Expertens tips: Så lyckas ni med digitaliseringen

Många delar av arbetslivet har påverkats och förändrats av digitaliseringen, en utveckling som påskyndades under pandemin när distansarbete och digitala möten blev det nya normala. Men digitalisering är inget självändamål utan ett medel mot att uppnå andra värden. Det säger Henrik Gustafsson, digital strateg och medförfattare till böckerna ”Den digitala arbetsplatsen” och ”Digitalt samarbete”.

– Ny digital teknik gör att vi kan utföra saker på ett enklare, effektivare eller mer engagerande sätt. Vi kan använda vår tid och våra resurser smartare och kommunicera, samarbeta och organisera oss bättre, säger han.

Rätt använt kan alltså digitala verktyg underlätta vår arbetsvardag på flera sätt. Men det finns också en risk för motsatsen.

– Dagens digitala arbetsmiljöer består av en stor mängd system och appar. Fel använt riskerar de att skapa en stressande och överbelastande miljö för medarbetarna och försvåra arbetet i stället för tvärtom.

En vanlig fallgrop är att se verksamheten enbart som processer eller funktioner som ska effektiviseras genom att nya system införs för varje del. För den individuella medarbetaren kan det leda till en uppsjö av system och appar som man förväntas hålla koll på, vilket kan göra att effektiviteten går ner trots att intentionen var den motsatta. Det är också lätt att tro att tekniken i sig löser problem.

– När pandemin startade började många sitta i digitala möten hela dagarna, ofta kloss-i-kloss för att få jobbet gjort. Möten började användas till allt från att dela information, få koll på status, bolla idéer, ha svåra samtal eller för socialt prat. Det gjorde att stressen och hjärntröttheten ökade. I samma samarbetsplattformar som vi kan köra möten finns det vanligtvis verktyg för att ta anteckningar, chatta, använda digitala whiteboards och liknande, vilket gör att vi egentligen inte behöver sitta i möten för att kunna jobba. I det här fallet handlar det om kunskap om arbetssätt – hur vi använder verktygen smart så att de faktiskt underlättar för oss, säger Henrik Gustafsson.

Nyckeln för att lyckas med digitaliseringen är att involvera medarbetarna som berörs av den och se digitaliseringen som en ständigt pågående process.

– Förr handlade digitaliseringen ofta om stora förändringsprogram där nya digitala plattformar skulle lanseras. I dag behöver man som organisation mer kontinuerligt bevaka den ström av ny digital teknik som kommer för att utforska om och hur den kan omsättas i verksamheten och införa den mer löpande på ett sätt som bättre svarar mot medarbetarnas behov och arbetssituationer, säger Henrik Gustafsson.

En öppen kultur på arbetsplatsen, som uppmuntrar till att våga testa och ställa frågor, underlättar också.

– Vi behöver inse att den digitala utvecklingen går så snabbt att vi alla till viss del kommer att vara nybörjare hela tiden. Ett bra ställe att börja är att de i ledande position släpper garden lite och själva agerar på ett nyfiket och utforskande sätt tillsammans med sina medarbetare, säger Henrik Gustafsson.