Dags att se över den digitala arbetsmiljön?

1. Samla basfakta
Börja med att göra en enkel kartläggning, till exempel genom en enkät. Samla fakta om hur medarbetarna upplever systemen de jobbar med. Är vissa system mer svåranvända än andra? Vilka skapar störst irritation? Vilka är de största tidstjuvarna? Används många olika system, som kundsystem, journalsystem och andra rapporteringssystem – och kan de i så fall prata med varandra? Behöver användaren lägga in samma information flera gånger i de olika systemen? Fråga också vilka system som fungerar bra och varför. Det ger viktig information om hur den digitala arbetsmiljön kan bli bättre.

2. Bjud in deltagare och boka tid
Det är viktigt att de som deltar har kompletterande kompetenser. En bra mix kan vara verksamhetschef, skyddsombud, medarbetare och en representant för leverantören av system. Med leverantör eller IT-ansvarig på plats får gruppen direkt kunskap om vilka förbättringsåtgärder som är möjliga. Avsätt minst en halvdag och boka in skyddsronden en ”normal” dag, då arbetet pågår som vanligt.

3. Ta inte allt på en gång
Bestäm skyddsrondens fokus. Ett tips är att ta ett system i taget och börja med det som sticker ut i kartläggningen. Bestäm vilka hårdvaror som ingår i skyddsronden, som nätverk, skrivare, skärmar, tangentbord, plattor och telefoner. Många gånger är det hårdvaran som inte har tillräcklig kapacitet, när system upplevs som sega. Kom ihåg att föra protokoll.

4. Prata med användare
Välj ut några användare, gärna i olika roller och med olika funktionsförutsättningar, och sitt ned med dem. Följ med i arbetsuppgifterna. Fråga hur intuitiva systemen är, vilka fördelar användarna ser eller vilka problem de stöter på. Har de själva förslag på hur användbarheten kan ökas? Kanske använder flera personer en och samma dator, hur påverkar det arbetet i så fall? Är det lätt eller svårt att logga in och ut och komma tillbaka till sitt ”eget” jobb i datorn? Saknar systemen basala funktioner, som till
exempel ”spara-knappar”? Gör det att personen blir ”bunden” till datorn? Går det att backa i systemen? Upplevs systemen som säkra? Vad händer om systemen havererar? Ta också reda på om olika grupper i företaget har olika kvalitet på hårdvara och mjukvara. Har chefer bättre datorer än medarbetare och i så fall varför?

5. Utbildning och introduktion
Ta reda på hur utbildning och introduktion till IT-systemen fungerar. Fråga
användarna hur de lärt sig systemen. Hur fungerar introduktionen till de digitala systemen för nyanställda och personer som är åter efter längre ledigheter? Är det learning by doing som gäller eller ges det bra utbildning i systemen? Planeras individuell utbildning i samband med att nya system införs?

6. Inköp och support
Undersök även hur inköp av system görs, vad som ingår i avtalen och om det finns en plan för hur systemen ska kunna förändras i takt med verksamheten. Ingår inte regel-
bundna uppdateringar i avtalen finns det risk att systemens användbarhet sjunker efter hand, eftersom uppdateringar blir en dyr extra kostnad. Systemen sätter i så fall gränser för verksamheten. Ta också reda på om det finns support i avtalet, hur supporten fungerar och hur lätt eller svårt är det att få hjälp.

7. Utvärdering och uppföljning
Det är dags att utvärdera resultaten. För att få fram fler förslag på förbättringar och åtgärder – använd gärna en arbetsplatsträff för diskussion. Ta förslagen vidare till dem som kan göra en bedömning av om åtgärderna är möjliga att genomföra. Gör en handlingsplan som inkluderar en riskbedömning av nuvarande situation – utifrån tekniska, fysiska, organisatoriska och sociala aspekter – samt åtgärdsförslag, tidplan, ansvarsfördelning, effektmål och datum för uppföljning. I dialog med leverantören kan enkla saker snabbt åtgärdas, som till exempel att göra en knapp större för bättre användbarhet. Andra åtgärder kan kräva mer tid. Kanske är inte heller ett helt nytt system möjligt just nu. Men små förändringar kan göra stor skillnad och få stor betydelse i medarbetarnas vardag. Kanske finns även bra existerande system som nya system kan modelleras efter.

Återkoppla
Kom ihåg att återkoppla! Berätta för alla berörda vad som undersökts och resultatet av undersökningen. Gör handlingsplanen känd. Berätta vad som kommer att åtgärdas och vad som inte kommer att åtgärdas. Berätta varför. Kanske är det en budgetfråga, eller kanske handlar det om säkerhet. Att få en förklaring till varför gör det enklare att hantera eventuell stress och frustration.