Under coronakrisen har videomötet blivit en allt vanligare samtalsform på våra arbetsplatser. Enligt Christoffer Persson, medgrundare av mötesplatsen Svenska Nomader, talar det mesta för att trenden kommer hålla i sig även med coronapandemin i backspegeln.
– Formatet och rutinerna har satt sig i ryggmärgen hos många som nu provat på att jobba hemifrån en längre tid. Allt fler företag har sett nyttan med att tillåta distansarbete och därmed kommer det också att behöva hållas fler distansmöten. Ur ett hållbarhetsperspektiv är ju dessutom videomöten att föredra framför långa resor tvärs över jordklotet, säger han.
Men utvecklingen välkomnas inte av alla. Många känner och uttrycker en oro inför just videomöten. Nytt är skrämmande och är man inte van vid varken videomöten som format och den teknik som behövs för bra videomöten kan det skapa en viss oro, konstaterar Christoffer Persson.
– Särskilt eftersom det i vissa roller blir extra jobbigt när teknikstrulet hamnar i fokus – till exempel om man ska försöka sälja in något till annan part eller om man förordar distansarbete och tekniken strular. De som känner sig oroliga kan simulera möten med vänner och familj. Det gäller att testa nya verktyg så att man känner sig bekväm i formatet.
Att utse en mötesledare är inget måste, enligt Christoffer Persson, men precis som i vanliga möten är det bra om någon håller i agendan och låter alla komma till tals.
– I ett distansmöte är det svårare att läsa av kroppsspråk, exempelvis om någon i mötet försöker komma till tals. I mindre team som är vana vid att interagera med varandra, kommer samtalet flyta lite mer naturligt och behovet av en särskild mötesledare är inte lika stort som i större möten med deltagare som inte är vana att interagera med varandra. Då kan det vara en poäng att utse en mötesledare.
När det gäller tekniken vill Christoffer Persson slå ett slag för hörlurar, eftersom det minskar risken för att din mikrofon annars fångar upp de andra mötesdeltagarnas tal.
– Muta dig själv när du inte pratar. Avlasta bandbredd om det är många inne genom att stänga av video. Och testa din utrustning minst fem minuter innan mötet, säger han.
Att ta ett videomöte när man "on-the-go", alltså i farten, vill Christoffer Persson däremot avråda.
– Visst kan friheten och flexibiliteten locka att kunna ta ett möte samtidigt som man ska hämta sina barn på dagis, men i de flesta fall är det inte optimalt. Det är distraherande för de andra deltagarna när en eller flera i mötesrummet är på väg någon annanstans, säger han.
Tips så lyckas du med videomötet
- Skaffa ett riktigt bra headset. Ljudkvalitet in och ut är avgörande för bra möten.
- Sätt på mute när du inte pratar.
- Se till att ni har en struktur för att komma till tals – och att alla får göra det.
- Dokumentera det som sägs i mötet så att även de som missade fem minuter på grund av teknikstrul kan ta del av viktig information de kan ha missat.
- Planera in fem minuter av förberedelse innan mötet och testa din utrustning.
Källa: Christoffer Persson, Svenska Nomader
Henrik Lenngren Henrik Lenngren arbetsliv@prevent.se
