. Att ägna pausen åt slösurfande, ger däremot inte återhämtning för hjärnan, säger Gabriella Ringvall Bengtsson.
– När du surfar tar du väldigt mycket beslut hela tiden och varje gång belönas du med en dopaminkick. Beslut, belöning. Beslut, belöning. Du kan få en härlig känsla av det, men du är fortfarande väldigt mycket på. Det är inte avslappning på rätt sätt.
Margareta Edling
Mer om Arbetsmiljöarbete
-
De tog hjälp av AI med riskbedömning
AI • Med hjälp av inrapporterade händelser kan AI-funktionen ”Jörgen” förutspå risker i olika arbetsmoment hos Södra Skogsägarna. Den kan även ge nya perspektiv vid skyddsronderna genom att visa trender för olika risker senaste månaden.
-
”Det går inte att inspektera bort alla problem”
Arbetsmiljöarbete • Trots att Lars Lööw tillträdde tjänsten som generaldirektör för Arbetsmiljöverket i en tid när dödsolyckorna är de högsta på många år och den psykiska ohälsan skenar, ser han hoppfullt på framtiden.
-
Få koll på stressen med täta och korta mätningar
Stress • Att genomföra korta, återkommande mätningar, så kallade pulsmätningar, är ett bra sätt att stämma av hur medarbetarna mår och hur arbetsbelastningen är.
Prenumerera på nyhetsbrevet
Ja tack, jag vill få nyheter, inspiration och tips till min mejl varje vecka – helt utan kostnad.
Papperstidning
Få tidningen till din brevlåda fyra gånger per år – helt utan kostnad. Du får fördjupande reportage, tipsinriktade artiklar och kan inspireras av hur andra jobbar med arbetsmiljö.
PrenumereraSenaste om Tips och råd
-
Så tar vi hjälp av AI på jobbet
Så gjorde vi • Arbetsliv har träffat fyra personer i helt olika branscher som berättar hur AI hjälper dem i deras verksamheter.
-
Så hjälper du en kollega med ätstörning
Psykisk hälsa • Hur märker du skillnaden mellan ett sunt intresse för kost och en ätstörning? Och hur stöttar du bäst en kollega som drabbats?
-
Så slutar du ta jobbet så personligt
Må bra • Ligger du vaken och grubblar över något som hände på mötet eller läser du ofta in en kritisk underton i kommunikationen med kollegor? Att ta jobbet för personligt är vanligt, men det går att bryta mönstret.