Så byggde Jämtkraft en feedbackkultur

Det började med att energibolaget Jämtkraft, som har cirka 400 medarbetare, såg över sina rutiner för de årliga medarbetarsamtalen.

– Vi hade på känn att många medarbetare inte tyckte att samtalen gav så mycket. Anspänningen inför dem var stor och samtalen blev sällan så utvecklande som de hade hoppats. När vi gick ut med en enkät visade det sig att våra farhågor stämde, säger Jämtkrafts biträdande HR-chef Mathias Henricsson. 

Utbildning i feedback

Denna insikt låg till grund för Jämtkrafts beslut att arbeta aktivt med att införa en tydligare feedbackkultur och bättre chef-medarbetardialoger.

– Alla våra chefer fick gå en utbildning där de via workshops, hemuppgifter och olika träningstips fick lära sig att bli bättre både på att ge och ta emot feedback. Utbildningen var utspridd under ett års tid med en blandning av träffar och hemuppgifter.

Fokus på det positiva

En aha-upplevelse för Mathias och flera av hans kollegor var hur viktig den positiva återkopplingen är och att man ska lägga fokus på det som funkar bra snarare än det som inte har fungerat.

– En av övningarna handlade till exempel om "positivt skvaller" där man två och två skulle "skvallra" om en tredje kollega genom att samtala om sådant man tyckte att den personen hade gjort bra. Det var förvånansvärt effektivt och ett bra sätt att komma i gång med feedback på ett enkelt sätt.

En annan övning gick ut på att alla fick en "träningskompis" bland kollegorna som de kunde öva feedback tillsammans med mellan kurstillfällena.

– Vi fick en slags verktygslåda för att lära oss hur man väver in feedback i vardagen på ett sätt vi inte hade gjort tidigare, säger Mathias Henricsson.

För långt tidsspann

Ett av problemen med de årliga medarbetarsamtalen var att tidshorisonten blev alltför lång eftersom de bara skedde en gång per år.

– Då talade man om "det kommande året" eller "året som varit" och det blev för svårt att greppa med ett så långt tidsspann. Det ledde till att vi ändrade våra rutiner och i stället införde tre medarbetarsamtal per år utöver lönesamtalet, säger Mathias Henricsson.

Samtalen är inte långa, bara cirka en halvtimme, och fokuserar enbart på kommande kvartal. Feedbacken är alltid av det positiva och framåtblickande slaget.

– Samtalen ska vara förberedda från båda parter och handla om vad man har lyckats bra med på senare tid och vad man ska fokusera på de närmaste tre månaderna. Med tätare medarbetarsamtal är chansen större att komma ihåg och följa upp saker som skett i närtid.

Bättre på feedback i vardagen

I dag har Jämtkraft jobbat med strukturerad feedback i drygt två år. Ett tydligt resultat är att de flesta medarbetare tycker att det är mycket enklare både att ge och ta emot återkoppling, även utanför medarbetarsamtalen.

– Vi har blivit duktigare på att ge feedback även "vid kaffemaskinen" och i korridoren. Det syns i våra medarbetarundersökningar, så kallade Pulsmätningar, där man kan skicka in och ge beröm till varandra. Den funktionen har använts flitigt, inte minst under senaste året då många av oss har suttit hemma och arbetat, säger Mathias Henricsson.