
Bild: Fortytwo/Unsplash
Expertens tips: Så skapar du bra workshops
Publicerat 15 mars 2023
Rätt förberedelser, en tydlig inbjudan och en kunnig mötesledare. Det är några av nycklarna för att skapa framgångsrika workshops, enligt mötesexperten Erik Mattsson.
Boktips:
Erik Mattsson är aktuell med "Möteskokboken III" tillsammans med Pia Moberg. I boken finns praktiska tips på hur man leder möten, fysiska såväl som digitala.
Vi tillbringar allt mer tid i möten. En genomsnittlig chef sitter exempelvis i möten 50–70 procent av sin arbetstid. Möten kan vara ett effektivt sätt att nå insikter, ta fram handlingsplaner och fatta beslut men riskerar också att bli en onödig och mycket kostsam tidstjuv.
– Att samla många personer till ett möte är bland det dyraste vi har i arbetslivet. Samlar vi tio personer som kostar 1500 kronor i timmen, inklusive arbetsgivaravgiften, så är vi uppe i en kostnad på 15 000 kronor för en timmes möte. Att ta tillvara på den tiden är viktigt, säger Erik Mattsson, mötesexpert på utbildningsföretaget Ordrum.
Workshop passar inte för ren information
Att tänka igenom varför man kallar till ett möte är a och o, konstaterar Erik Mattsson. Och det gäller inte minst om man ska hålla en workshop. Är syftet att alla mötesdeltagarna tillsammans ska arbeta fram ett resultat – som en ny policy, nya arbetssätt eller skapa en gemensam produkt – då kan en workshop vara ett bra verktyg. Men om du bara ska informera – akta dig för att kalla det för workshop.

– Det är viktigt att inte lura dit folk på fel premisser. Det är tyvärr inte helt ovanligt att mötesledaren står längst fram och visar powerpointbilder och så sitter resten av deltagarna passiva och undrar sedan varför de alls var där, säger Erik Mattsson.
Nyckeln till att skapa en bra workshop börjar redan i förberedelsearbetet. Tänk igenom syfte och mål med workshopen och tydliggör dessa i inbjudan till deltagarna. Det är också viktigt att deltagaren förstår att det kommer att krävas något av dem under workshopen och det är bra att formulera detta i inbjudan, inklusive hur de kan förbereda sig.
– Det kan handla om att man ska läsa ett dokument före workshopen, ta reda på svaret på en fråga, göra en omvärldsspaning. Specificera gärna – och skicka med förberedelsematerial. Ju mer förberedda deltagarna är desto längre kommer ni på workshopen, säger Erik Mattsson.
Fundera också över mötesformen. Ska ni ha ett digitalt möte, ett hybridmöte eller ett fysiskt möte? Hybridmöte tar längst tid att förbereda, betonar Erik Mattson, eftersom man då får förbereda både ett fysiskt och ett digitalt möte. Att planera in pauser i workshopen är också viktigt för att hålla energin uppe. För digitala möten rekommenderar Erik Mattson att aldrig jobba längre än 45 minuters pass och träffas man fysiskt, aldrig längre än en timmes pass.
Dokumentera bara resultaten
Att dokumentera resultaten från en workshop är en konst i sig. Ett vanligt misstag är att försöka dokumentera allt som sägs, vilket både är tidskrävande och blir svårt att överblicka. Försök i stället att redan under mötet definiera vilka eller vilket resultat som är viktigt att ta vidare.
– Använder ni post it-lappar, fysiskt eller digitalt, låt deltagarna sortera och klustra ihop dem – det är det här vi ska jobba vidare med, resten behöver vi inte dokumentera.
Efter workshopen är det viktigt att deltagarna blir informerade om hur resultaten kommer till nytta i verksamheten.
Viktigt att omhänderta deltagarnas input
– Om medarbetarna känner att deras input inte blir omhändertagen så dödar du kreativiteten inför nästa workshop. Att visa effekterna av deras input är också ett bra sätt att marknadsföra nästa workshopstillfälle. Det sprider känslan av att ni skapar saker tillsammans.
Erik Mattsson konstaterar slutligen att mötesledaren har en avgörande roll för att skapa en bra workshop – från förberedelser, planering och uppföljning till konsten att få alla att bidra under mötet.
– Man kan behöva bromsa de som pratar väldigt mycket och bjuda in de som inte pratar så mycket. Det finns många metoder för att få i gång kreativiteten och samtalet men många slängs in i detta utan att få träning. På samma sätt som man behöver träna sig på presentationsteknik behöver man träna sig i mötesledning.
Så får ni igång kreativiteten
- Tvärtommetoden: Identifiera en fråga; till exempel "Hur kan workshopen bli så bra som möjligt"? Vänd sedan frågan till dess motsats "Hur kan workshopen bli så dålig som möjligt"? Genom att vända på frågan får ni värdefull input på fallgropar att undvika och tips på hur det kan bli så bra som möjligt.
- Blixtintervju: Som mötesledaren väljer du vem i gruppen du vill rikta frågan till, istället för att låta den som vill svara. Fördelen är att du har kontroll över utfallet: är personen tyst kan du locka fram lite mer, talar personen mycket kan du enkelt gå vidare till nästa intervjuperson. Metoden är utmärkt då man ska redovisa resultat efter till exempel ett gruppsamtal och passar på möten med många deltagare.
- Dialogvägg: I större möten är det bra att ha en dialogvägg där deltagarna själva kan skriva sina kommentarer och reflektioner. Grundidén är att det är lättare att delta på detta lite anonyma vis än att ta till orda inför hela gruppen. Metoden underlättar också för dem som hellre skriver än talar. Det finns många bra digitala verktyg från digitala whiteboards till mer avancerade verktyg för att skapa en digital Dialogvägg.

Katharina Hedström
Mer om Möten
-
Planera kickoffen så den fungerar för alla
Arbetsklimat • Det som skulle bli en teamstärkande aktivitet på personaldagen kan lätt få motsatt effekt. Några medarbetare sporras av en tävling medan andra upplever det som en mardröm. Hur skapar man en kickoff där alla har kul?
-
Så får ni till dokumentationen på gåmötet
Må bra • Promenadmöten är både bra för hälsan och kreativiteten visar forskning. Men det är svårt att promenera och föra anteckningar samtidigt. Michael Schüller tipsar om hur man kan få till dokumentationen.
-
Chefer behöver bli bättre på att lyssna
Chef • Chefer är bra på att prata och informera, men sämre på att lyssna. Det gör att de går miste om medarbetarnas engagemang, tankar och nya idéer.
Arbetslivs nyhetsbrev
Ja tack, jag vill prenumerera på Arbetslivs nyhetsbrev som kommer en gång i veckan.
Papperstidning
Prenumerera kostnadsfritt på tidningen Arbetsliv, Sveriges största arbetsmiljötidning som kommer fyra gånger per år.
PrenumereraSenaste om Tips och råd
-
Sätt säkerheten främst – psykologen tipsar
Så gör du • Organisationspsykologen Erik Matton förklarar vad som styr våra beteenden och hur man skapar en god säkerhetskultur på jobbet.
-
Sex steg för att bota telefonskräck
Må bra • Mer än var tredje svensk känner obehag för att prata i telefon. Samtidigt visar forskning att vi mår bättre av att prata med varandra än att skriva.
-
Vald till skyddsombud? Grattis!
Skyddsombud • Har du precis blivit vald till skyddsombud? Grattis, då har du en spännande och lärorik resa framför dig. Så här kommer du i gång med ditt nya uppdrag.