Så räknar du på arbetsmiljön

Analysera verksamheten
Gör en verksamhetsanalys för att kartlägga och identifiera arbetsmiljöproblem på arbetsplatsen. Hämta in underlag från företagshälsovård och eventuella medarbetarundersökningar. Beskriv vad verksamhetsanalysen avser, till exempel personalgrupp, verksamhet eller enhet. Följ samma gång som i det systematiska arbetsmiljöarbetet med undersökning, riskbedömning, åtgärder och uppföljning.

Beräkna kostnader
Ta fram underlag i form av personalkostnader och sjukfrånvaroutveckling. Det finns referensvärden som kan användas för att beräkna hur mycket bristerna i arbetsmiljön kostar. Produktionsbortfallet vid stressrelaterad psykisk ohälsa till exempel ligger på minst 9 procent. Och en dags korttidsfrånvaro motsvarar 10 procent av månadslönen. Det finns också referensvärden för hur många anställda som lider av hög stress, men för att få fram mer exakta värden är det bättre att göra en egen medarbetarundersökning. Resultatet ger en indikation om den lägsta kostnaden för problemen i den grupp som verksamhetsanalysen görs på.

Ge en nulägesbeskrivning
Bilda en arbetsgrupp med chefer, skyddsombud, hr-folk och fackrepresentanter. Beskriv de problem som identifierats, till exempel att 30 procent av medarbetarna har en hög stressnivå. Gör en orsaksanalys och riskbedömning av vad som ligger bakom problemen. Bristande resurser, otydliga mål eller frånvarande ledarskap kan vara några orsaker. Beskriv och diskutera kostnaderna som är förknippade med problemen och hur verksamheten och medarbetarna påverkas.

Sätt upp mål och planera insatser
Definiera de mål som verksamheten vill uppnå i en handlingsplan, till exempel att minska sjukfrånvaron eller den högt upplevda stressen med X antal procent. Gå utifrån verksamhetsanalysen igenom vilka insatser som kan sättas in på organisations- och medarbetarnivå. Det kan handla om schemaändringar, arbetsrotation, stresshanteringstekniker eller andra åtgärder. Förslag på insatser kan man bland annat hitta i "Riktlinjer för psykisk ohälsa på arbetsplatsen" som getts ut av Karolinska institutet. Gör en detaljerad beskrivning av varje insats utifrån verksamhetsanalysen.

Ekonomiskt underlag och beslut
Gör en ekonomisk beräkning av de insatser som valts ut. Ofta kan flera insatser tillsammans ge önskad effekt, som en utbildning i kombination med verktyg för att förbättra arbetsmiljön. Ställ kostnaderna för investeringarna i arbetsmiljön i relation till den ekonomiska nyttan. Om man vet vad en åtgärd ger för effekt kan man beräkna vilken avkastning investeringen ger, så kallad Return of Investment, ROI. Om ROI är noll procent får man tillbaka vad man investerar. Är ROI hundra procent får man tillbaka dubbelt så mycket som man investerat.

För att kunna bedöma värdet av en insats behöver tidsaspekten tas med. Det är inte ovanligt att investeringen görs under första året medan effekten kommer gradvis under de följande åren för att sedan klinga av om ingen ny investering görs.

Tänk också på att insatser för att förbättra arbetsmiljön kan vara tidskrävande för medarbetare och chefer. Om flera olika insatser har en likvärdig effekt kan det ändå löna sig att välja en dyrare insats om den kräver mindre tidsåtgång.

Följ upp och utvärdera
Gav insatserna de resultat som väntades? Om inte – diskutera och analysera vad som gick fel. Finns det chefer eller medarbetare som inte deltagit i insatserna, till exempel en utbildning? Saknas engagemang blir effekten av insatsen mycket mindre. Det behövs kanske någon kompletterande insats, eller att man avsätter mer arbetstid. Har insatserna i stället varit lyckade kan man ha det som underlag för fortsatta förbättringsåtgärder.

Källa: Malin Lohela Karlsson, ekonom och dr i medicinsk vetenskap på Institutet för miljömedicin (IMM) vid Karolinska institutet. Arbetshälsoekonomiskt analysverktyg – Ett komplement till Riktlinjer för psykisk ohälsa på arbetsplatsen. En sammanställning från Arbetshälsoekonomiska analysgruppen, Enheten för interventions- och implementeringsforskning inom arbetshälsa.