Därför blir vi mindre effektiva av multitasking

Det finns studier som visar att multitasking, alltså att göra flera saker samtidigt eller skifta i fokus väldigt ofta, minskar produktiviteten med cirka 40 procent, och att det tar cirka 15 minuter att återgå till samma arbetstakt efter ett störningsmoment.

Men enligt Alexander Rozental, psykolog, författare och forskare på Karolinska Institutet, är det mindre intressant med siffror eftersom de varierar mellan individer och typ av arbetsuppgift. 

– Det viktiga att konstatera är att multitasking generellt aldrig är bra, säger han.

Ofta lyfts minskad effektivitet som en negativ konsekvens av att multitaska. Alexander Rozental tycker det är än viktigare att framhålla de negativa effekterna på vårt välmående.

– Det är ansträngande för hjärnan att hoppa mellan uppgifter, den blir trött och stressad. Om vi multitaskar för mycket under arbetsdagen kan vi bli mentalt slutkörda och inte orka med att göra roliga saker när vi är lediga, säger han.

Trots att de negativa effekterna av att göra många saker samtidigt är relativt välkända i dag, multitaskar de flesta människor dagligen. För vem har inte strukit en skjorta och pratat i telefon samtidigt eller lagat mat och förhört barnen på läxorna under tiden.

– Multitasking funkar oftast bättre när man belastar olika system i hjärnan, säger Alexander Rozental.

Det betyder att det är lättare att kombinera motoriska aktiviteter, till exempel att stryka eller laga mat, med uppgifter som kräver informationsbearbetning eftersom det aktiverar olika system i hjärnan.

Just detta menar Alexander Rozental är förklaringen till att personer i tjänstesektorn löper större risk att drabbas av multitaskandets negativa effekter än de med mer fysiska arbetsmoment.

– Att svara på mejl samtidigt som du deltar i ett möte är ingen bra kombination för hjärnan, eftersom det kräver samma typ av resurser, säger han.

Om det är positivt eller negativt att sitta hemma och arbeta när det kommer till multitasking tror Alexander Rozental är högst individuellt. Vissa uppskattar att slippa yttre störningsmoment medan andra har svårare att värja sig mot sådant som pockar på uppmärksamhet som till exempel hushållssysslor och digitala kommunikationskanaler.

– Lösningen är att planera och ta kontroll över sin tid. Jag brukar göra liknelsen att stänga dörren om sig på kontoret, det signalerar tydligt att man vill vara ifred, säger Alexander Rozental.

I praktiken handlar det om att göra sig onåbar vissa delar av dagen, genom att stänga av digitala kanaler.

Men det kan vara lättare sagt än gjort. För visst är det frestande att kolla sociala medier, se vad som skrivs på jobbchatten, ja ibland till och med köra ett varv med dammsugaren istället för att färdigställa en krävande eller tråkig arbetsuppgift.

– Det handlar om att hjärnan letar snabba belöningar. Hemma finns ju inte heller någon social kontroll som annars kan avhålla oss från att ägna oss åt annat än jobb under arbetstid, säger Alexander Rozental.

Men att motstå impulsen att multitaska på jobbet är viktig, inte bara för effektiviteten och ditt eget välmåendes skull, utan även för dina kollegor. Kommunikationen blir lidande om du gör flera saker samtidigt under jobbmötet eller kollegans presentation.

– Min erfarenhet är att om den som pratar inte får återkoppling är det lätt hänt att man pratar alldeles för mycket eller inte förklarar så att alla förstår. Det är både svårt och stressande att anpassa sig efter åhörarna när man inte vet vad de tycker och tänker, säger Alexander Rozental.