Så vet du om du behövs på mötet

– Det är viktigt med möten, men för att de ska ge något ska de vara väl förberedda och det ska vara rätt gäng som sitter där. Annars är det bättre för alla om vi säger nej till mötet. Det gynnar ju ingen att någon sitter av ett möte utan att bidra och då slösa bort en timmes effektiv arbetstid till ingen nytta, säger Michael Alphov.

Under sina år som ut bildare har han varit runt på otaliga företag, myndigheter och organisationer och hjälpt till att styra upp den interna möteskulturen. Att den ofta behövs styras upp är tydligt. En undersökning från branschorganisationen ”Svenska möten” visar exempelvis att svensken tycker att vart tredje möte uppfattas som helt meningslöst. I snitt ägnas 2,5 vecka per person och år och åt så kallade slösmöten och det till en sammanlagd uppskattad kostnad på runt 75 miljarder kronor årligen.

Och pandemin och den digitala mötesrevolutionen verkar knappast ha gjort det bättre. Statistik över hur Sveriges myndigheter använder digitala möten framtagen av REMM, Resfria möten i myndigheter, visar att mötesvolymen i snitt ökade med 363 procent mellan 2019–2022. Dessutom hade inte en enda myndighet minskat ner på mängden möten under perioden.

– Klyschan att vi inte hinner jobba för alla möten är faktiskt ganska så sann, i alla fall för vissa yrkesgrupper. Vissa har ju som jobb att sitta i möten som exempelvis projektledare. Andra inte. Chefer sitter lågt räknat 60–80 procent av sin tid i möten. Och hur gör de för att också hinna med att jobba? Jo, lägger på ett par timmar varje arbetsdag vilket drar med sig en massa negativa effekter när det kommer till återhämtning och privatliv, säger Michael Alphov.

Checklista inför möten

Så hur gör vi då när vi vill tacka nej till ett möte? Först måste vi reda ut varför mötet känns onödigt. Då är det bra att ha en checklista med ett antal frågor som; vad är syftet och målet med mötet, finns det en agenda och vad förväntas du bidra med på mötet.  

Det fina med att ställa upp en sådan här checklista är att det gynnar båda parter: den som kallar till mötet och den som blir kallad.

– Att en chef bjuder in till ett möte med oklar agenda är att sätta folk i en svår situation. Det är inte schyst mot medarbetarna. För vem är jag att komma här och tacka nej till en mötesinbjudan från chefen? Som anställd är man ju alltid i ett visst underläge. Och hur ska de anställda ens kunna tacka ja eller nej om de inte vet mötets innehåll och förutsättningar? säger Michael Alphov.

Och de som bjuder in till mötet vill givetvis också ha ett effektivt och produktivt möte som leder framåt, betonar han:

– Jag har varit med och infört tydliga mötesregler i många olika organisationer som går ut på att ingen får skicka en mötesinbjudan internt där det inte uttryckligen står syfte, mål, agenda, krav och förberedelser på eventuella underlag som måste läsas in. Det kan kännas lite jobbigt först men gör mötena betydligt effektivare och mindre tidskrävande.

Var ödmjuk och konkret när du säger nej

Ju tydligare och mer konkret en mötesinbjudan är, desto lättare blir det som anställd att ta ställning till mötet. ”Ja, det här mötet verkar rimligt, här kan jag bidra.” Eller: ”Nej, här fattar jag inte riktigt varför jag ska vara med.” Fast även om vi tycker att vi har tillräckliga skäl för att tacka nej så är det inte alltid så lätt att framföra det. Vi vill ju inte framstå som otrevliga eller sticka ut från gruppgemenskapen.

Har du något tips på hur man kan säga nej på ett bra sätt som inte uppfattas negativt?

– Det bästa är att vända tillbaka frågan på ett trevligt och ödmjukt sätt. Du kan säga: ”Tack så jättemycket för inbjudan. Jag kommer gärna men undrar lite vad min del i mötet ska vara så att jag kan förbereda mig på ett bra sätt.” Då måste den som kallat till mötet svara med ett mer genomtänkt och konkret svar som till exempel: ”Aj då, jag hör vad du säger, du behöver inte komma.” Eller: ”Oj det missade jag, jag vill att du förbereder den här punkten till mötet.”

Ett annat vanligt mötesmisstag är, enligt Michael Alphov, att det bjuds in flera personer som jobbar med samma sak och där det räcker med att en deltar. Då är det viktigt att meddela inbjudaren detta så att det inte sitter folk där i onödan.

– Det gäller att ha lite fingertoppskänsla när du tackar nej till mötesinbjudningar och utgå från miljön där du jobbar. Är det en hierarkisk organisation får du ju förhålla dig till de spelreglerna oavsett om du gillar det eller inte, men tid är pengar och tid som slösas bort på ett onödigt möte kommer aldrig tillbaka. Så var konkret och lyft fram varför du vill avstå ett visst möte så kanske det också kan hjälpa upp möteskulturen rent allmänt på jobbet.