Lyckas med den digitala arbetsmiljön

Digitaliseringen har förändrat arbetslivet i grunden. Numera skriver läkaren ut mediciner, hantverkaren gör beställningar och hotellreceptionisten bokar in gäster – allt med hjälp av digitala verktyg.

Den nya tekniken innebär enorma möjligheter som flexiblare arbetsplatser och en effektiviserad vardag. Men digitaliseringen är också en stor utmaning för många företag och kan till och med bli ett hinder på arbetsplatsen. Det vet Jonas Söderström som skrivit boken "Jävla skitsystem". 

– Usla digitala system kan bidra både till oro, stress och sjukskrivningar. När man inte vet hur programmen fungerar och det uppstår problem dagligen, och vi måste hantera mängder med, ibland, helt onödig information, blir det en belastning på de kognitiva funktionerna och stjäl dyrbar tid från vårt arbete, säger han.

Ineffektiva digitala verktyg som inte är tillräckligt förankrade i det dagliga arbetet kostar företagen omkring 14, 5 miljarder kronor årligen, visar Unionens rapport om Tjänstemännens IT-miljö. Varje dag försvinner dessutom i genomsnitt nästan 30 minuter i arbetstid för varje anställd på grund av IT-strul. Jonas Söderström är inte förvånad.

– Det här är snarast lågt räknat. Exempelvis om läkaren kämpar 30 minuter med ett krångligt journalsystem blir sannolikt hens läkarsekreterare försenad att göra en remiss som i sin tur påverkar sjuksköterskan och så vidare.

Kortsiktighet och stressade chefer är det som ligger bakom mycket av IT-strulet, enligt Jonas Söderström.

– Man anser sig inte ha tid att ta reda på verksamhetens och användarnas verkliga behov –och då blir det skit. För att komma tillrätta med problemen måste vi börja avveckla system som inte fungerar i stället för att bygga lager på lager, vilket i sin tur skapar en kaskad av förändringsbehov i de gamla systemen.

Dessutom bör anställda få mer inflytande över den digitala arbetsmiljön, anser han.

– Majoriteten av medarbetare får inte vara med och ställa krav på tekniken innan verksamheten köper in eller utvecklar ett nytt system, vilket egentligen strider mot lagen.

Är den digitala arbetsmiljön i stället användarvänlig och skräddarsydd efter organisationen kan den spara både tid och pengar. Unionens rapport visar att sju av tio tillfrågade anser att de kan utföra sitt arbete med större självständighet och att deras möjligheter att distansarbeta har underlättats tack vare IT.

– De digitala verktygen bör vara stabila, snabba och hålla hög teknisk kvalitet. Men de måste också vara anpassade efter människor och underlätta de anställdas arbetsuppgifter. Ett system kan vara bra designat, men kraschar hela tiden. Eller så är det snabbt och stabilt men det är svårt att hitta informationen du letar efter, och så blir du utkastad ur systemet efter två minuters inaktivitet. Då är det helt plötsligt inget bra system, hur dyrt, nytt och flådigt det än är, säger Jonas Söderström.

Han anser att arbetsgivare generellt har dålig kunskap och otillräckliga insikter i hur digitaliseringen påverkar arbetsmiljön.

– På ett sätt är det förståeligt. Datorn, till skillnad från många andra maskiner, släpper inte ut rök, man kan inte klämmas sönder i den, den bullrar inte och den släpper inte ut skadliga partiklar. Därför är det naturligt att datorn inte setts som ett arbetsmiljöproblem.

Ett annat bekymmer är att många företag använder flera leverantörer för olika syften, vilket ökar risken för bland annat onödiga kostnader och samordningsproblem. Det här beror på att det saknas en helhetssyn och samordning – vilket är ett tecken på att cheferna inte tar frågan på allvar, enligt Oscar Berg, som driver den digitala innovationsbyrån Unicorn Titans och har skrivit boken "Den digitala arbetsplatsen". 

– Det finns digitala målvakter överallt, det vill säga någon som är ansvarig för IT-frågor men som egentligen inte har mandat att utföra några förändringar, vilket då enbart fungerar som en rökridå. Den digitala arbetsmiljön måste upp på ledningsnivå och ägas och drivas av någon som har mandat och budget att utföra ett förändringsarbete.

De ledningsgrupper som inte kan teknik och IT leder nämligen gårdagens företag, enligt Oscar Berg.

– Framgångsrika organisationer har IT-kompetens i sin ledning. Det räcker inte med en föreläsning här och var utan företagsledarna måste byta operativsystem på sig själva.

Och rädslan för att inte hänga med i den digitala utvecklingen är påtaglig bland arbetsgivare. Hela 70 procent av små och medelstora svenska företag anser att de måste agera nu för att följa med i den digitala utvecklingen, men långt ifrån alla har en plan. Bara 17 procent vet vad de ska göra, visar en undersökning från Swedish ICT Research.

Men att leta med ljus och lykta efter den perfekta planen är fel väg att gå, enligt Oscar Berg. Det handlar snarare om att ändra sitt tankesätt.

– I den gamla världen har företag jobbat efter femårsplaner men i dag vet ingen vad som händer om ett år. Cheferna måste i stället ge sig ut på fältet och samla in fakta, och omge sig med människor med rätt perspektiv och kompetens och sedan testa sig fram.

Det här är något som matvarukedjan Ica har jobbat med. Genom bland annat intervjuer med sina medarbetare och handlare har de identifierat vilka digitala behov organisationen har. Och för tre år sedan lanserade de en intern appstore som sedan dess fyllts med smarta appar, där många arbetsverktyg och informationskanaler numera är tillgängliga i mobilen. De är inte i mål ännu – men har kommit en bit på vägen.

– Vi har haft massor av olika arbetsverktyg och informationskanaler som alla har haft separata gränssnitt, vilket komplicerar de anställdas vardag. Få system har varit anpassade efter användarna och verkligheten. Vi har också haft en intern kommunikation som inte har utgått från avsändarnas behov, vilket vi nu håller på att förbättra, säger Konstantin Irina, chef för interna medier på Ica. 

Han berättar hur app-satsningen gjorts i flera steg och redan har underlättat vardagen för medarbetarna.

– Först ska varje medarbetare få tillgång till arbetsnära information var och när hen önskar, i både mobil och dator. För en medarbetare kan det handla om att läsa matsedeln eller beställa friskvårdsinsatser medan en handlare exempelvis kan följa upp sin försäljning, beställa varor eller planera marknadsföringsinsatser.

Responsen har hittills varit blandad – men det beror framförallt på att inte alla har hunnit testa apparna ännu, enligt Konstantin Irina.

– Att införa nya system och verktyg tar tid. Det handlar om att ta det i små steg och inte göra för stora lanseringar på en gång. Men de som har fått kläm på det är jätteglada och säger att de inte skulle klara sig utan de här verktygen.

Eva Flodin är en av dem. Hon driver Ica Nära Annedal i Bromma och anslöt sin företagsinköpta mobil till den mobila plattformen i vintras.

I stället för en handdator med ett begränsat användningsområde och komplicerat gränssnitt använder hon nu sin mobil för att bland annat inventera, lägga kundbeställningar på plats, göra priskontroller och lägga till artiklar i olika erbjudanden. Även larm som kommer till kassan kan kollas i mobilen genom åtkomsten till Intranätet.

– Nu slipper jag skriva kom ihåg-lappar och ha massor av saker i huvudet. I stället gör jag uppgiften direkt ute i butiken, vilket sparar tid och underlättar vardagen då saker och ting inte glöms bort. Bara det att jag slipper springa fram och tillbaka med varor för att sedan lägga in dem i systemet är väldigt praktiskt. Jag kommer även åt många tjänster hemifrån, säger hon.

Att de nya apparna har ett användarvänligt gränssnitt, med bland annat bilder på varorna, ökar sannolikheten att man gör rätt från början och även att uppgifterna blir enklare att genomföra för samtliga medarbetare.

– Det här gör att alla kan klara av sina arbetsuppgifter med en gång, utan någon särskild utbildning.
I dagsläget är det bara Eva Flodin som har tillgång till apparna i sin telefon, men tanken är att samtliga medarbetare ska få tillgång till mobillösningen.

Hon har dock några förslag på förbättringar.

– Själva telefonin har man glömt bort, då telefonen fungerar externt men inte internt, vilket betyder att jag ändå måste ha två telefoner med mig, det är onödigt.