Så blir kontoret hjärnsmart

Gabriella Ringvall Bengtsson vill att både chefer och medarbetare ska lära sig mer om hur hjärnan fungerar – och vilken betydelse det får i arbetslivet. "Hjärnsmarta" kallar hon kontor som är organiserade utifrån kunskap om hjärnans funktion. 

Hennes intresse för hur hjärnan reagerar vid stress och ständig stimuli väcktes då hon själv blev sjuk av utmattning för några år sedan. Hon ville förstå vad det var som hade hänt, och om det hade gått att undvika.

– Vi kan så mycket om allt annat i dag, ner på detaljnivå om hur vi bör äta och träna, men förvånansvärt många kan inget om hjärnans funktion, säger Gabriella Ringvall Bengtsson.

Hon menar att framförallt chefer behöver känna till hur hjärnan hanterar komplicerade kognitiva processer, vad som händer när vi blir störda och varför vi ofta låter oss störas av yttre stimuli. Stresshormonet kortisol och den belönande signalsubstansen dopamin är centrala i sammanhanget.

Hur skapar man då ett hjärnsmart kontor? Grundläggande är att försöka organisera den fysiska och sociala miljön så att störningarna minimeras, säger hon. Ofta är det kollegors prat som stör, och det är hjärnan "programmerad" att reagera på. Datorer, mobiler och annat pockar ännu mer på uppmärksamhet. Hjärnan får en kick när vi "bara svarar på ett mejl" eller kollar vad det var för notis som fick mobilen att plinga. Avbrotten innebär ett stort avbräck i koncentration.

Därför är det viktigt att skapa fredad tid. Arbetsgivare bör utnyttja kraften i det kollektiva – att alla gör likadant. Stäng gemensamt av telefon, mejl, Facebook, chattar och annat under en och en halv timme, från klockan nio varje arbetsdag, råder hon.

– Tänk om man la in en sådan produktionsstund på 90 minuter för hela företaget, på morgonen då vi biologiskt sett är som mest alerta. Vad skulle det göra på produktionsnivån? Man skulle leverera så mycket mer på veckobasis, genom att man faktiskt fick jobba klart.

Medarbetarna skulle dessutom känna sig nöjda och duktiga, eftersom de hade kunnat slutföra arbetsuppgifter. Det är frustrerande att inte hinna det man hade tänkt sig.

– För en enskild individ är det tufft att säga: Jag är inte tillgänglig, jag måste få koncentrera mig. Särskilt om du är nyanställd, ung och provanställd. Det är lättare att göra kollektivt.

Generellt bör det också vara enkelt att gå undan för att jobba i tystnad i aktivitetsbaserade kontor eller kontorslandskap. Det är hjärnsmart.

Gabriella Ringvall Bengtsson förespråkar även mötesfria dagar. Det skulle vara i samklang med kunskapen om hur hjärnan fungerar.

– Mejl och möten är de två saker som stör folk mest, säger hon. De splittrar upp arbetsdagen i för korta pass. Man kan försöka bestämma, åtminstone internt, att på onsdagar har vi inga möten. Då jobbar vi.

Vidare bör det finnas ett kollektivt tryck på att ta pauser, anser hon. Återhämtningspauser är bra för hjärnan. De gynnar kreativitet och förebygger utmattning. Det är chefens ansvar att skapa en kultur som uppmuntrar ordentliga pauser.

– Om jag går in i vilrummet och mediterar i 20 minuter, tillåter kulturen det? Om jag sätter mig i en fåtölj med musik i hörlurarna och benen på bordet för att ladda om? Då kanske jag anses vara lite lat.

Hon vill att frågan om hur medarbetare tar hand om sin hjärna blir en självklar punkt i utvecklingssamtalen. Chefer behöver kunna prata om vad det innebär att vara effektiv, just på den här arbetsplatsen.
Med utgångspunkt från hjärnan är det effektivt att jobba koncentrerat ett tag, och sedan bryta av med något annat – som avslappning eller en promenad i friska luften. Att ägna pausen åt slösurfande, ger däremot inte återhämtning för hjärnan, säger Gabriella Ringvall Bengtsson.

– När du surfar tar du väldigt mycket beslut hela tiden och varje gång belönas du med en dopaminkick. Beslut, belöning. Beslut, belöning. Du kan få en härlig känsla av det, men du är fortfarande väldigt mycket på. Det är inte avslappning på rätt sätt.