Publicerad 27 april 2020

Så lyckas du med virtuella möten

Virtuella möten

Bättre än live, tillgängligt och billigt. Så löd några omdömen av en digital konferens som Universitetskanslerämbetet nyligen arrangerade. Digitala konferenser är inte bara ett nödvändigt ont under en pandemi utan kan vara ett mer hållbart och demokratiskt sätt att mötas.

När Andrea Amft, utredare och projektledare på Universitetskanslersämbetet, UKÄ, projektledde en digital konferens om högskolepedagogisk utveckling för 500 deltatagare, kunde hon aldrig ana att coronapandemin skulle göra detta till ett högaktuellt ämne. Konferensen gick av stapeln i september 2019 och i början av mars i år blev det en uppföljning på den.

Foto: Pernilla Ahlsén

– Jag hade alltid velat testa virtuell konferens men hade ingen klar bild av vad det var. Senare fick jag höra att det av många ansågs omöjligt att lyckas. Hade jag vetat det hade jag nog varit mer skeptisk. Nu tänkte jag; låt oss testa, säger Andrea Amft. 

Utvärderingarna från konferensen i september visar att det inte var omöjligt, tvärtom fick konferensen bättre omdömen än de fysiska konferenser som Andrea Amft tidigare projektlett.

– Bilden har nog varit att man med en virtuell konferens tappar det viktiga småpratet i kön till fikat. Men flera av våra deltagare upplevde att de var mer sociala än på en vanlig konferens. Det har överraskat mig mycket, säger hon.

För att tillgodose behovet av att mingla och lära känna nya personer innehöll konferensen digitala lunchträffar, mindfulness, språkkurs och lunchgympa. I övrigt påminde upplägget mycket om en traditionell konferens med inledande möte i plenum och olika parallella sessioner. I de parallella sessionerna fanns breakout sessions. Varje sådan session hade en samtalsledare och upplägget skiljde sig åt utifrån vad samtalsledaren hade för önskemål. Det verktyg som användes var Zoom. Konferensen hade en gemensam programsida med länkar så att deltagarna fick information om innehållet och kunde förbereda sig. Det fanns också en helpdesk för teknisk support öppen under hela konferensen.

Den virtuella konferensen blev billigare att arrangera än en traditionell eftersom myndigheten slapp hyra konferenslokal, kostnader för luncher och kaffe samt hotellövernattningar och resor. Men den stora vinsten handlar om hållbarhet och demokratisering, poängterar Andrea Amft.

– Utvärderingen visade att deltagare som bor i mindre kommuner långt från storstäderna har haft svårt att delta när konferenser arrangeras i Stockholm exempelvis. Utöver att digitala konferenser kan vara ett mer hållbart sätt att ses är demokratisering en mycket viktig aspekt av detta. Både högt uppsatta personer och vanliga anställda eller gräsrötter kan samlas samtidigt. En annan stor vinst är effektivisering. Det går betydligt lättare att få ihop människor som i vanliga fall är väldigt upptagna.

Med anledning av coronapandemin har digitaliseringen fått sig en skjuts och många har på kort tid tvingats börja använda digitala verktyg för möten och chatt.

– Men man har fortfarande samma upplägg på möten som man hade när man träffades fysiskt. När coronakrisen klingar av hoppas jag att man har lärt sig att använda de tekniska möjligheterna för att skapa ett mervärde med att träffas virtuellt. Det är digitalisering på riktigt!

Andrea Amft tror också att vi kommer lära oss mycket om virtuella möten genom pandemin.

– Det är precis som när power point kom. I början skrev man hela sitt manus på bilderna och stod med ryggen åt publiken. Men sen lärde man sig att man behöver färre punkter och bilder. Nu gör vi de första trevande mötena på nätet och är glada över att vi ser varandra hemma i köket men vi kommer att bli bättre.

Tips lyckas med virtuell konferens

  • Räkna med att planeringsfasen tar tid, i synnerhet om det är första gången ni ska arrangera en virtuell konferens och inte har den tekniska kompetensen. För Andrea Amft tog det cirka nio månader att planera.
  • Fundera över syftet. Varför vill du arrangera en virtuell konferens? Om syftet bara är kunskapsdelning kanske ett webbinarium är bättre.
  • Planera konferensen tillsammans med deltagarna och be om deras input på innehåll och upplägg.
  • Tänk på att det är svårare att upprätthålla intresset hos deltagarna när de sitter framför en skärm. En power point- presentation bör inte vara längre än tio minuter. Sen behöver du bjuda in deltagarna till diskussion. Planera sociala aktiviteter och pausunderhållning precis som vid en vanlig konferens.
  • En virtuell konferens påminner om en tv-sändning. Du behöver ett körschema och du behöver fundera över belysning och att intervjupersonerna tittar in i kameran. Vilken typ av kläder fungerar för de som syns i bild och vilken mikrofon ska man använda är andra exempel på frågeställningar.
Marianne Zetterblom Marianne Zetterblom Marianne Zetterblom

Marianne Zetterblom Marianne Zetterblom Chefredaktör och webbredaktör 08-402 02 52

Taggar: DigitaliseringCoronaviruset